Regeln und Infrastruktur für effiziente Kommunikation

Stop and Go – Kommunikationsstaus lösen 2

06.01.16 | Autor / Redakteur: Frank Buckler / Heinrich Morgenroth

Klare Regeln ermöglichen effektiven Freiraum
Klare Regeln ermöglichen effektiven Freiraum (Bildquelle Pixabay CC0 Public Domain)

Kommunikationsstaus treten überall auf: Aktionspläne und Projekte treten mehrheitlich auf der Stelle. Abteilungen schieben sich den schwarzen Peter zu und verweisen auf die knappen Ressourcen. Verabschiedete Aktionenpläne scheitern, weil sich (unbemerkt) einzelne Mitarbeiter querstellen.

Ein kanadischer Mathematikprofessor zeigt, dass es wie ein physikalisches Grundgesetzt zwangsläufig zu diesen Phänomenen kommen muss, wenn viele Personen eingebunden sind. Und er zeigt auch wie das Problem wie von Geisterhand verschwinden kann.

Ein Turbo für Entscheidungsfindung und Umsetzung

Es ist Sommer im Jahr 1990. Steffort Beer beobachtet statische Strukturen wie das Geodome, das mit einem Zehntel des Materialeinsatzes die gleiche Dom-Größe erreicht. Er überträgt die Idee und Funktionsweise auf die Kommunikation zwischen Mitgliedern einer Gruppe und weist mathematisch nach, dass die gleiche Struktur einen Effektivitätsgewinn von 90% bringen kann. Er setzt seine Methode in Pilotprojekten ein und publiziert die Methode unter dem Namen „Team Syntegrity“. Seit 1995 werden Kommunikationsprozesse nach Beer‘s-Prinzip durchgeführt. Das Wirtschaftsmagazin Brand-Eins berichtete im Dezember 2013 von einem öffentlichkeitswirksamen Fall. Die Stadt Fürth wendet die Methode an und ist nach wenigen Jahren schuldenfrei. Der umsetzende Anbieter berichtet von hunderten sehr erfolgreicher ähnlicher Projekte. Wesentlicher Kritikpunkt der Anwender und Anwendungshemmnis ist die notwendige Investition im hohen sechsstelligen Bereich.

Doch es gibt Alternativen. Die spezialisierte Beratung Success Drivers begann vor fast 10 Jahren in einem Forschungsprojekt mit der Fachhochschule Münster eine alternative und optimierte Methode auf Basis von Steffort‘s Theorien aufzubauen. Der augenscheinlichste Unterschied von der MOVETM genannten Methode: Effiziente Organisation und dadurch deutlich geringere Anwendungskosten.

Folgende goldenen MOVETM-Richtlinien helfen Ihnen effektiver zu kommunizieren.

  • Regeln: Setzen Sie klare Regeln auf und sorgen Sie mit allen Mitteln dafür, dass diese eingehalten werden. Regeln ohne Kontrolle sind wertlos. Sie werden zudem erstaunt sein, wie wohltuend klare Regeln für alle sind. „Endlich passiert mal was“ oder „Durch den Zeitdruck hat das Team die Vielredner eingefangen“ sind Stimmen, die Sie hören werden.
  • Selbstorganisation: Lassen Sie die Leine los. Ihr Regelwerk macht es möglich. Die Geschäftsleitung definiert nur das Ziel und die Rahmenbedingungen. Das ausgewählte Team ist dafür verantwortlich, die richtigen Prioritäten zu setzen und geeignete Aktionspläne aufzustellen. Nur so entsteht Commitment.
  • Infrastruktur: Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Leute in den richtigen Meetings die richtigen Themen besprechen. Aber letztlich lassen Sie den Einzelnen entscheiden. Das ist wichtig.
  • Kleingruppen: Außer in kurzen Infoveranstaltungen sollte kein Meeting mehr als 5-6 aktive Teilnehmer haben. Anders sind effektive Ergebnisse Arbeitsgruppen in begrenzter Zeit unwahrscheinlich.
  • Umsetzung: Als Geschäftsführer sollte Ihr Fokus auf der Umsetzungsphase liegen. Wenn Sie nicht regelmäßig die Erfolge tracken und die Bedeutung der Initiative kommunizieren, droht die Aufbruchsstimmung im Alltag zu ertrinken.

Ein wirksamer Prozess baut eine Autobahn für den Wissensaustausch und setzt klare, strenge Regeln durch. Gerade ein solcher rigorose Rahmen ermöglicht effektiven Freiraum. Ein Raum, der bewirkt, dass die Leistungsträger erstmals geschlossen hinter den Aktionsplänen stehen. Warum? Weil diese aus ihnen heraus geschaffen wurden. Freiwillig und verbunden mit dem Gefühl: Endlich werde ich erstgenommen, endlich kann ich mitwirken, endlich können wir wirksam arbeiten.

 

Anwendungsbeispiele

  • Strategieentwicklung

Ein Industrie-Konzern benötigt neue Wachstumsstrategie für das Europageschäft. Dank MOVE identifiziert ein 22-köpfiges Team aus Managern und Fachexperten der europäischen Konzerngesellschaften in nur 2,5 Tagen die strategisch wichtigen Kernprojekte und überführt diese in konkrete Maßnahmenpläne. Die strategische Weiterentwicklung fasst erfolgreich Fuß. 

  • Ertragssteigerung

Einem Industrieunternehmen in der Krise drohen massive Verluste, ein Turnaround-Plan für das laufende Geschäftsjahr wird schnell benötigt. Mit MOVE definiert ein 18-köpfiges Team aus Führungskräften und Fachexperten in nur 2,5 Tagen ein effektives Gewinnsteigerungsprogramm, das motiviert und umgehend umgesetzt wird. Das Unternehmen kehrt dank MOVE bereits nach wenigen Monaten in die Gewinnzone zurück. 

  • Vertriebsoptimierung

Ein Unternehmen der verarbeitenden Industrie liegt in Umsatz- und Deckungsbeitragsentwicklung mehrere Millionen unter Plan. Eine Arbeitsgruppe aus 14 Fachexperten aus Vertrieb, Marketing und Produktion erarbeitet mit MOVE in nur 2 Tagen ein schlagkräftiges COMEX-Rediagnostics-Konzept. Die Umsatz- und Deckungsbeitragslücke können in den nächsten Monaten erfolgreich geschlossen werden.  

  • Effizienzsteigerung in der Produktion

Ein Unternehmen der Verpackungsindustrie muss aufgrund schwieriger Margensituation die Produktionskosten im Werk senken. Mit MOVE erarbeitet eine Arbeitsgruppe aus Schlüsselmitarbeitern in nur vier Arbeitsterminen Maßnahmenpläne für die Lösung der dringlichsten Effizienzsteigerungsmaßnahmen in der Produktion. Im Verlauf der Umsetzung können die Produktionskosten signifikant gesenkt werden. 

  • Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität

Ein Unternehmen der Gesundheitsbranche benötigt ein Konzept zur Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Arbeitsgruppe aus 20 Mitarbeitern erarbeitet mit MOVE in 2,5 Tagen ein übergreifendes Maßnahmenpaket. Bereits nach wenigen Wochen verändert sich die Stimmung im Unternehmen sichtlich, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Arbeitseffizienz steigen. 

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