Smarte Business Collaboration für agile Unternehmen - Teil 1

Effizienteres Projektmanagement durch Zusammenarbeiten in der Cloud

14.01.13 | Redakteur: Natalie Wander

Business Collaboration fördert den Zugriff auf alle Informationen.
Business Collaboration fördert den Zugriff auf alle Informationen. (Bildquelle: Forcont)

Die Erkenntnis, dass Wissen eine Ressource ist, ist längst Allgemeingut. Eine Disziplin wie das Wissensmanagement beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit Strategien, diese Ressource zu systematisieren und in Unternehmen besser verfügbar zu machen. Dies gelingt meist nicht ohne massive Eingriffe in die Arbeits- und Kommunikationsprozesse eines Unternehmens.

Das kann zu nachhaltigen Verbesserungen führen, ist aber immer mit einem beträchtlichen Aufwand verbunden der intern meist auf wenig Gegenliebe stößt. Denn die etablierten Strukturen sind im Arbeitsalltag fest verankert und haben sich in vielen Szenarien bewährt. Wesentlich einfacher und effizienter ist es daher, die bestehenden Strukturen zu optimieren, präziser ineinandergreifen zu lassen, stärker zu vernetzen, kurz: sie intelligenter zu machen. Business Collaboration geht diesen Weg – und webbasierte Business Collaboration-Lösungen ebnen ihn.

In vielen Branchen findet schon heute Wertschöpfung an unterschiedlichen Orten statt, zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Teamkonstellationen. Technologien wie Cloud Computing und Mobility geben dabei die Richtung vor: „Bring Your Own Device“ und leistungsfähige mobile Netze machen Mitarbeiter hierbei unabhängiger, schaffen persönliche Freiräume und flexibilisieren Arbeitszeiten. Aber nicht nur Wissen wird unabhängiger, auch Führung und Management folgen der Entwicklung: weitreichende Entscheidungen werden unterwegs getroffen, durch einen Klick aufs Tablet. Zukunftsfähige Business Collaboration-Lösungen – im Folgenden kurz BC-Lösungen – tragen dieser Entwicklung Rechnung, und mehr noch, sind ein Teil davon.

Prozesse zwischen Erfolg und Chaos

Business Collaboration-Initiativen und die hierbei eingesetzte Software müssen Herausforderungen in mehreren Kategorien bewältigen. Prinzipiell sind dies Organisation, Kommunikation und Compliance sowie respektive Sicherheit. Organisation betrifft beispielsweise die Ordnung und Systematisierung von unternehmensweiten Inhalten, wie sie Dokumente, Verträge, Mediadateien und E-Mail darstellen. Eine Systematik festzulegen, ist Aufgabe des Unternehmens, BC muss sie nur vollständig abbilden können. Hier lässt sich einwenden, das sei die Aufgabe von Dokumentenmanagement-Systemen. Richtig: Deswegen ist jedwede Business Collaboration-Lösung, die nicht über ausgereifte Enterprise-Content-Management-Funktionalitäten verfügt, schlicht mangelhaft. Gerade bei großen Projektteams, eventuell unter Einschluss von freien externen Mitarbeitern, ist es unabdingbar, den Überblick über die Anzahl und die Aktualität von Dokumenten zu behalten. Damit hier kein Chaos ausbricht, muss eine BC-Lösung gewährleisten, dass jedes Dokument seinem Absender eindeutig zugeordnet werden kann und sich in der Versionierung von den anderen unterscheidet. Außerdem muss sie gewährleisten, dass diese Dokumente entweder automatisiert oder über einen nicht zu übergehenden, klar definierten Workflow in einem Ablagesystem geordnet hinterlegt werden. Das verhindert Versionswirrwarr und einzelne Dokumente lassen sich jederzeit schnell wiederfinden. Außerdem entscheidend: die Vielzahl der einzelnen Arbeitsschritte zwischen dem Beginn eines Projekts und seinem Abschluss sind so revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert. Abgesehen von der großen Arbeitserleichterung wird damit auch eine zentrale Forderung der Compliance erfüllt.

Im Regelfall führen Unternehmen aber nicht nur ein Projekt durch beziehungsweise sind nicht nur an einem Projekt beteiligt. BC-Initiativen müssen daher in der Lage sein, unterschiedliche Projekte so darzustellen, dass die Übersichtlichkeit für alle Beteiligten gewahrt bleibt, gleichzeitig aber für den einzelnen Mitarbeiter kein unnötiger Arbeitsaufwand entsteht. Eine Möglichkeit ist die Einrichtung unterschiedlicher virtueller Projekträume über eine BC-Plattform, in der die oben beschriebenen Enterprise-Content-Management-Funktionen für jedes Projekt zu Verfügung stehen. Nachvollziehbarkeit, sichere Ablage und schnelles Auffinden von Ergebnissen sind dann für jedes Projekt garantiert. Damit auch die Mitarbeiter den Überblick behalten, sollte die Plattform über eine ausgefeilte Managementoberfläche verfügen, in der alle persönlichen Projekte übersichtlich zusammengefasst werden. Von hier aus muss ein direkter Zugriff auf alle Informationen wie Termine, Kontaktdaten, Nachrichten sowie Dokumente möglich sein. Inhalte sollten sich einfach und nutzerfreundlich per Drag & Drop einbinden lassen, und Statusanzeigen visualisieren den Fortschritt bei einzelnen Aufgaben und Projekten. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Tätigkeiten zu priorisieren, dokumentiert für das Projektteam sichtbar das bis dato Erreichte und wird in Verbindung mit definierten Workflows zu einem Garanten effizienter Zusammenarbeit. Die Oberfläche sollte zudem so gestaltet sein, dass sie des Weiteren auf den kleineren Displays mobiler Endgeräte problemlos dargestellt werden kann.

Die organisierte Bereitstellung von Inhalten allein genügt jedoch noch nicht für eine gelungene projektbezogene Collaboration. Zum Erfolg gehört überdies eine effiziente und funktionelle Kommunikation. Mit diesem Thema befasst sich der zweite Teil dieses Artikels, der in einer Woche folgen wird.

Autor des Beitrags: Matthias Kunisch. Er ist Geschäftsführer der Leipziger forcont business technology gmbh, eines auf Enterprise-Content-Management spezialisierten Softwarehauses, und leitet den Vertriebsbereich sowie die Produktentwicklung. Der studierte Diplom-Mathematiker und ausgebildete Facharbeiter für Datenverarbeitung ist seit 1976 in der IT-Branche tätig.

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 38528600) | Fotos: Bildquelle: Forcont