Geschäftsreisen

8 Zusatzleistungen, die die Produktivität unterwegs erhöhen

| Redakteur: Viviane Krauss

Diese acht Tipps und Tricks zeigen Möglichkeiten auf, wie auch auf einer Geschäftsreise ein entspanntes Arbeitsklima herrschen kann.
Diese acht Tipps und Tricks zeigen Möglichkeiten auf, wie auch auf einer Geschäftsreise ein entspanntes Arbeitsklima herrschen kann. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Um bei einem Businesstrip auch während der Reise produktiv sein zu können, müssen optimale Bedingungen für die eigene Produktivität gegeben sein. Diese acht Tipps und Tricks sollen zeigen, wie Mitarbeiter auf der Geschäftsreise unterstützt werden können.

Wie eine aktuelle Studie von „Chefsache Business Travel 2018“, einer Initiative von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV)*, bestätigt, ist eine Geschäftsreise keine verschwendete Arbeitszeit. Auf Grund der Umfrage stellt Comtravo im Folgenden acht Tipps und Tricks vor, wie auch auf einer Geschäftsreise das Arbeitsmanagement unterstützt werden kann.

1. Gutes Reisemanagement fängt zu Hause an

Schon vor der Reise können mit der richtigen Recherche viel Zeit und Nerven gespart werden. Mit den richtigen Apps oder der Unterstützung von modernen Reiseanbietern wird verhindert, unzählige Optionen und Angebote durchzugehen. Durch moderne Technik werden gezielt die am besten passenden Angebote gefiltert und vorgeschlagen.

2. Handy-Apps, die Zeit sparen

Mit den richtigen Apps lässt sich auch von unterwegs Zeit sparen. So liefert beispielsweise die Flio-Flughafen-App für alle Flughäfen zahlreiche, nützliche Informationen – wie geht es am schnellsten zum Gate, zum WC, in die City oder zu einem passenden Restaurant? Außerdem bietet die App Zugang zu kostenlosem WLAN und hilfreichen Reisetipps. Des Weiteren ist mit den Maps.me-Offline-Karten schnelle Orientierung weltweit garantiert. Eine Dolmetscher-App hilft zusätzlich noch bei Verständigungsschwierigkeiten und die Übersetzung ist schneller gefunden als mit dem klassischen Wörterbuch.

3. Die richtigen Verkehrsmittel wählen

Es ist klar, dass lange Wartezeiten – auch in der Schlange beim Check-in oder Boarding – sowie häufiges Umsteigen einem konzentrierten Arbeiten unterwegs zuwiderlaufen. Es lohnt sich also nicht nur, Zusatzleistungen wie einen „Schnellen Check-in“, „Priority Boarding“ oder Sitzplatzreservierungen zu buchen, sondern vor allem auch die Verkehrsmittel so zu wählen, dass möglichst nahtlose Umstiege machbar sind – auch wenn entsprechende Verbindungen mehr kosten. Im Verkehrsmittel selbst sollte ebenfalls alles in Anspruch genommen werden, was einer entspannten Arbeitsatmosphäre dient, seien es Sitze mit mehr Beinfreiheit oder ein ruhiger Platz an einem Tisch in der ersten Klasse im Zug. Am Zielort ist oft das Taxi das angenehmste Verkehrsmittel, schließlich muss man sich darin nicht auf den Verkehr oder das Streckennetz des ÖPNV konzentrieren.

4. Technik für die Reise

Wenn ein Mitarbeiter unterwegs effektiv arbeiten soll, braucht er die entsprechende technische Ausstattung. Dazu gehören in jedem Fall ein Smartphone und ein Laptop oder Tablet. Je nachdem, in welcher Branche man tätig ist, können weitere Geräte nützlich sein. Firmen sollten ihre Mitarbeiter fragen, was diese unterwegs benötigen, und sie entsprechend ausstatten. Es kann auch sinnvoll sein, ein spezielles Business-Hotel zu buchen, in dem eine Office-Basisausstattung mit Drucker und anderem genutzt werden kann. Manchmal gibt es sogar einen hoteleigenen Sekretariatsservice.

5. Internet auf der Fahrt und im Hotel

Ohne Internet läuft heutzutage nicht mehr viel, dementsprechend muss gewährleistet werden, dass der reisende Mitarbeiter trotz eventueller Zusatzkosten immer online ist. Technisch ist das mittlerweile auch unterwegs möglich und es gibt Internet in Zügen, Reisebussen und sogar im Flugzeug. Bei der Hotelbuchung sollte immer auf kostenloses WLAN geachtet werden.

6. Zusatzleistungen, die Mitarbeiter glücklich machen

Zufriedene Mitarbeiter sind selbst sprechend motivierter und somit auch produktiver. Oft lohnt sich deshalb die Investition in ein etwas hochwertigeres Hotel, das zentral liegt, ein gutes Verpflegungsangebot hat und gegebenenfalls ein Fitnessstudio und/oder Wellnessbereich bietet, damit die Mitarbeiter in ihrer knappen Freizeit bestmögliche Erholungsmöglichkeiten haben.

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7. Abwesenheit der Angestellten im Unternehmen organisieren

Oft wird vergessen, dass die Abwesenheit von Mitarbeitern im Unternehmen zu Engpässen führen kann und somit der reibungslose Ablauf im Unternehmen gefährdet ist. Dementsprechend sollten Sie frühzeitig einen Vertreter bestimmen, der alle notwendigen Vollmachten und Zugangsdaten erhält, damit das Geschäft ohne Probleme weitergehen kann. Zudem sollten die Angestellten darüber informiert werden, wie die Reisenden im Notfall erreicht werden können.

8. Nach der Reise ist vor der Reise

Mit smarten Abrechnungs-Tools lässt sich viel Zeit sparen. Statt alle Belege zu sammeln und dann einzuscannen oder gesammelt an die nächste Abteilung zu geben, kann man die Belege einfach direkt mit dem Handy fotografieren und hochladen. Automatisiertes Ausgaben-Management erleichtert die Reise und bedeutet weniger Aufwand. Die nächste Stufe der Automatisierung ist die Nutzung eines Tools und Services, das die Zahlung durch Kostenübernahme komplett übernimmt. Hotel- und Transportkosten werden über einen Anbieter gezahlt.

Quelle: Comtravo

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