CRM-Faktencheck

Agiles vs. klassisches Projektmanagement bei der CRM-Einführung

| Autor / Redakteur: Tobias Mirwald* / Florian Karlstetter

Sollten B2B-Unternehmen beim Projektmanagement auf agile oder klassische CRM-Lösungen setzen?
Sollten B2B-Unternehmen beim Projektmanagement auf agile oder klassische CRM-Lösungen setzen? (Bild: gemeinfrei / Pexels)

Agile Methoden haben sich mittlerweile nicht nur im Projektmanagement von Start-Ups, sondern auch von großen Unternehmen etabliert. Auch letztere setzen auf innovative Lösungen wie Scrum, Kanban und Co. Ist im Gegenzug hierzu das klassische Projektmanagement zu starr und behäbig?

Die beiden Einführungsmethoden – klassisch und agil – folgen einer unterschiedlichen Logik und haben ihre Vor- und Nachteile. Um herauszufinden, welche der beiden Methoden für Ihr Projekt die richtige ist, sollten Sie den Faktencheck zwischen agilem und klassischen Projektmanagement machen. Dabei sollten Sie allerdings einige Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens und Ihres Projekts bei der Entscheidung berücksichtigen. Folgende drei Kriterien helfen Ihnen bei der Orientierung:

Kriterium 1: Wie kostensicher sind die Methoden?

Immer wieder wird die Planbarkeit der Kosten als Pluspunkt für das klassische Projektmanagement genannt. Wir haben dieses Argument genauer unter die Lupe genommen: Die Kostensicherheit im klassischen CRM-Projekt. Bei der klassischen Einführungsmethode wird eine Software konzipiert, entwickelt und ausgeliefert und nur noch durch kleinere Releases angepasst. Das sogenannte Wasserfall-Modell bietet auf den ersten Blick Kostensicherheit bei klassischen Projekten: Aufgrund der detaillierten Software-Spezifikation schätzt der CRM-Anbieter ab, wie viele Manntage zur Entwicklung nötig sind. Daraus ergeben sich die Kosten für die CRM-Einführung. Aber: Bei umfangreichen CRM-Projekten kommt es in der Praxis immer wieder zu Änderungen. Müssen Prozesse vielleicht doch anders gestaltet werden? Passt das CRM auch dann noch zum Unternehmen, wenn sich in der Zukunft die Struktur des Unternehmens ändert?

Kommen solche Fragen im Projekt auf, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht um jeden Preis an der ursprünglichen Spezifikation festhalten – schon alleine im Sinne der Anwenderakzeptanz. Muss die Spezifikation angepasst werden, ändert sich entsprechend der Aufwand und die vermeintliche Kostensicherheit ist dahin. Deshalb gilt im klassischen Projekt: Die Kosten sind kalkulierbar, sofern sich nicht während der Umsetzung neue Anforderungen ergeben. Gerade bei großen Projekten ist das jedoch häufig der Fall.

Die Kostensicherheit im agilen CRM-Projekt: Definierte Festpreise sind nichts für das agile Projekt.

Starre Vorgaben widersprechen ganz klar dem Wesen der Agilität. Ein Entwickler-Team des Software-Anbieters passt die Software schrittweise an Ihre individuellen Anforderungen an. Oft starten Sie mit einem Bereich, zum Beispiel dem Vertrieb oder dem Marketing, und setzen nacheinander die Anforderungen um. Den Arbeitsaufwand für die jeweiligen Bereiche ermittelt das Projektteam im Grobkonzept. In der Praxis werden Entwicklungsschritte in gut überblickbare Zeiträume gegliedert, etwa veranschlagt der CRM-Anbieter den Aufwand mit 20 Manntagen. So strukturierte einzelne Bereiche können Sie gut controllen.

Natürlich bietet das keine garantierte Kostensicherheit, trotzdem können Projektverantwortliche den Aufwand gut abschätzen, weil Sie die genauen, aktuellen Anforderungen gemeinsam erarbeiten und flexibel anpassen. Das beugt teuren Fehlentwicklungen vor. Die Gefahr beim agilen Projekt besteht jedoch an ganz anderer Stelle, denn oft kommt der Appetit beim Essen: Das heißt, erste Bereiche werden sehr gut angepasst, es werden viele Funktionen umgesetzt, die „nice to have“ sind, aber eigentlich nicht vorgesehen waren. Das Problem besteht dann darin, dass die weiteren Bereiche aus Kostengründen nicht entsprechend der eigentlichen Planung umgesetzt werden können – oder nur mit einem höheren Kostenaufwand.

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Kriterium 2: Wie sieht der zeitliche Rahmen für Ihr CRM-Projekt aus?

Aufgrund ihrer Logiken folgen klassische und agile Projektmanagement-Methoden unterschiedlichen Zeitplänen. Welcher passt besser zum Rahmen Ihres CRM-Projekts? Es ist wichtig, den zeitlichen Rahmen beim klassischen Projekt zu beachten. Dies beinhaltet, die Software zu konzipieren, zu entwickeln, auszuliefern und kleinere Anpassungen vorzunehmen. So sieht der Ablauf bei der traditionellen Einführungsmethode aus. Für das Projektteam bedeutet das eine starke zeitliche Belastung zu Beginn des Projekts. Schließlich definieren die Beteiligten hier die Anforderungen, die Prozesse, das Lastenheft und die Spezifikation.

Während der Umsetzung des Projekts ist der Aufwand für das Projektteam dann eher gering, bevor es vor Ende des Projekts wieder in eine heiße Phase geht: Das Testen der Lösung, eventuelle Änderungen und Schulungen stehen dann an und nehmen einiges an Zeit in Anspruch. Der Aufwand für das Unternehmen ist bei klassischem Vorgehen also punktuell bei der Konzeption und Auslieferung hoch, dazwischen geringer.

Der zeitliche Rahmen beim agilen Projekt

Die agile Methode geht dagegen iterativ vor: Auf Basis von Workshops wird in kurzer Zeit ein Prototyp entwickelt. Dieser deckt die Grundanforderungen bereits weitgehend ab. Weitere Anforderungen werden Schritt für Schritt in Workshops definiert und anschließend umgesetzt. Die Mitarbeiter sind so von Beginn an aktiv und dauerhaft eingebunden. Dadurch ist die agile Methode zeitintensiv und verlangt die stetige Mitarbeit des Teams. Das muss allen Beteiligten im Vorfeld klar sein.

Die Geschäftsleitung muss den Teammitgliedern die entsprechende Zeit zur Verfügung stellen. Der Vorteil: Weil Mitarbeiter die neue Lösung schrittweise testen und nutzen, ist die Akzeptanz der Software besonders hoch. So kann eine agile Methode wie Scrum für komplexe Projekte mit engem Zeitrahmen besser geeignet sein. Vom Projektteam ist wegen der häufigen kurzen Abstimmungsphasen eine stetige Mitarbeit erforderlich. Sie müssen kontinuierlich Zeit für das CRM-Projekt aufwenden.

Kriterium 3: Welche Vorarbeit haben Sie schon geleistet?

Wenn Sie schon ein detailliertes Lastenheft erstellt und Ihre Zielprozesse definiert haben, stehen Ihnen grundsätzlich beide Projektmanagement- Methoden offen – mit der klassischen Variante kommen Sie aber unter Umständen schneller an Ihr Ziel. Anders sieht es aus, wenn Sie erst ein grobes Lastenheft haben, noch nicht alle Anforderungen definieren konnten oder wenn einige Prozesse noch nicht klar sind.

Natürlich wäre hier der Idealfall, dass Sie die Vorarbeit vor Projektstart erst erledigen, in der Praxis sieht dies auf Grund der engen Zeitpläne jedoch oft anders aus. Hier kann der Vorteil beim agilen Vorgehen liegen: Sie erarbeiten iterativ die Detailanforderungen gemeinsam in Workshops und profitieren dabei von Ihrem bereits aufgebauten Vorwissen aus dem Projekt. Die so gemeinsam erarbeitete Lösung wird für die Projektteilnehmer greifbarer.

Fazit: Vergessen Sie bei der Entscheidung die User nicht

Für welche Methode zur CRM-Einführung Sie sich entscheiden, hängt von einer Reihe von Kriterien ab. Denken Sie neben den Kosten, dem zeitlichen Aufwand für das Projektteam und der bereits geleisteten Vorarbeit auch an die User-Akzeptanz: Hier liegt der Vorteil beim agilen Projekt, denn die Anwender kommen Stück für Stück in Berührung mit der neuen Software, lernen diese kennen und sind stärker eingebunden.

Beim klassischen Projektmanagement kommen die Anwender erst bei der Auslieferung mit der neuen Software in Kontakt. Da die CRM-Einführung oft mit veränderten Prozessen einhergeht, ist es umso wichtiger, die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern zu sichern. Das gelingt mit gezieltem Projektmarketing und professionellem Changemanagement, indem Sie relevante Informationen zur Verfügung stellen und Ihre Mitarbeiter einbeziehen.

* Tobias Mirwald ist Geschäftsführer der ADITO Software GmbH.

** Dieser Beitrag erschien zuerst auf unserem Partnerportal CloudComputing Insider.

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