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Entgeltabrechnung 7 Gründe für die Auslagerung der Entgeltabrechnung

| Redakteur: Georgina Bott

Lange Zeit war die Auslagerung der Entgeltabrechnung nur für Konzerne und Global Player interessant. Doch gerade kleine und mittlere Betriebe können massiv vom hohen Automatisierungsgrad und der Expertise eines externen Dienstleisters profitieren.

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Die Auslagerung der Entgeltabrechnung bietet nicht nur Vorteile für große Unternehmen. Auch kleinere Betriebe können davon profitieren.
Die Auslagerung der Entgeltabrechnung bietet nicht nur Vorteile für große Unternehmen. Auch kleinere Betriebe können davon profitieren.
(Bild: gemeinfrei / CC0 )

1. Haftungssicherheit und Risikoauslagerung

Einer der wichtigsten Pluspunkte bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung ist die Verlagerung des eigenen unternehmerischen Risikos bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen. Die existierenden Regelungen sind komplex und bei Missachtung drohen empfindliche Strafzahlungen. Spezialisierte HR-Dienstleister garantieren die Einhaltung der aktuellen Bestimmungen zur Lohn- und Gehaltabrechnung, und berücksichtigen alle relevanten Steuer- und Arbeitsvorschriften, Regelungen zu Tarifverträgen sowie individuelle Betriebsvereinbarungen. Änderungen in der Gesetzgebung werden automatisch eingepflegt.

2. Mehr Zeit für das Kerngeschäft

In vielen kleinen Unternehmen wird die Abwicklung der Entgeltabrechnung oft von einem Mitarbeiter nebenbei oder durch den Chef selbst erledigt. Überwiegend handelt es sich hier um keinen voll ausgebildeten Entgeltabrechner. Statt sich mit aufwendigen administrativen Routinetätigkeiten herumzuplagen, bleibt bei einer Auslagerung mehr Zeit, um sich wieder dem Kerngeschäft zu widmen.

3. Wachstum durch Flexibilität

Für wachstumsorientierte Unternehmen ist es eine enorme Herausforderung die erforderlichen Verwaltungsstrukturen parallel zum Tagesgeschäft aufzubauen. Gerade in der Lohnbuchhaltung muss bei steigender Mitarbeiterzahl fachlich und technisch aufgerüstet werden. Bei einer Partnerschaft mit einem HR-Dienstleister ist rasantes Wachstum hingegen risikolos. Neue Märkte und Geschäftsfelder können simpel und kosteneffizient hinzugefügt werden, und organisches und anorganisches Wachstum ist ohne unvorhergesehene Mehrkosten komfortabel umsetzbar.

4. Kosten optimieren und senken

Bei der internen Abwicklung der Entgeltabrechnung fallen erhebliche Kosten an, die das Betriebsergebnis gerade von kleinen Unternehmen enorm schmälern. HR-Dienstleister berechnen jedoch oft nur eine günstige Servicepauschale inklusive Nebenkosten, die sich auf die Abrechnungsfallanzahl bezieht. Somit entfallen Investitionen in Hard- und Software sowie Pflege- und Wartungskosten des Systems, da diese genauso wie Updates und Releasewechsel bereits in der Servicepauschale enthalten sind. Außerdem entfallen die Kosten für die Bereitstellung von entgeltabrechnungsrelevanten Systemschulungen sowie vorgeschriebene Fort- und Weiterbildungsseminare, da dieses Fachwissen durch den externen Anbieter gebündelt wird.

5. Ausfallrisiko minimieren

Die Entgeltabrechnung wird in kleinen Unternehmen oftmals von nur einem Mitarbeiter erledigt. Fällt dieser aus oder kündigt unerwartet, kommt es zu ungeahnten Engpässen. Im schlimmsten Fall kommt es zu Verzögerungen bei den Gehaltsüberweisungen. Dadurch können unangenehme Dominoeffekte auftreten, wie die plötzliche Fluktuation durch Kündigungen und die entsprechende Reputation. Mit einem HR-Dienstleister ist dieses Szenario ausgeschlossen, da ausgeklügelte Disaster-Recovery-Szenarien vorhanden sind. Eine pünktliche und akkurate Überweisung der Gehälter ist zu jeder Zeit gewährleistet.

6. Modulare Erweiterbarkeit wichtiger HR-Tools

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen mit vielen Medienbrüchen innerhalb des Unternehmens kämpfen. Daten, wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter, müssen oftmals in separaten Systemen oder komplexen Excel-Listen gepflegt werden, um sie dann händisch in das Entgeltabrechnungssystem zu übertragen. HR-Dienstleister hingegen bieten umfängliche integrierte Servicetools wie Personaleinsatzplanung, Reisekostenadministration, oder HR-Dokumentenmanagement inklusive der eAkte und dem ePayslip und machen wiederholte Dateneingaben überflüssig.

7. Grenzenlose Erweiterbarkeit

Die Welt ist im stetigen Wandel und dadurch auch das unternehmerische Umfeld von kleineren Betrieben. Immer öfter wird die eigene Werkbank ins Ausland verlängert und plötzlich sehen sich Unternehmen mit fremden Märkten und neuen Gesetzen konfrontiert. International erfahrene HR-Dienstleister haben daher im Bereich der Entgeltabrechnung eine Lösung, die fachlich und technisch entlastet.

Outsourcing lohnt sich

Folglich profitieren gerade kleine Unternehmen von der Auslagerung ihrer Entgeltabrechnung und beachtlichen betriebswirtschaftlichen Skaleneffekten. Ein Spezialist bearbeitet den Job nicht nur schneller, sondern darüber hinaus auch noch absolut rechtssicher und das überall auf der Welt.

Tobias Goers ist Vertriebsleiter KMU HR Solutions der ADP Employer Services GmbH.
Tobias Goers ist Vertriebsleiter KMU HR Solutions der ADP Employer Services GmbH.
(Bild: Schoesslers )

Über den Autor

Tobias Goers begleitet seit mehreren Jahren Unternehmen aus dem Mittelstand bei der Digitalisierung ihrer HR-Abteilung inklusive der Auslagerung hochadministrativer Geschäftsprozesse rund um HR. Verantwortlich für das Segment „KMU“ bei ADP Deutschland fokussiert der diplomierte HR-Manager sich darauf, gemeinsamen mit seinem Team den Mittelstand Deutschlands hinsichtlich HR-Administration effizient zu entlasten. Hierbei werden nationale und internationale HR-Strategien beleuchtet und effizient gestaltet.

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