Das volle Potenzial nutzen 5 Tipps für produktivere Meetings

Autor / Redakteur: Tobias Häckermann* / Lena Müller

Bei Meetings handelt es sich um das meistgenutzte Führungsinstrument – leider lassen zahlreiche Führungskräfte hier wertvolles Potenzial liegen. In diesem Beitrag erhalten Sie deshalb fünf Tipps für die effiziente Organisation und Moderation von Sitzungen.

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Die Zwei-Pizza-Regel nach Jeff Bezos: Es sollten nur so viele Menschen an einem Meeting teilnehmen wie von zwei Pizzen satt werden.
Die Zwei-Pizza-Regel nach Jeff Bezos: Es sollten nur so viele Menschen an einem Meeting teilnehmen wie von zwei Pizzen satt werden.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

In Zeiten des vermehrten Remote-Workings und neuer Kollaborations-Möglichkeiten kommt die Bedeutung von Meetings verstärkt zum Vorschein. So hat sich infolge der Corona-Pandemie die Frequenz virtueller Meetings deutlich erhöht. Zu bedenken ist, dass Führungskräfte bereits zuvor einen Großteil ihrer Arbeitskraft in Sitzungen investierten – durchschnittlich 23 Wochenstunden.

Dieser Wandel ist nicht immer positiv: Immer häufiger ist die Rede von „Zoom-Fatigue“, die Menschen werden aufgrund der zu hohen Anzahl von Meetings immer müder. Frappierend ist es so oder so, dass Meetings mit steigender Hierarchieebene mehr und mehr zur Belastung werden. Die Gründe dafür liegen nicht in den genutzten Tools, sondern in der Überforderung durch zu viele unzureichend orchestrierte Meetings. Hier sollte der Fokus viel mehr auf der Qualität als auf der bloßen Quantität liegen.

Es ist also höchste Zeit, sich genauer mit der Meeting-Kultur auseinanderzusetzen. Schließlich sind Sitzungen – effektiv und maßvoll eingesetzt – ein wirkungsvolles Führungsinstrument und maßgeblich für die Leistungen eines Unternehmens verantwortlich. Kurzum: In der Meeting-Kultur spiegeln sich die Zielerreichung und Erfolge wider.

Hier nun also fünf Tipps, mit Hilfe derer Sie Meetings produktiver und effizienter gestalten können:

Die Länge und Frequenz anpassen

Fest steht, dass die Herausforderung häufig in der gelebten Meeting-Kultur liegt: Oft werden schlichtweg zu viele Sitzungen angesetzt. Umstände wie zu viele direkt aufeinanderfolgende Meetings halten uns von unserer operativen Arbeit ab und blockieren zum Beispiel tiefsinniges Nachdenken über Fragestellungen.

Vor jedem Meeting sollte man sich die Fragen stellen, ob dieses wirklich notwendig und wessen Teilnahme unbedingt erforderlich ist: Viele Themen bedürfen nicht unbedingt eines Meetings und lassen sich auch hervorragend per E-Mail und Team-Chat asynchron klären.

Darüber hinaus liegt der Auslöser von Phänomenen wie „Zoom Fatigue“ oft in der schieren Länge von Meetings. In den meisten Fällen braucht es keinen Sitzungsmarathon. Das Gegenteil ist der Fall: Experten zufolge, beträgt die ideale Länge eines Meetings gerade einmal 48 Minuten. Dies ist der perfekte Zeitraum, um sinnvolle Diskussionen zu führen, ohne dabei unkonzentriert beziehungsweise ausschweifend zu werden. Interessanterweise braucht es ungefähr die gleiche Zeit, um sich von einer schlechten Sitzung zu erholen.

Kurzum: Um produktiv zu sein, benötigen wir kurze, konzentrierte Meetings, die gut vorbereitet sind und bei denen wir nicht vom Thema abkommen. Zu viele lange Sitzungen schaden dagegen tendenziell mehr als dass sie einen hohen Nutzen erbringen.

Die Anzahl der Teilnehmenden gering halten

Wer kann sich an ein Meeting erinnern, das gefühlt zu wenige Teilnehmende hatte? Fehlt nicht gerade ein dringend erwünschter Experte, ist häufig das Gegenteil der Fall: Viele Mitarbeitende werden zu Meetings eingeladen, ohne einen wertschöpfenden Beitrag leisten zu können.

Dies ist alles andere als eine produktive Meeting-Kultur. Nur wer wirklich einen Beitrag leisten kann, sollte auch an einer Sitzung teilnehmen. Für indirekt Beteiligte reicht in vielen Fällen auch das Protokoll oder eine optionale Teilnahme aus.

Die ideale Teilnehmerzahl hängt vom Typ der Sitzung ab. Es gilt der Grundsatz: im Zweifel weniger Teilnehmende. Ein plakatives Beispiel kommt in diesem Zusammenhang von Amazon-Gründer Jeff Bezos: Die Zwei-Pizza-Regel besagt, dass nur so viele Personen – wie von zwei Pizzen satt werden – an einer Sitzung teilnehmen sollten.

Die Herausforderung liegt darin, die Teilnehmerzahl möglichst gering zu halten – ohne dabei Chancen für wichtigen Input zu verpassen.

Das Thema definieren – die Wichtigkeit der Agenda

Wer sein Ziel nicht kennt, hat erst gar keine Chance, es zu erreichen. Das beste Navigationssystem ist nichts wert, wenn wir nicht unseren Zielort kennen. Genauso verhält es sich mit Meetings – noch so produktiv geführte Diskussionen erfüllen keinen Zweck, wenn sie uns nicht unserem Ziel näherbringen.

Auch wenn es trivial anmutet, ist die Definition des Themas von zentraler Bedeutung. Zu häufig wird dieser Schritt nicht klar genug ausgeführt oder gar unterlassen. Dabei bringen klare Ziele ein Meeting erst auf Kurs und stellen eine elementare Voraussetzung für dessen Erfolg dar. Sind die Themen und Ziele erst einmal klar definiert, sollten diese allen Teilnehmenden vor Beginn der Sitzung klar kommuniziert werden. Auf diese Weise erhalten die Diskussionen eine feste Grundlage.

Bei formellen Sitzungen fungieren die Ziele außerdem als zentrales Element der Agenda. Diese dient als Grundlage für den Sitzungserfolg, so dass der Arbeitsaufwand hier sehr ertragreich ist.

Tipp: Die Agendapunkte als Fragen zu formulieren, steigert die Produktivität. Auf diese Weise gibt es eine klare Zielsetzung, auf die sich während des Meetings hinarbeiten lässt. Zusätzlich dazu geht es darum, den erwarteten Outcome zu definieren und Erwartung und die Vorbereitung der Sitzung zu stellen.

Auf Entscheidungen konzentrieren

Meetings weisen eine zentrale Funktion auf: die Entscheidungsfindung! Als meistgenutztes Führungsinstrument tragen sie maßgeblich dazu bei, Beschlüsse zu treffen und diese umzusetzen. Folglich sollten die Diskussionen Entscheidungen als klares Ziel aufweisen.

Insbesondere der Moderierende steht hier in der Verantwortung, die Besprechungen auf Kurs zu halten und bei Abschweifungen zu intervenieren. Wirklich ertragreich wird eine Sitzung erst, wenn sie den Weg zu konkreten Entscheidungen weist. Hier ist auch jeder Teilnehmende gefragt, sich zu fokussieren und konstruktive Beiträge zum Thema zu leisten.

Um möglichst effizient zu Entscheidungen zu gelangen, sollte ein Meeting gut gemanagt sein und eine feste Struktur aufweisen. Auch hier macht sich eine konzentrierte und gut durchdachte Vorbereitung mehr als bezahlt. Dabei gilt es zu beachten, dass Beschlüsse umso wertvoller sein können, je konkreter sie formuliert werden.

Die Nachverfolgung

Hier verlassen wir den In-Meeting-Bereich und gelangen in die Post-Meeting-Phase. Dabei handelt es sich um einen Bereich, der in vielen Unternehmen immer noch zu wenig Aufmerksamkeit genießt. Fest steht: Nach dem Meeting beginnt erst die eigentliche Arbeit.

Beschlüsse weisen nur dann einen wirklichen Wert auf, wenn wir sie auch umsetzen. Um also konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren, steht die Protokollierung im Vordergrund. Beim Sitzungsprotokoll handelt es sich um ein wichtiges Instrument, um Klarheit über die Situation und Entscheidungen zu erlangen. Außerdem lassen sich so Aufgaben mit zugewiesenen Deadlines definieren. Insbesondere für Beteiligte, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, liefert ein prägnantes Protokoll hohe Mehrwerte.

Doch auch für die Teilnehmenden an der Sitzung spielt das Protokoll – in Bezug auf die Verbindlichkeit und die Weiterverfolgung der getroffenen Entscheidungen – eine zentrale Rolle. Hier sollte der Moderierende nach dem Meeting aktiv bleiben und nicht nur das Protokoll teilen, sondern auch den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben im Blick behalten.

Tipp: Um das Vorgehen zu erleichtern und effizienter zu gestalten, lässt sich das Protokoll mit den Agenda-Punkten verknüpfen. Auf diese Weise entsteht eine klare Struktur, die sich schnell und logisch nachvollziehen lässt.

Fazit: Wir haben gesehen, dass in Meetings – als zentrales Führungstool – jede Menge Potenzial steckt. Von elementarer Bedeutung ist es dabei, Sitzungen richtig einzusetzen. Zu häufig und unkoordiniert eingesetzt, schaden sie mehr als dass sie Nutzen erbringen. Nach Paracelsus macht auch hier die Dosis das Gift. Umso mehr geht es darum, Meetings wohl überlegt, fein dosiert und produktiv einzusetzen. Richtig eingesetzt, sind Sitzungen überaus wertvoll, generieren reichlich Outcome und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

*Tobias Häckermann ist CEO von Sherpany.

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