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Reisekosten Ab 2014 gelten neue Regeln für Dienstreisen

Autor / Redakteur: Thomas Nöthen / Dr. Gesine Herzberger

Ab dem 1. Januar 2014 treten neue Reisekostenbestimmungen in Kraft. Unternehmen sollten sich zügig auf die Neuerungen einstellen – sonst droht Ärger mit den Finanzbehörden und berufliche Reisekosten werden womöglich nicht anerkannt.

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Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.
Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.
(Bildquelle: Fotolia.com © Anselm Baumgart)

Kundenbesuche, Meetings oder Messen: Dienstreisen gehören in vielen Jobs zum Tagesgeschäft. Bisher war die Abrechnung von Dienstreisen kompliziert und aufwendig. Das soll sich jetzt ändern: Der Gesetzgeber hat die Abrechnungsmodalitäten deutlich vereinfacht. Für Unternehmen entsteht dadurch jedoch erst einmal ein organisatorischer Mehraufwand, denn sie müssen angestammte Reisekostenregelungen an die Neuerungen anpassen. Diese Umstellungen sollten Firmen nicht auf die lange Bank schieben – denn einige Details sind tückisch.

Was ist eigentlich eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn jemand aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seines Arbeitsplatzes und außerhalb seiner Wohnung tätig ist. Angenommen wird eine derartige Auswärtstätigkeit auch bei wechselnden Tätigkeitsstätten, wie sie etwa für Handelsvertreter oder Kraftfahrer typisch sind. Auch Ausbildungs- oder Fortbildungsmaßnahmen im Rahmen des Dienstverhältnisses gelten als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Grundsätzlich gilt weiterhin: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten steuerfrei erstatten. Alternativ können Arbeitnehmer die Aufwendungen in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Unternehmer setzt seine Reisekosten als Betriebsausgaben ab.

Wo eine Dienstreise beginnt und endet

Bislang bildete die so genannte „regelmäßige Arbeitsstätte“ den Start- und Endpunkt von Dienstreisen. Doch der Begriff war gesetzlich nicht eindeutig definiert. Einige Steuerzahler gestalteten ihre dienst- oder arbeitsvertraglichen Regelungen so, dass die „regelmäßige Arbeitsstätte“ taktisch günstig lag, um möglichst hohe Fahrtkosten ansetzen zu können. Dies war den Finanzbehörden naturgemäß ein Dorn im Auge.

Zukünftig ersetzt der Fiskus die „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch den gesetzlich normierten Begriff „erste Tätigkeitsstätte“. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Arbeitgeber dürfen künftig die erste Tätigkeitsstätte ihrer Arbeitnehmer bestimmen.

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Es gibt vielfältige Anlässe für Dienstreisen. Die Finanzbehörden beteiligen sich an den anfallenden Kosten nur, wenn zweifelsfrei berufliche Gründe vorliegen. Wer systematisch Nachweise sammelt, kann auch kritische Finanzbeamte überzeugen.

1. Geschäftstermine: Mehrtägige Aufenthalte und Auslandsreisen nehmen die Finanzbeamten genau unter die Lupe. Unterhält das Unternehmen am Zielort keinen Standort oder Geschäftskontakt, sollte die berufliche Motivation mit Korrespondenzen und Protokollen untermauert werden. Beispiele: Kundenbesuche, Meetings, Messen.

2. Außendienst: Einige Berufsgruppen sind im Prinzip immer auf Dienstreise, da ihre Arbeitsorte ständig wechseln. Eine sorgfältige Dokumentation aller Strecken und Termine ist Pflicht. Der Nachweis kann per Fahrtenbuch oder Arbeitgeberbescheinigung erfolgen. Beispiele: Montage, Kundendienst, Zeitarbeit.

3. Weiterbildung: Reisen an touristisch reizvolle Orte wecken das Misstrauen der Finanzbehörden. Gerade dann muss eindeutig ein betriebliches Interesse vorliegen. Belege wie Seminarprogramm, Anmeldebestätigung oder Teilnehmerlisten können Vorbehalte der Finanzbehörden entkräften. Beispiele: Lehrgang, Seminar, Sprachkurs.

(Quelle: DHPG)

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