Präsentations-Management

5 Tipps für erfolgreiche Präsentationen

| Autor / Redakteur: Thomas Maiwald / Georgina Bott

Viele Unternehmen betrachten ihre PowerPoints resignierend als ungeliebte Dauerbaustelle. Mit den richtigen Tipps, können Präsentationen aber zum Erfolg werden.
Viele Unternehmen betrachten ihre PowerPoints resignierend als ungeliebte Dauerbaustelle. Mit den richtigen Tipps, können Präsentationen aber zum Erfolg werden. (Bild: gemeinfrei / CC0)

PowerPoints sind die Spaßbremsen vieler Marketer. In entscheidenden Situationen sind sie aber oft wichtig und mit den richtigen Tipps machen Sie das Thema zu einem Erfolg.

Zu viele Autoren, die ungehindert „mitmachen“, jeder hat andere Vorstellungen, was als Vorlage zu liefern ist und am Ende kommen die wichtigsten Unternehmensbotschaften eher dünn und nicht im richtigen Design daher.

Wer sich dem Thema „Präsentationen“ richtig annimmt, bemerkt schnell, wie viel man bewegen kann. Daher wollen wir ein paar der wichtigsten Problemfelder beleuchten und aufzeigen, wie man Abhilfe schaffen kann.

Die Überschätzung der Template-Vorlagen

Die meisten B2B Marketer sehen Ihren Job in der Bereitstellung eines „Master-Templates“ und einer Folienbibliothek mit allen möglichen Folienlayouts, wie das bei PowerPoint vorgesehen ist. Reicht aber nie: Wer 20 hat, denkt 50 sind richtig, wer 50 hat sieht, dass es über 100 sein sollten und wer 120 hat, bemerkt nach zwei Jahren, dass sie niemand benutzt hat. Warum? Weil der „Folien-Entstehungs-Mechanismus“ anders ist, als Microsoft das vor über 20 Jahren einprogrammiert hat. In Wirklichkeit nimmt niemand die Vorlagen – viel öfter werden andere Präsentationen herausgezogen und eine passende Folie für die eigenen Zwecke adaptiert.

Tipp 1: Nutzen Sie diesen Mechanismus: Finden Sie heraus, welche Folien beziehungsweise „Themen“ die 15 bis 25 häufigsten „Kopiervorlagen“ sind. Bereiten Sie diese Folien anschaulich und hochwertig auf und schicken Sie das als Unternehmensfoliensatz zurück in die Kopier-Rallye. Die Qualität schleift sich in der Regel bei den „Remakes“ schnell ab – aber das Niveau ist ganz sicher spürbar gestiegen.

Keiner hält sich ans Corporate Design

Werbeagenturen und Markendesigner liefern oft saubere Umsetzungen des Unternehmens-CD für die Titel-, Trenner- und Standard-Bulletpointfolien. Da sieht man schöne Fotos neben ziemlich langen „Lorem Ipsum“- Texten im reduzierten CD-Farbsatz. In der Praxis stellt sich dann aber meist heraus, dass das alles nicht auf die tatsächlichen Anforderungen passt und die Benutzer damit nicht viel anfangen können. Die meisten guten Folien leben von einer Art Schaubild-Idee, die dann gar nicht mehr ins Raster passt und für die es auch keine Regeln gibt. Die Anwender greifen dann häufig zu den eingebauten „SmartArts“, die Ihrer Marke nicht guttun werden. Der Wiedererkennungseffekt erstreckt sich dann schnell auch mal bis hin zum Wettbewerber.

Tipp 2: Definieren Sie neben einem CD-gerechten Folien-Designrahmen auch unbedingt eine Schaubild-Optik. Gute, sehr einfache Beispiele funktionieren erheblich besser, als „Regelungen“, da hier auch wieder kopiert werden soll. Am besten, Sie kombinieren das mit dem ersten Tipp.

Die wilden Folien-Erfinder

Es gibt sie: die Design-Hölle. Sie findet auf PowerPoint Folien statt und sie wird beheizt von der genauso ungebremsten wie ungeschliffenen Kreativität einiger, ganz bestimmter Mitarbeiter. Meist hat auch das Messaging dieser Vorträge nichts mit Ihrer Kommunikationsstrategie zu tun – und dann verbreiten diese Kollegen ihre Folien auch noch auf Plattformen wie Slideshare oder posten Screenshots auf den Sozialen Kanälen.

Tipp 3: Machen Sie sich diese Mitarbeiter unbedingt zu Freunden. Die konnten nur deswegen auffallen, weil ihre Inhalte irgendwie interessant waren und sich von selbst verbreitet haben. Oft sind das die Themen-Innovatoren in Ihrem Unternehmen, die heute schon zeigen, was morgen Strategie ist. Möglicherweise sind das gute Sparrings-Partner für das Marketing beim story-zentrierten Denken, das ist heute ganz sicher auch weit über das Präsentations-Thema hinaus sehr wertvoll ist.

PowerPoint – das Zeitgrab vieler Marketing Manager

So hatten Sie sich Ihren Job nicht vorgestellt: dauernd will jemand, dass Sie ihm die Präsentationen in letzter Sekunde noch einmal „aufhübschen“? Weil Sie sich mit PowerPoint ganz gut verstehen und man im Marketing ja „Ahnung von Design“ hat. Und: wer sollte denn dafür sonst zuständig sein?

Tipp 4: Holen Sie sich einen Profi an Bord. Entweder – so etwas gibt es heutzutage – eine spezialisierte Agentur, oder wenigstens einen guten Freelancer. Das lässt sich auch sehr schnell argumentieren: die PowerPoint-Bedienung geht solchen Menschen um ein Mehrfaches schneller von der Hand, weil das Programm viele versteckte Funktionen hat, die ein normaler Nutzer niemals aufspüren kann. Und vielleicht viel wichtiger für Sie: endlich pfuschen Ihnen keine kurzfristigen Präsentations-Aufgaben in die Terminplanung.

Hoffnungslos: die Flut der Folien im Unternehmen

„Modular“ ist oft das Zauberwort dagegen: Alles in eine einheitlich gestaltete Datei kopieren und dann individuell ausblenden, was nicht gebraucht wird oder kapitelweise springen. Das ist ein guter Plan, der die Latte aber oft zu hoch legt. Denn nur mit starkem Willen, Glück und rigidem Projektmanagement kann man es schaffen, fast alle wichtigen Argumente und Fakten eines ganzen Unternehmens einheitlich zusammenzufassen. Das wird zu Projektstart meist schwer unterschätzt.

Tipp 5: Ordnen Sie als ersten Schritt alle bekannten Präsentationsinhalte und -anwendungen in eine gedachte Pyramide ein: Oben der Elevator-Pitch. Unten die Details. In der Mitte die 15 bis 30 Minuten-Informations-Tiefe. Fangen Sie Ihre Überarbeitung dann mit einem schnell erreichbaren Leuchtturm-Projekt an. Zum Beispiel mit einer Keynote für den CEO. Nicht selten löst der Qualitäts-Sprung eine Begeisterung aus, die Ihnen Rückenwind für größere Geduld-Projekte verschafft. Außerdem bekommen Sie schneller Feedback direkt aus der Praxis.

Bei so vielen, komplexen Fallstricken wundert es kaum, dass man in vielen Unternehmen die PowerPoints resignierend als ungeliebte Dauerbaustelle betrachtet. Das Problem „guckt sich mit der Zeit weg“, weil die Aufgabe zu mächtig erscheint. Vielleicht liegt es aber auch nur daran, dass man nicht gewohnt ist, das Thema ernst zu nehmen und professionell zu durchdenken. Wer es tut, erschließt meist ein sehr großes Verbesserungspotenzial, das im ganzen Unternehmen wahrgenommen wird.

Thomas Maiwald betreibt die Design Agentur MAIWALD Presentation-Experts, die auf visuelles Storytelling für Präsentationen und alle digitalen Marketing-Kanäle spezialisiert ist.
Thomas Maiwald betreibt die Design Agentur MAIWALD Presentation-Experts, die auf visuelles Storytelling für Präsentationen und alle digitalen Marketing-Kanäle spezialisiert ist. (Bild: MAIWALD Presentation-Experts / © Stephan Glathe)

Über den Autor

Thomas Maiwald betreibt eine Design Agentur, die auf visuelles Storytelling für Präsentationen und alle digitalen Marketing-Kanäle spezialisiert ist. Sein Tätigkeitsschwerpunkt ist die Optimierung der Botschaften, Beratung und Storyentwicklung in enger Zusammenarbeit mit den Kunden.

Über MAIWALD Presentation-Experts
Das 7-köpfige Team von MAIWALD Presentation-Experts aus Stuttgart hilft überwiegend B2B-Kunden, Ihre Unternehmens-, Projekt- oder Produktvorteile besser auf den Punkt zu bringen und aufmerksamkeitsstark in Szene zu setzen. Die produzierten Präsentationen, Infografiken, Dokumente, Poster, Erklärfilme oder Posts nutzen immer die Kraft von Visualisierung, um im Informationswettbewerb besser durchzudringen.

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