Database Publishing im B2B – Teil 1

Durch Database Publishing die Effizienz erhöhen

| Autor / Redakteur: Sven Henckel* / Georgina Bott

Auch in einer digitalisierten Welt haben Printprodukte noch einen hohen Stellenwert.
Auch in einer digitalisierten Welt haben Printprodukte noch einen hohen Stellenwert. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Auch in einer digitalisierten Welt haben Printprodukte wie Broschüren, Flyer und Kataloge ihren Wert: Sie vermitteln leserfreundlich aufbereitet einen schnellen Überblick über das Wesentliche. Database Publishing vereinfacht und automatisiert ihre Herstellung.

Blättern, nachschlagen, markieren: Informationsprodukte in gedruckter Form wie Broschüren, Preislisten oder Datenblätter haben ihre Vorteile gegenüber Informationen in elektronischer Form. Der Leser hat sie in der Hand, kann sie bei Bedarf unterstreichen, ausschneiden und archivieren. Sie sprechen mehr Sinne an und bieten eine anschauliche Aufbereitung der relevanten Daten mit einer klaren, grafisch aufbereiteten Struktur samt Informationsblöcken und Überschriften. Der Leser gewinnt sofort Klarheit über die Kernbotschaften.

Trotz digitalem Wandel stellen Printprodukte deshalb für viele Unternehmen ein wichtiges Medium dar: Preislisten, Broschüren, Datenblätter oder technische Kataloge gehören für viele Firmen nach wie vor dazu. Bei der Produktion dieser Printprodukte kann durch die Implementierung einer Printausleitung erheblich Zeit und Geld gespart werden. Über das sogenannte Database Publishing lassen sich Printmedien aus vorhandenen Datenquellen automatisiert erstellen. Das bietet einen entscheidenden Vorteil: Die Aktualisierung der Produktinformation, die sonst mit einem hohen Aufwand verbunden ist, wird effizienter und sicherer.

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Denn gerade die Pflege von gedruckten Dokumenten mit Produktinformationen, die wie zum Beispiel Preislisten eine regelmäßige Aktualisierungen erfordern, ist sehr anfällig für Fehler. Ständig läuft man Gefahr, dass Daten nicht vollständig oder korrekt übertragen werden. Das wiegt besonders schwer, wenn es um sensible Daten wie Preisangaben oder Termine geht. Die Aktualisierung von Dokumenten mit Produktinformationen stellt die Verantwortlichen jedes Mal vor eine große Herausforderung. Verschärft wird das Prozedere noch, wenn das Printprodukt bei international agierenden Unternehmen in verschiedenen Sprachen gedruckt und entsprechend angepasst werden muss.

Datenbankgestützt, schnell und auf Knopfdruck

Database Publishing bietet sich von daher besonders für jene Printprodukte an, die häufig erscheinen oder die umfangreich sind. Die Printausleitung ermöglicht die automatisierte Erstellung ausgehend von einer oder mehreren Quellen. Das kann eine zentrale Datenbank sein, ein Product Information Management System (PIM), ein Digital Asset Management System (DAM) oder eine andere Quelle. Ein Plugin sorgt dafür, dass die Daten aufbereitet und an ein Layoutprogramm wie InDesign übertragen werden. Daten wie Artikelnummer oder Preisinformationen fließen in das Layoutdokument, das sich automatisch aktualisiert. Für die Warengruppen werden Templates festgelegt, die das Aussehen der Seite definieren, Platzhalter und Seitenraster entwickelt. Die konkreten Daten werden dann automatisiert auf Platzhalter und die Seiten gesetzt. Unternehmen bietet sich so die Chance, gedruckte Produkte aus bestehenden Datenquellen zeit- und kosteneffizient herzustellen.

Die Printausleitung ermöglicht die automatisierte Erstellung ausgehend von einer oder mehreren Datenquellen.
Die Printausleitung ermöglicht die automatisierte Erstellung ausgehend von einer oder mehreren Datenquellen. (Bild: Laudert)

Plugin als Herzstück der Printausleitung

Zentrales Bindungslied in der Ausleitung und Aufbereitung der Daten ist ein Plugin. Es stellt die Verbindung vom Layoutprogramm zur Datenquelle, wie dem PIM-System her. Zudem steuert es die Template-Erstellung und die Verwaltung. Das Plugin priint:comet hat sich für die Printausleitung etabliert. Adobe InDesign-Komponenten sind Bestandteile der priint:suite. Die priint:suite verbindet Inhalte aus mehr als 50 Systemen mit dem Publishingprozess für eine integrierte Multichannel Kommunikation. Mit einer offenen und skalierbaren Architektur kann die priint:suite zudem flexibel auf unterschiedlichste Anforderungen von Unternehmensseite reagieren. Es besteht für Unternehmen auch die Möglichkeit statt mit einem InDesign-Server mit einem WERK II-PDF-Renderer zu arbeiten. Der auf Basis der Software entwickelte Prozess der Ausleitung läuft in beiden Fällen vollautomatisiert ab.

Printausleitung in drei Schritten

Zur Planung einer erfolgreichen Printausleitung gehört eine dreiteilige Analyse, die die Publikation, die Datenquellen und den Prozess der Ausleitung durchleuchtet. Zunächst muss also Klarheit darüber herrschen, welche Objekte ausgeleitet werden sollen und wie ihr Aufbau, ihre Struktur und Gestaltung aussehen. Bereits definierte Standards werden übernommen, gleichzeitig Möglichkeiten zur Vereinheitlichung überprüft. Im nächsten Schritt werden die Datenquellen untersucht: Die Datenvorhaltung muss dabei zur Struktur der Publikation passen. Liegen die Daten unstrukturiert vor, müssen in den Quellen zunächst Anpassungen vorgenommen werden. In der finalen Prozessanalyse geht es schließlich um die Zuständigkeiten, die Reihenfolge und Freigaben der Ausleitung.

Database Publishing ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Herstellung und Aktualisierung von Printprodukten wie Flyern, Broschüren und Katalogen. Mit der richtigen Analyse und Vorbereitung der Prozesse können Unternehmen Zeit und Kosten bei der Erstellung ihrer Werbemittel sparen. Eine Printausleitung stellt somit eine zeitgemäße Lösung gerade für die Produktion von umfangreichen Dokumenten dar.

B2B-Praxisbeispiel Brillux

Die Herstellung von Etiketten, zum Beispiel für Farben und Lacke, stellte den Farben-Spezialist Brillux vor einige Herausforderungen. Wie die eingeführte automatisierte Printausleitung dem Hersteller ermöglicht einen fehlerfreien und automatisierten Druck zu erreichen, lesen Sie in Teil zwei der Serie „Database Publishing im B2B“.

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* Sven Henckel ist stellvertretender Leiter Medien-IT bei Laudert.

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