Eventmanagement

Warum ein Sicherheitskonzept so wichtig ist

| Redakteur: Georgina Bott

Ab einer Personenanzahl von 5000 Menschen ist ein Sicherheitskonzept Pflicht. Aber auch bei kleinen Veranstaltungen sollten Maßnahmen getroffen werden.
Ab einer Personenanzahl von 5000 Menschen ist ein Sicherheitskonzept Pflicht. Aber auch bei kleinen Veranstaltungen sollten Maßnahmen getroffen werden. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Um Veranstaltungsbesuchern die höchstmögliche Sicherheitsstufe gewährleisten zu können, sollte jede Veranstaltung heutzutage über ein praktisch umsetzbares Sicherheitskonzept verfügen. Wie kann so ein Sicherheitskonzept sinnvoll erstellt werden?

Laut der Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) muss ein Sicherheitskonzept ab einer Personenanzahl von mindestens 5.000 Personen im Einvernehmen mit Polizei, Rettungsdiensten und Feuerwehr erstellt werden. Dies bedeutet aber nicht, dass bei Veranstaltungen mit einer geringen Personenanzahl weniger viel Wert auf präventive Sicherheitsmaßnahmen gelegt werden sollte, denn das Unfallrisiko besteht auch bei kleineren Veranstaltungen, wie beispielsweise der alljährlichen Weihnachtsfeier. In der Erstellung eines solchen Konzeptes steckt bekanntermaßen viel Arbeit und Zeit. Daher kann es bei Großveranstaltungen sinnvoll sein, die Organisation und Durchführung solcher Projekte auszulagern und von Experten bearbeiten zu lassen.

Polizei und Ordnungsbehörden sollten ebenfalls in den Planungsprozess integriert werden. Es gibt unzählige Experten und externe Berater die veranstaltungsspezifische Sicherheitskonzepte erstellen und ebenfalls die Durchführung begleiten. Die Verantwortung bleibt rechtlich gesehen jedoch beim Veranstalter beziehungsweise Auftraggeber. Da unternehmensinterne Eventabteilungen oftmals nicht über die nötigen Kapazitäten und das spezifische Wissen für die Erstellung eines solchen Konzeptes verfügen, kann es sinnvoller sein diese Maßnahme auszulagern. Verlassen Sie sich jedoch nicht zu 100 Prozent auf externe Berater – begleiten Sie den Prozess aktiv mit, damit auch Sie im Ernstfall mit dem Konzept vertraut und entsprechend gebrieft sind.

Relevanz von Sicherheitskonzepten

Die öffentliche Unternehmenspräsentation, das monatliche Mitarbeiterevent oder doch die Großveranstaltung für Kunden und Vertreter? Kleinere Veranstaltungen scheinen oftmals kein hohes Unfallrisiko mit sich zu führen, doch auch hier können jederzeit unerwartete Ereignisse eintreten. Umso wichtiger ist es konkrete, im Ernstfall realisierbare Sicherheitsmaßnahmen zu entwickeln. Bei Unternehmensevents trägt der Veranstalter oftmals die Verantwortung für hunderte Arbeitnehmer – auch hier ist es wichtig ein passendes Sicherheitskonzept zu erstellen. Die Ausarbeitung des Konzeptes hängt von der Größe und Ausrichtung der Veranstaltung ab. Die Planung und Erstellung des Konzeptes sollte dabei zeitgleich mit der Veranstaltungsorganisation geschehen, so können kurzfristige Änderungen direkt adaptiert und angepasst werden. Oftmals leiden Sicherheitskonzepte an schlechter Ausarbeitung, fehlenden oder mangelhaften Informationen oder konzeptionellen Fehlern. Um diesen vorzubeugen sollte möglichst viel Zeit investiert werden. Zusätzlich ist es sinnvoll immer über einen alternativen Plan zu verfügen, denn die Sicherheit kann schon durch die geringsten Unfälle beeinträchtigt werden: Stolpern, technisches Versagen, Unwetter, Feuer oder die plötzliche Erkrankung eines Gastes – all das kann passieren, ob bei einem Teamevent mit 20 Mitarbeitern oder bei Messen und Kongressen mit über 2000 Besuchern.

Best Practise: G20 Gipfel

Wenn Anfang Juli etwa 6000 hochrangige Delegierte aus der G20 Gruppe und über 3000 nationale und internationale Medienvertreter in Hamburg tagen, ist äußerste Vorsicht geboten. Bereits Monate im voraus werden hier die Sicherheitsmaßnahmen im Detail konzipiert und auf ihre praktische Anwendbarkeit getestet. Die Stadt Hamburg muss dabei auf viele verschiedene Arten der Sicherheitseinschränkung und - bedrohung vorbereitet sein.

Über Event Inc

Das Hamburger Unternehmen Event Inc, ist der führende Marktplatz für die Vermittlung von Eventlocations im deutschsprachigen Raum. Von Hamburg aus kooperiert das Startup mit über 3.000 Partnern aus den wichtigsten Metropolregionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben einem Premium-Service zeichnet sich Event Inc durch eine persönliche und kostenfreie Event-Beratung aus.

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