Digital Asset Management Systeme 5 Tipps – Wie Digital Asset Management die Zusammenarbeit im Marketing-Team verbessert

Autor / Redakteur: Gunter Leonhardt* / Antonia Röper

Marketer sind keine Einzelkämpfer. Auch in kleineren Unternehmen besteht das Marketing meist aus einem kleinen Team, dass sich die Vielzahl an Aufgaben und zu bespielenden Kanäle annimmt. Wie Sie mithilfe von 5 praktischen Tipps, die Zusammenarbeit im Marketing-Team durch die Nutzung eines Digital Asset Management Systems verbessern können.

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Digital Asset Management stärkt die Zusammenarbeit im Marketing-Team.
Digital Asset Management stärkt die Zusammenarbeit im Marketing-Team.
(Bild: Copyright (c) 2019 Shutterstock.)

Erfolgreiches Marketing ist immer nur so gut, wie die Personen, die es umsetzen – und wie gut diese als Team funktionieren. Neben Teamwork, Kreativität und persönlichen Skills gewinnt zunehmend auch die effektive Verwendung von hilfreichen Marketingtools an Bedeutung - so auch von Digital Asset Management Systemen.

Tipp 1: Abstimmungsrunden verkürzen

Der komplette Digital Asset Life Cycle findet im DAM-System statt.
Der komplette Digital Asset Life Cycle findet im DAM-System statt.
(Bild: Peak-14 GmbH)

Bis zur Veröffentlichung der neuesten Marketing-Kampagne gibt es meistens viele Abstimmungsschleifen. Vom ersten Entwurf bis zum fertigen Ergebnis bringen verschiedene Teammitglieder ihre Ideen und Änderungswünsche mit ein. Wenn jeder die Datei lokal bearbeitet und diese mit Änderungen und Kommentaren an die Kollegen schickt, kann es schnell dazu kommen, dass plötzlich mehrere Dateien im Umlauf sind. Doch welche ist die aktuelle, in der bereits alle Änderungen eingepflegt sind?

Mit einem Digital Asset Management (DAM) System, kann das komplette Team direkt an ein und derselben Datei arbeiten, quasi der Single Source of Truth. Auch die Abstimmung kann direkt an der Datei vorgenommen werden. Fest definierte Workflows bestimmen die Korrektur- und Freigabeprozesse. Das führt nicht nur dazu, dass die Abstimmung übersichtlicher ist, sondern ermöglicht es auch, Korrekturschleifen zu beschleunigen.

Tipp 2: Internationale Kollegen ohne Sprachbarriere miteinbinden

In internationalen Unternehmen arbeiten oft Marketing-Manager aus verschiedenen Ländern miteinander. Häufig benötigen alle dieselben Inhalte, Bilder oder Logos. Ein DAM-System stellt allen relevanten Teammitgliedern die Dateien zur Verfügung. Die meisten Digital Asset Management Lösungen sind mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen verfügbar, sodass sich auch verschiedensprachige Mitarbeiter zurechtfinden.

Das Herzstück jeder DAM-Software sind die Metadaten und Tags, die dabei helfen die digitalen Assets besser zu strukturieren und zu finden. Einige DAM-Systeme bieten die Möglichkeit, dass diese Schlagwörter automatisch in andere Sprachen übersetzt werden, sodass alle Mitarbeiter in ihrer Muttersprache nach den Inhalten suchen können.

Tipp 3: Große Dateien nicht mehr per Mail verschicken

Viele Marketer kennen die Situation: Oft müssen Bilder und Eindrücke z. B. von einem Event direkt mit dem Team geteilt werden, damit diese etwa für Social Media weiterverarbeitet werden können. Natürlich könnte man die Bilder per Mail an den zuständigen Kollegen schicken. Doch gerade, wenn man mehrere Bilddateien verschicken möchte, wird der Mailanhang oft zu groß. Schnell und bequem wäre dann auch der Versand über Messenger-Dienste wie WhatsApp – doch dabei leidet die Qualität der Aufnahmen. Diese wird beim Versand vom Anbieter meist reduziert. Doch es geht auch einfach und komfortabel, ohne dass die Auflösung der Dateien reduziert wird: Ein DAM-System mit einem mobilen Zugriff – egal ob als App oder über den Webbrowser – ermöglicht es die Bilder einfach an der richtigen Stelle abzulegen und beim Upload direkt zu verschlagworten. Der zuständige Kollege wird automatisch informiert, dass neue Bilder hochgeladen wurden. Auch in vielen anderen Situationen müssen große Dateien oder Bilderkollektionen verschickt werden. Auch hier kann einfach ein individueller Link im DAM-System erstellt werden, um die kreativen Inhalte sicher zu teilen und das E-Mail-Postfach nicht zu verstopfen. So kann zusätzlich die Nutzung von weiteren externen Diensten wie etwa WeTransfer vermieden werden.

Tipp 4: Alle Kollegen zur Ordnung „zwingen“

Je größer ein Team, desto mehr unterschiedliche Persönlichkeiten und Ordnungsvorlieben kommen zusammen. Wenn alle ihre Dateien auf dem zentralen Firmenserver ablegen, entsteht schnell Chaos. In einem DAM-System kann genau festgelegt werden, welche Kollegen Änderungen an der Struktur oder bestimmten Dateien vornehmen dürfen. Des Weiteren können bestimmte Metadatenfelder als Pflichtfelder angelegt werden, sodass diese direkt beim Upload mit angegeben werden müssen. So muss sich jeder Nutzer an die vorgegebenen Regeln halten und sämtliche Dateien sind leicht wieder zu finden.

Tipp 5: Nicht jeder Kollege braucht eine Adobe Lizenz

Als Marketing-Experte arbeitet man oft mit einer Vielzahl an Bild-, Audio- oder Video-Formaten. Nicht alle Formate können von Windows oder Mac als Vorschau angezeigt werden. Häufig braucht man hierfür das passende Programm, für das vielleicht nicht jeder Kollege eine Lizenz hat. Insbesondere bei Kreativdateien, die mit der Adobe Creative Cloud erstellt werden, ist dies häufig der Fall. Ein DAM-System kann für verschiedene Dateiformate wie PSD, INDD, AI, CR2 und weitere eine Vorschau anzeigen. Bei manchen Systemen ist es sogar möglich bei Photoshop-Dateien bis in die einzelnen Ebenen einzusehen. So können auch Kollegen ohne die passende Programmlizenz eingebunden werden. Diese können etwa direkt an der Vorschau Notizen hinterlassen und die Kollegen aus der Grafik müssen nicht jedes Mal eine PDF-Datei exportieren und per Mail verschicken, um Feedback einzuholen.

Das sind nur einige Beispiele, wie Digital Asset Management die Zusammenarbeit in Marketing-Teams verbessern kann. Nicht alle Lösungen bieten jedoch dieselben Funktionen, sodass sich eine genaue Recherche bei der Auswahl lohnt.

*Gunter Leonhardt ist Geschäftsführer der PEAK-14 GmbH.

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