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Expertenbeitrag

 Peter ONeill

Peter ONeill

Independent Analyst (marchnata.eu), Research Director bei Research in Action GmbH, Lead Analyst bei B2B Marketing (b2bmarketing.net), Research in Action GmbH , B2B Marketing

Anbieterauswahl Anwendung des Design Thinking auf den Anbieter-Auswahlprozess

| Autor: Peter ONeill

Den richtigen Anbieter für ein Projekt zur Automatisierung von Marketingprozessen zu finden, kann für Unternehmen eine große Herausforderung sein. Besonders wichtig ist dabei, dass Unternehmen ihre Bedürfnisse genau kennen. Peter O'Neill zeigt, wie die Anwendung des Design Thinking den Anbieter-Auswahlprozess vereinfachen kann.

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Die Design Thinking Methode lässt sich auf den Anbieter-Auswahlprozess für moderne Projekte zur Automatisierung von Marketingprozessen anwenden.
Die Design Thinking Methode lässt sich auf den Anbieter-Auswahlprozess für moderne Projekte zur Automatisierung von Marketingprozessen anwenden.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Schon in den ersten Jahren meiner Tätigkeit bei einem IT-Anbieter habe ich schnell gelernt, meine Ferien nach meiner Zielgruppe zu planen. Die gängige Praxis war, dass Kunden (oder diejenigen, die ich als Kunden haben wollte), wenn sie in den Urlaub gingen, zuerst Arbeit bei meinen Kollegen und mir abluden. Wir bekamen dann einen dicken Umschlag mit der Aufschrift „Request for Proposal“ oder noch schlimmer (weil es so unverbindlich klingt) „Request for Information“. Es handelte sich dabei um lange, detaillierte Dokumente, die eine Reihe von Spezifikationen und Funktionen enthielten, die der Kunde in unserem Produkt sehen wollte. Von uns wurde erwartet, dass wir alle Fragen bearbeiten und eine Rückmeldung geben, wenn sie aus dem Urlaub zurückkommen. Die meisten Ausschreibungen wurden, insbesondere hier in Deutschland, in den Sommermonaten und kurz vor Weihnachten durchgeführt.

Ich hatte den Eindruck, dass die Erstellung dieser Ausschreibungsunterlagen und die anschließende Bearbeitung der Lieferantenantworten für viele Einkäufer im Vordergrund standen. Die späteren Phasen (Präsentation, Demo, Verhandlung, Verkauf) schienen dagegen sehr schnell zu erfolgen.

Natürlich hat mich meine Berufserfahrung gelehrt, dass das berühmte Sprichwort „70% der IT-Projekte scheitern“ sehr wahr ist. Ich denke, dass ein Grund dafür der oben genannte Prozess ist. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die wichtigste Komponente eines Prozessautomatisierungsprojektes der Vendor Selection Process (VSP) ist. Sobald das erledigt ist, ist es einfach – dann installieren, konfigurieren, schulen und betreiben Sie das System.

Ich habe gerade erst einen Kunden bei seinem VSP unterstützt und war bei seinen Treffen mit fünf potenziellen Anbietern dabei, um meinen Input als „Outsider“ zu liefern. Ich denke, dass meine Einschätzung der Angebote der verschiedenen Anbieter und des Potenzials, sich in ihre geplante technische Architektur einzufügen, nützlich für meinen Kunden war. Aber trotzdem habe ich das Gefühl gehabt, dass der Kunde nicht wirklich auf das gesamte Projekt vorbereitet war – die Gefahr, dass sie zu den 70% gehören, war unmittelbar. Deshalb sagte ich ihnen, dass ich bemerkt hatte, dass viele Aspekte des Projekts noch nicht durchdacht waren, als ich sie nach ihren Bedürfnissen und Herausforderungen fragte. Das hatten sie zu diesem Zeitpunkt:

  • Keine Mustergeschäftsabläufe (von denen viele außerhalb der Software liegen, die sie kaufen werden).
  • Kein Profil ihrer potenziellen Nutzer (Geräte, Kompetenzen, Präferenzen)
  • Keine Musterberichte oder Dashboards
  • Keine Priorisierung in der Anforderungsliste – alles war gleichermaßen wichtig

Prozessautomatisierungsprojekte scheitern an einer schlechten Abstimmung zwischen Projektlösung und Anforderungen. Und wenn ich „Projekt“ sage, meine ich viel mehr als nur das Softwareprodukt. Die Lösung muss das gesamte zu verbessernde Geschäftsszenario abdecken, was in der Regel nur teilweise durch Technologie geschieht – Prozess und Organisation müssen immer aufeinander abgestimmt werden.

Meiner Meinung nach ist es jetzt an der Zeit, die Rolle des VSP zu überdenken – es sollte nicht „das Mittel zum Zweck“ sein, sondern besser der Kick-off für ein Projekt zur Prozesstransformation.

Der Design Thinking Prozess des Stanford Institute of Design

Im Jahr 2009 hat das Hasso Plattner Institute of Design in Stanford das Konzept des Design Thinking entwickelt, das von vielen IT-Organisationen und Softwareanbietern als Grundlage für ihre Entwicklungsprojekte übernommen wurde. (Früher hätten wir IT-Experten es Rapid Prototyping oder Iterative Verarbeitung genannt). Die damit verbundene Methode SCRUM wurde inzwischen sogar von modernen Marketingabteilungen übernommen.

Mindsets
Mindsets
(Bild: Hasso Plattner Institue of Design at Stanford)

Der Stanford d.School Design Thinking Prozess schlägt diese Schritte innerhalb eines Projekts vor: Einfühlen – Definieren – Ideen – Prototyp – Test. So stelle ich mir also ein modernes Projekt zur Automatisierung von Marketingprozessen vor:

Einfühlen: Sammeln und beschreiben Sie Ihre Anforderungen nicht anhand von technischen Spezifikationen, sondern anhand von realen Geschäftsszenarien – verbesserte Arbeitsabläufe, für die sich Marketer interessieren. Fügen Sie Personenprofile und den gewünschten Nutzungsmodus hinzu (Marketing- oder IT-zentrierter, fortgeschrittener oder gelegentlicher Benutzer, bevorzugtes Gerät, Aufgabenort, Berichtsanforderungen, Millenials). Eine Szenario-Dokumentation sollte den Briefings für Marketingagenturen ähneln und nicht einer RFP-Tabelle.

Definieren: Basierend auf der Zusammensetzung des User-Teams und anderen Anforderungen, wie Integrationen und Services, sollten Sie in der Lage sein, die Anbieter leicht zu segmentieren, um zu einer Auswahlliste zu gelangen. Stellen Sie diesen Anbietern die Szenario-Dokumentation zur Verfügung und sammeln Sie ihre Antworten als erste Auswahlphase. Lassen Sie sie kreativ sein – sie können vielleicht sogar Prozessverbesserungen vorschlagen, die Sie noch nicht identifiziert haben.

Ideen: Investieren Sie hier Zeit, um mit drei bis fünf Anbietern zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, wie sie Ihnen bei der Automatisierung der Szenarien helfen können. Wenn Sie diese Phase einschränken möchten, begrenzen Sie die Anzahl der Szenarien, an denen jeder Anbeiter arbeitet – eines genügt wahrscheinlich, damit Sie sich einen Eindruck von der Eignung des Anbieters als Geschäftspartner machen können.

Prototyp: Ihre Anbieter sollten nun in der Lage sein, zu demonstrieren, wie sie Ihre Szenarios mit ihrer Software unterstützen können. Sie sollten sich nun auf einen oder vielleicht zwei Anbietern festlegen. Nutzen Sie diese Phase nicht nur, um zu prüfen, ob sie realistische Erwartungen haben, sondern auch, wie die Projektmitglieder zusammenarbeiten werden. Erstellen Sie eine Konfliktsituation, indem Sie ein Szenario ändern, um zu sehen, wie alle Beteiligten reagieren.

Test: Nach der Auswahl Ihres Technologieanbieters treten Sie nun in die Projekt-Rollout-Phase ein, die sich in der Regel nur auf ein Team, einen Standort oder einen Geschäftsbereich konzentriert, um Erfolge zu erzielen, und anschließen eine umfangreichere Rollout-Phase zu starten. Sie können weiterhin erwarten, dass der Anbieter Sie als Geschäftspartner behandelt und an Ihrem Erfolg arbeitet.

Diese Testphase wird eigentlich nie enden. Wenn Sie klug sind, werden Sie ein laufendes Live-Dokument Ihrer Geschäftsanforderungen pflegen, da sich diese ändern werden. Speichern Sie es an einem flexiblen und bearbeitbaren Ort, damit Sie ständig überprüfen können, was Sie benötigen und welche Kosten damit verbunden sind. Fragen Sie sich auch, was Sie nicht mehr brauchen. Oder was seit Monaten nicht mehr verwendet wurde? Wer nutzt die Software jetzt – ist das anders als ursprünglich angenommen?

Ich halte Sie weiter auf dem Laufenden! Ihr Peter O‘Neill

(ID:46028520)

Über den Autor

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Independent Analyst (marchnata.eu), Research Director bei Research in Action GmbH, Lead Analyst bei B2B Marketing (b2bmarketing.net), Research in Action GmbH , B2B Marketing