Automatisierung im Recruiting Candidate Experience Management – die Stellschraube im Recruiting

Ein Gastbeitrag von Sven Konzack*

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Im B2B Umfeld fehlt es allerorten an Fachkräften. Unternehmen sind auf zügige Neueinstellungen angewiesen. Dabei spielt die Candidate Experience eine große Rolle, denn Kandidaten wollen einfache und transparente Prozesse. Wir haben hier 5 Schritte für Sie, wie Sie Bewerber erfolgreich ansprechen können.

Dem Fachkräftemangel entgegenwirken? Mit Candidate Experience Management, als wichtiger Stellschraube im Recruiting, ist es möglich, Bewerber für sich zu gewinnen und positiv anzusprechen.
Dem Fachkräftemangel entgegenwirken? Mit Candidate Experience Management, als wichtiger Stellschraube im Recruiting, ist es möglich, Bewerber für sich zu gewinnen und positiv anzusprechen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Kompetente Arbeitskräfte zu gewinnen, ist heute eine Mammutaufgabe: Laut einer im August 2022 vorgestellten Umfrage des Münchner Ifo-Instituts kämpfen 87 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit einem Fachkräftemangel. Allerdings kommt frischer Wind in den Bewerbermarkt: Zu verzeichnen ist eine höhere Durchlässigkeit zwischen Branchen und Segmenten. Viele Fachkräfte sind offen für einen Wechsel und die Flexibilität steigt.

Candidate Experience Management erleichtert Recruiting

Wer sich heute auf eine Stelle bewirbt, möchte von Anfang an ein gutes Gefühl haben. Daher sollten Unternehmen bei allen Kontaktpunkten mit Bewerbern ein hohes Maß an Transparenz und Wertschätzung gewährleisten. Außerdem braucht es einfache Bewerbungsprozesse ohne unnötige Hürden. Die Grundlage dafür legt in strategischen Candidate Experience Management. Dies umfasst alle Schritte vom ersten Kennenlernen des Unternehmens bis zum Job-Start – und darüber hinaus. Deshalb hier jetzt alle wichtigen Informationen dazu, wie Unternehmen in 5 Schritten Kandidaten ansprechen und halten können.

1. Awareness:

Ein Kandidat wird auf das Unternehmen oder eine Vakanz aufmerksam –beispielsweise mittels eines Jobportals, einer Jobmesse oder durch Empfehlung. Was können Unternehmen tun?

Employer Branding stärken: Der Ruf einer Firma strahlt auf ihre Attraktivität als Arbeitgeber aus. Heute wünschen sich Bewerber, in einer Organisation tätig zu sein, die wirtschaftlich solide positioniert ist und darüber hinaus einen Beitrag zur Wertschöpfung bei CSR-Themen (Corporate Social Responsibility) leistet: Dazu gehört soziales, kulturelles und politisches Engagement sowie der Klimaschutz. Bei alledem bleibt ferner ein Engagement für die Angestellten wichtig: Hierzu zählen die Unternehmenskultur und das Miteinander ebenso wie Benefits, von denen der einzelne profitiert.

Gestaltung und Distribution von Stellenanzeigen: Damit Stellenanzeigen online leicht gefunden werden, müssen sie entsprechend gestaltet und verbreitet werden. Es kommt auf ein attraktives Design ebenso an wie auf Jobsuchmaschinen-Optimierung. Wie oft und wo genau Keywords auftauchen, ist abhängig von den konkreten Zielen und den für die Distribution verfügbaren Budgets.

Persönliche Kontaktpunkte: Bei Kontakten auf Veranstaltungen ist der Erstkontakt wichtig. Gerade auf Jobmessen gilt es daher, die Ansprechpartner vorher ausführlich vorzubereiten, damit mögliche neue Mitarbeiter empathisch angesprochen werden und einen positiven Eindruck mitnehmen. Wie im Vertrieb, so sollten auch im Recruiting neue Kontakte sauber in einer Datenbank gepflegt werden.

2. Information und Recherche:

Nachdem potenzielle Kandidaten auf ein Unternehmen aufmerksam werden, suchen sie in der Regel über verschiedene Kanäle nach detaillierten Informationen. Ihr Ziel ist es, ein umfassendes Bild zu gewinnen. Quellen dafür sind etwa die Website, Berichte in der Presse oder Auftritte in sozialen Netzwerken. Ergänzend werden häufig auch Telefonate mit Ansprechpartnern in Fachabteilung oder HR geführt. Was können Unternehmen tun?

Content in verschiedenen Medien: Eine aktive Gestaltung des Contents auf Online-Kanälen und das Schaffen einer positiven Resonanz in der Presse sind elementare Schritte, um Bewerbern einen positiven Eindruck zu ermöglichen. Karriere-Plattformen auf Facebook oder LinkedIn ermöglichen einen lebendigen Eindruck des Arbeitslebens und der Unternehmenskultur.

Ansprechpartner briefen: Alle Beschäftigten, die potenziell mit Bewerbern in Kontakt sind, sollten vertraut sein mit relevanten Informationen zur Firma sowie zu den vakanten Stellen. Auch eine freundliche Kontaktgestaltung ist obligatorisch. Daher sind umfassende Briefings notwendig.

3. Bewerbung:

Zur Bewerbungsphase gehört neben der Einreichung der Unterlagen auch das Vorstellungsgespräch, ein etwaiges Assessment Center und weitere Gespräche bis zu einer Entscheidung beider Seiten. Was können Unternehmen tun?

Einfache Bewerbungen: Hat die Stellenanzeige das Interesse eines Bewerbers geweckt, ist bereits das erste Ziel erreicht. Um keine unnötigen Hürden einzubauen – und damit Absprungraten zu erhöhen – sollten lediglich die wirklich notwendigen Daten abgefragt werden. Lebensläufe sollten automatisiert erfasst werden mittels Upload oder LinkedIn-Profil. Zudem empfiehlt es sich stets, Bewerbungen direkt auf der Webpage zu ermöglichen, auf der sich die Ausschreibung befindet – ob das auf einer Jobplattform oder auf der Karriereseite ist.

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Zügige und transparente Reaktionen: Verzögerungen im Ablauf sind nicht nur mit dem Risiko verbunden, dass Kandidaten bereits anderswo unterschreiben. Sie hinterlassen auch einen schlechten Eindruck. Im Idealfall halten Personaler die Bewerber daher stets auf dem Laufenden über den aktuellen Stand. Empfehlenswert ist eine Taktung von jeweils maximal zwei Wochen zwischen den einzelnen Schritten. Auch im Falle einer Absage sollte die Freundlichkeit gewahrt werden.

4. Preboarding:

Im Falle einer beidseitigen Zusage geht es nun um die Vertragsabwicklung. Ist dieser Schritt geschafft, scheint alles geklärt. Doch tatsächlich ist die Absprungrate von Vertragsunterzeichnung bis zum geplanten Jobbeginn in vielen Unternehmen rasant gestiegen – der Grund dürfte in einem hohen Angebot an Jobs liegen. So wird nicht selten eine andere Stelle vorgezogen, obwohl bereits ein Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Was können Unternehmen tun?

Kontinuierliche Kontaktpunkte: Positive Kontaktpunkte zwischen der Firma und dem zukünftigen Angestellten sind auch nach Vertragsunterschrift wichtig: Sowohl Fachabteilung als auch HR sollten laufend im Austausch mit allen Neuen bleiben und nach Möglichkeit persönliche Treffen ermöglichen. Geeignet ist beispielsweise ein planmäßiges Get-Together bei einem Kaffee mit denjenigen, die in Kürze starten. Wenn Meetings digital stattfinden, ist dieser Schritt auch in einer „virtuellen Kaffeeküche“ möglich.

Zusenden von Info-Material: Wenn etwa Materialien wie Leitfäden, Infos über Abläufe, Themen und Projekte schon vorab zur Verfügung gestellt werden, unterstützt das die Vorbereitung. Außerdem wird das Gefühl gestärkt, gut anzukommen.

5. Onboarding und Bindung:

Der Start in einen neuen Job entscheidet oft über die weitere Zukunft. Was können Unternehmen tun?

Begrüßung und Zielvereinbarungen: In der Onboarding-Phase sind Gespräche zur Zielvereinbarung und zum organisatorischen Rahmen ebenso von Bedeutung wie die aktive Integration des neuen Mitarbeiters ins Team. So wird die Basis gelegt, dass beide Seiten auch nach Abschluss der Probezeit ein gutes Gefühl haben. Regelmäßig sollte insbesondere zu Beginn ein Austausch zwischen dem „Neuen“ und seinem Vorgesetzten stattfinden, um die beidseitige Zufriedenheit sicherzustellen und bei Bedarf einzelne Punkte zu optimieren.

Fazit zu Candidate Experience Management

Eine gute Zusammenarbeit zwischen HR und Marketing ist wichtig und entscheidend, um Bewerber erfolgreich anzusprechen. Automatisierung kann den gesamten Prozess begleiten und unterstützen – so wird durch digitale Lösungen ein Beitrag zu zwischenmenschlicher Interaktion geleistet. Wie das im Detail funktioniert und welche Lösungen infrage kommen, wird in Kürze in einem Folgeartikel beantwortet.

*Sven Konzack ist Geschäftsführer der Staffery GmbH.

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