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Vendor Management Damit der Einkauf die Zügel in der Hand behält

Autor / Redakteur: Anja Crecelius, Nadja Müller* / Lena Müller

Unternehmen aller Branchen beauftragen externe Mitarbeiter und Dienstleister. Oft ist dieser Zukauf von Ressourcen mit erheblichem Administrations- und Abwicklungsaufwand verbunden, sowohl für den Einkauf als auch für die Fachabteilungen des Unternehmens.

Ein durchdachtes Vendor Management System kann das Spannungsverhältnis zwischen Fachbereichen und Einkauf auflösen und die Compliance sicherstellen. Durch die Automatisierung der Prozesse behält der Einkauf die Zügel in der Hand.
Ein durchdachtes Vendor Management System kann das Spannungsverhältnis zwischen Fachbereichen und Einkauf auflösen und die Compliance sicherstellen. Durch die Automatisierung der Prozesse behält der Einkauf die Zügel in der Hand.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Hinzu kommen Herausforderungen wie Maveric Buying oder das Einhalten der komplexen Compliance. Ein Vendor Management System kann als smartes wie zeitgemäßes Tool diese Einkaufsprozesse digitalisieren. Durch die Automatisierung sinkt die Fehlerquote und gleichzeitig können massiv Prozesskosten gespart werden.

Der Zukauf von Dienstleistungen und externem Know-how ist für Unternehmen aller Branchen mittlerweile gang und gäbe. Um sich gegen Scheinselbstständigkeit abzusichern, erfolgt er in der Regel über Personalagenturen oder vergleichbare Dienstleister. Oft erfolgt auf diesem Wege auch eine Lieferantenkonsolidierung: Unternehmen haben dann nicht selbst hunderte von Freelancern unter Vertrag, die eine hohen administrativen Aufwand im Beauftragungs- und Abrechnungsprozess zur Folge haben. Stattdessen werden nur die Freelancer- bzw. Personalagenturen in deutlich kleinerer Zahl mit Rahmenverträgen gebunden. Diese haben in der Regel auch eine bessere Marktübersicht und beauftragen die angefragte Leistung für ihre Kunden. Der Bedarf kann auch über mehrere Agenturen gestreut werden.

Die Herausforderungen beim Zukauf von Ressourcen und Dienstleistungen

Trotz dieser Konsolidierung stellt der Einkauf externer Ressourcen Unternehmen vor Herausforderungen. Zum einen entstehen Konflikte zwischen Fachabteilungen und dem Einkauf: Hat der Fachbereich Bedarf an Know-how, trifft er seine Entscheidungen gern personengesteuert, während der Einkauf nur eine Leistung einkaufen will und keine Person. Es kann auch passieren, dass Fachbereiche Freelancer am Einkauf vorbei engagieren. Im Ergebnis hat dieser keinen Handlungsspielraum, weil er zu spät in den Prozess einbezogen wurde und auch die Rahmenvereinbarung mit den Lieferanten werden nicht voll ausgeschöpft. Maveric Buying stellt in vielen Branchen ein großes Problem dar.

Hinzu kommt, dass der Einkaufsprozess mit großem manuellen Aufwand einher geht, wenn Freelancer über Freitextbestellungen beauftragt werden. Muss der Einkauf zudem viele Dienstleister händeln, weil keine Lieferantenkonsolidierung durchgeführt wurde, entstehen sehr hohe Prozesskosten.

Außerdem müssen beim Einkauf externen Personals straffe Compliance-Vorschriften beachtet werden. Eine unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung oder eine Scheinselbständigkeit müssen ausgeschlossen werden: Der Freelancer darf zum Beispiel nicht in die Organisation eingebunden werden und auch ehemalige Angestellte dürfen nicht als Freie zurückkommen. Außerdem gibt es Umsatzschranken, um sicherzustellen, dass die Externen mehr als nur einen Auftraggeber haben und das unternehmerische Risiko selbst tragen. Sonst handelt es sich im rechtlichen Sinne um Arbeitnehmer und entsprechend werden für beide Seiten Sozialleistungen fällig.

Unternehmen haben stark damit zu kämpfen, wie sie diese Compliance-Regeln abbilden und ihren Mitarbeitern an die Hand geben können, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich in der Praxis beachtet werden.

Mit einem Vendor Management den Einkauf digitalisieren

Ein durchdachtes Vendor Management System kann das Spannungsverhältnis zwischen Fachbereichen und Einkauf auflösen und die Compliance sicherstellen. Durch die Automatisierung der Prozesse behält der Einkauf die Zügel in der Hand und die Risiken der Sachverhalte Arbeitnehmerüberlassung und Scheinselbständigkeit werden mitigiert.

Die Plattform bildet den gesamten Einkaufsprozess ab und automatisiert große Teile. Zunächst wird der Bedarf der Fachabteilungen eingestellt. Die Lieferanten geben daraufhin Angebote ab und der Fachbereich wählt daraus die passenden Kandidaten aus. Rahmenverträge, Bedingungen und Preismodelle sind im System hinterlegt. So kann sichergestellt werden, dass die Angebote den Vertragsbedingungen entsprechen und gleichzeitig entstehen Transparenz und Vergleichbarkeit der Dienstleister. Die individuellen Compliance-Richtlinien der Unternehmen werden bestenfalls im System durch Checklisten und im Prozess hinterlegte Workflows sowie Hinweise abgebildet. Dadurch werden Fachbereiche und Lieferanten auf ihre Verantwortung in diesem Zusammenhang hingewiesen und der Einkauf nimmt hier seine Monitoringrolle ein.

Über eine OCI-Schnittstelle ist die Plattform wie ein Katalog an das eProcurementsystem angebunden. Der Einkauf kann die Prozesse überprüfen und kann über Freigabefunktionen die Hoheit über Anfrage und Bestellungsauslösung und damit den Überblick behalten. Die Anbindung verhindert außerdem einen Medienbruch: Alle Daten, die über den Anfrage- und Angebotsprozess in der Plattform vorliegen, werden automatisch in den Einkaufswagen übernommen und der im Unternehmen etablierte Genehmigungsworkflow im eProcurementsystem kann initiiert werden. Dies vermeidet Fehler, Mehraufwand und Zeitverlust.

Ist die Übertragung in das Bestellsystem sichergestellt, kann der gesamte Vorgang in Dunkelverarbeitung ablaufen: Der Einkaufs-Workflow wird automatisiert abgewickelt. Wird die Bestellung an die Personalagentur ausgelöst, geht automatisiert eine Bestellnummer an die Plattform zurück. Damit ist der Einkaufsvorgang abgeschlossen.

Transparenter Prozess

Auch die Leistungserfassung als Folgevorgang erfolgt automatisiert. Früher wurde diese oft als Stundenzettel auf Papier vom Vorgesetzten abgezeichnet, der Freelancer übergab diese dann an seine Agentur, die wiederum eine Rechnung ans Unternehmen schickte.

Auf der Plattform wird dagegen das Timesheet des Freelancers mit allen relevanten Daten wie Stundenanzahl, Vergütung oder Leistungszeitraum als PDF hochgeladen. Durch die Anbindung an das eProcurementsystem liegt die Bestellnummer vor. So sind keine händischen Einbuchungen mehr nötig – die Posten liegen als Wareneingang im System vor. Stellt der Dienstleister die Rechnung, kann der Mitarbeiter in der Buchhaltung sie mit dem gebuchten Wareneingang-Posten im System abgleichen und sofort in den Zahlungslauf geben.

Durch diese Transparenz kennen alle Rollen den Status der Aufträge. Die Benachrichtigung über neue Entwicklungen erfolgt per Email, etwa wenn ein neues Angebot hochgeladen wurde. Der Einkauf kann sich außerdem bei Bedarf Reportings aus dem System ziehen.

Diese automatisierten Prozesse verringern die Fehlerquote, senken Prozesskosten – hier sind enorme Einsparungen möglich – und garantieren die Einhaltung der individuellen Compliance-Anforderungen. Gerade das Maveric Buying am Einkauf vorbei kann auf diese Weise komplett ausgeschlossen werden.

Unliebsame Aufgaben, wie die Verantwortung für den Datenschutz oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, können nicht mehr dem Einkauf zugeschoben werden, sondern bleiben im Fachbereich: Über die Einbindung von Anforderungen und Dokumentationen in die Plattform bestätigt der User, dass er sie verstanden hat und anwendet – händisch wäre das erneut mit viel Aufwand verbunden und kaum leistbar. Checklisten und Dokumentationen werden vom System an den richtigen Stellen vorgehalten.

Idealerweise ist ein Vendor Management System unabhängig und wird nicht von einem Personaldienstleister selbst verkauft. Dieser kann sonst nicht nur die Wahl der Dienstleister steuern, sondern sich auch unerwünschte Einblicke in die Strukturen der Kunden verschaffen. Außerdem sollte das System eine gewisse Flexibilität ohne erheblichen Customizing-Aufwand bieten. Die Schnittstelle zum eProcurementsystem ist zwar kein Must Have, für eine durchgängige Prozessautomatisierung aber sinnvoll. Ein schlankes System kann schnell und damit mit vertretbaren Kosten implementiert werden konzentriert sich auf die eigentliche Aufgabe dieses Beschaffungsprozess – zu viele Features und Varianten sind oft nicht notwendig.

Um die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern, sollte die Plattform nicht zuletzt über ein gutes Look and Feel verfügen und intuitiv ohne Einführung zu bedienen sein. Die Usability muss stimmen.

Fazit

Mit einem Vendor Management System können Unternehmen beim Einkauf externer Ressourcen nicht nur ihre administrativen Aufgaben und damit Prozesskosten erheblich reduzieren. Sie erreichen eine Vergleichbarkeit ihrer Dienstleister, Transparenz für alle Stakeholder und verhindern Zuständigkeitsschnittmengen von Einkauf und Fachabteilungen. Wichtig dabei: Ein unabhängiges System auszuwählen, das die nötige Flexibilität sowie Schnittstellen zum ERP bietet, um von den Möglichkeiten der Automatisierung voll profitieren zu können.

*Anja Crecelius ist Geschäftsführerin bei der fruuts GmbH und Nadja Müller Texterin für Wordfinder PR.

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