Digitale Transformation Das ideale Projektmanagement – von Ingenieur bis zu B2B-Vertrieb

Ein Gastbeitrag von Nadja Müller und Andreas Degen*

Bei vielen Unternehmen ist das Aufgabenspektrum sehr hoch – wie bei n-tree. Der Schweizer Spezialist für Kassen- und Zutrittslösungen war deshalb auf der Suche nach einem Tool, das sowohl dem Vertrieb als auch dem Projektmanagement hilft.

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Projektmanagement, Vertrieb und Serviceabwicklung müssen alle besser zusammenarbeiten, damit Kunden zufrieden sind. Helfen kann dabei eine Software, die alle Projekte managt.
Projektmanagement, Vertrieb und Serviceabwicklung müssen alle besser zusammenarbeiten, damit Kunden zufrieden sind. Helfen kann dabei eine Software, die alle Projekte managt.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

n-tree ist ein Spezialist für Kassen- und Zutrittslösungen sowie das Besuchermanagement in Freizeit- und Kultureinrichtungen – analog und digital. Zu den rund 500 Kunden gehören Unternehmen aus den Bereichen Bäder und Thermen, Freizeitparks, Museen, Kletterwelten, Bergbahnen und Industrie. Das Portfolio umfasst die gesamte Bandbreite von Zutrittssystemen – von der Beratung, Planung und Dimensionierung der Komponenten und Leistungen, über die Montage, Verkabelung und Dokumentation der Anlage, die Inbetriebnahme und Schulung der Mitarbeiter bis hin zu Remote- oder vor-Ort-Support. Die Lösungen von n-tree umfassen Hardware wie Ticketleser und Terminals, Software-Module wie Kasse POS und mobil, ein Cloud-Portal mit Webshop und CRM sowie Tools zum Data-Management. n-tree ist seit über 20 Jahren am Markt und hat rund 40 Mitarbeiter an drei Standorten in Österreich, der Schweiz und Deutschland.

Projektmanagement und Außendienstanforderungen abbilden

Für Projektmanagement und Serviceabwicklung nutzt n-tree eine spezielle Plattform. Davor wurde das umfangreiche Projektmanagement mit Excel und gängigen Planungstools abgebildet, doch gerade im Außendienst reichte das nicht mehr aus: Die Service-Ingenieure konnten vor Ort beim Kunden nicht auf alle Unterlagen, Kennzahlen und notwendige Informationen bzw. Daten zugreifen und nutzten Papier für die Dokumentation der Arbeitszeit. Die daraus entstehenden Medienbrüche und inkonsistente Datenlage stellten ein zentrales Problem dar. Deswegen suchte n-tree ein System, um alle Anforderungen in der Gesamtheit abdecken zu können.

Die Projekte mit dem Verkauf, der Installation und dem Betrieb von Kassen- und Zutrittssystemen umfassen eine große Bandbreite von Aufgaben – von der Montage, über die Softwareentwicklung bis hin zum Betrieb von Cloudlösungen. Wichtig ist deswegen eine klare Struktur, um die verschiedenen Vorgänge mit ihren definierten Aufgaben abbilden zu können. Zentral war außerdem eine Verknüpfung mit Outlook: Es ist im Unternehmen das zentrale Instrument, mit dem Termine für Service und Installation geplant werden. Außerdem sollte das neue Tool in der Lage sein, die Leistungen des Außendiensts mobil beim Kunden zu erfassen.

n-tree verschaffte sich einen Überblick über die Anbieter von Projektmanagement-Lösungen und stellte schnell fest, dass jene, die stark im Planungsbereich waren, keine passende App für den Service beim Kunden zur Verfügung stellten – oder andersherum. Deswegen fiel die Wahl auf ENGINE4.SERVICE von Mobile Function. Mobile Function war in der Lage, alle spezifischen Anforderungen umzusetzen. Zunächst wurden sie in einem Workshop aufgenommen und die Basics der Lösung um Projektmanagement-Features ergänzt, so dass klassische Projekte mit umfangreichen Vorgängen genauso abgebildet werden können wie die Abwicklung einzelner Serviceaufträge.

Der GoLive der Plattform erfolgte in drei Monaten. „Normalerweise kann es schon sechs Monate dauern, bis ein solches System am Laufen ist. Wir haben es in der Hälfte der Zeit geschafft,“ bilanziert n-tree Geschäftsführer Bruno Maurer. Das Customizing wurde nach agiler Methodik vorgenommen und die Anforderungen iterativ umgesetzt. „Der Prozess ist sehr gut und wurde schnell in engen Zyklen getestet und angepasst.“

Professioneller Auftritt, transparente Struktur und standardisierte Abläufe

n-tree hat jetzt ein Tool, mit dem sich alle Anforderungen abbilden lassen: Von der automatisierten Willkommens-E-Mail für Neukunden des Außendiensts, über die Organisation von Schulungsterminen und die Ablage von Dokumenten wie Elektroschemata bis hin zur Prüfung des Lagerbestands von Material. Durch Vorlagen sind die Abläufe standardisiert und alle arbeiten mit den gleichen Daten. Das System erfasst alle Informationen stringent und integriert.

Die neue Lösung passt sich zudem der Komplexität der Aufträge an: Eine Bestellung von Verbrauchsmaterialien kann zum Beispiel einfach durchlaufen und kleine Aufgaben für die Abwicklung isoliert werden, um den administrativen Overhead zu reduzieren. Aber auch Projekte mit mehr Beteiligten, Aufwänden und Vorgängen, wie die Implementierung eines komplexen Kassensystems, kann abgebildet werden. Das System erlaubt eine genaue Abstufung und damit einen sinnvollen Ressourceneinsatz. Damit verbessern sich die Übersicht und die Transparenz: Bedarfe werden schneller ersichtlich, wodurch die Kapazitätsplanung einfacher wurde.

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Die Plattform erleichtert auch die transparente Abrechnung gegenüber dem Kunden, da die Leistungen direkt vor Ort mobil erfasst werden. Die Inventarisierung des Kundenequipments wird abgebildet, so dass eine Grundlage für ein Lifecycle-Management geschaffen wurde und n-tree als Dienstleister proaktiv auf den Kunden zugehen kann – zum Beispiel bei Wartungen, aber auch bei Neuanschaffungen. Die Dienstleistung und der Auftritt beim Kunden insgesamt konnten somit professionalisiert werden.

Mobile Function schulte das Team von n-tree und stellte Informationsunterlagen zusammen. Zwölf Anwender nutzen die Lösung heute – die Buchhaltung, das Controlling, der Verkauf genauso wie Servicetechniker und Monteure und damit alle, die in die Projekte involviert sind. Die Lösung läuft stabil als Software as a Service in der Cloud.

Fazit

Mit der neuen Plattform gelingt es n-tree zum einen sein umfangreiches Projektmanagement der verschieden gelagerten Aufträge ganzheitlich abzubilden und gleichzeitig die Anforderungen des Außendiensts mit einer mobilen Lösung abzudecken. Daten liegen nun konsolidiert vor und Medienbrüche werden vermieden. Durch mehr Transparenz in den Abläufen wurden Ressourcen frei und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit gesteigert.

*Nadja Müller ist freie Texterin und Journalistin. Andreas Degen ist Geschäftsführer der Mobile Function GmbH.

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