Prozessoptimierung

4 Schritte bei der Einführung von RPA

| Redakteur: Elisa Mundt

Weg von Bauchgefühl und Datenmonopolen - Unternehmen müssen sich wandeln.
Weg von Bauchgefühl und Datenmonopolen - Unternehmen müssen sich wandeln. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Viele Unternehmer kennen die Prozesse in ihrem Betrieb nicht – und selbst wenn sie theoretisch den Überblick haben, wissen sie oftmals nicht, wie die Ausführung in der Praxis aussieht. Wir stellen Ihnen 4 Schritte zur Einführung von RPA vor.

In vielen Fällen liegen Welten zwischen der theoretischen Prozessbeschreibung und der praktischen Ausführung des täglichen Arbeitens. Das Hintergrundwissen steckt in den Köpfen oder steht auf handschriftlichen Notizen der Angestellten. Im schlechtesten Fall handeln diese – oft nicht einmal rational nachvollziehbar – einfach nach Bauchgefühl. „Bei der Einführung von RPA, also Robotic Process Automation, gilt es jedoch sämtliches Wissen aufzudecken, Lücken zu erkennen und jeden einzelnen Schritt zu protokollieren“, erklärt Alexander Steiner. „Je nachdem wie groß die Lücke zwischen der auszuführenden Aufgabe und der Dokumentation tatsächlich ist, gestaltet sich die Aufbereitung eines vollständigen Bildes zu einer mehr oder minder großen Herausforderung – ebenso wie durch diverse Ausführungsvariationen eines Prozesses.“

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1. Analyse

Von der Einführung einer Software-Automation versprechen sich die Anwender zum einen eine gesteigerte Produktivität und zum anderen Kosteneinsparungen. Zudem gilt es Mitarbeiter zu entlasten, damit diese die Möglichkeit haben, sich mit ihrer fachlichen Kompetenz wieder voll und ganz auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. „Um die tatsächliche Auswirkung – sprich Effizienzsteigerung – durch RPA messen zu können, sollten Unternehmer bereits im Vorfeld über den Ablauf der zu automatisierenden Geschäftsprozesse Bescheid wissen“, so Steiner. Nur wer beispielsweise die Durchlaufzeiten im Backoffice genau kennt, kann die positiven Entwicklungen und letztendlich Einsparungen definieren. Aber wie aufwendig ist die detaillierte Analyse jedes einzelnen Prozesses? Können Mitarbeiter gegebenenfalls die notwendigen Auskünfte liefern?

2. Suche nach Wissen

Texte, Listen, Spickzettel: Viele Informationen zur Vorgangsbearbeitung liegen sicher verwahrt in den Schreibtischschubladen der Mitarbeiter. Mithilfe des eigens angelegten Datenmonopols lassen sich die alltäglichen Abläufe effizient abarbeiten. Möglicherweise haben sich die Informationen einfach angestaut, da sie mit der Zeit gewachsen sind. Dabei wurde das Wissen in einigen Fällen vielleicht bereits an die Kollegen weitergegeben, in anderen Fällen möchten Mitarbeiter ihre mühsam erarbeiteten Kenntnisse unter Umständen nur ungern teilen – etwa um die eigene Stellung nicht zu gefährden oder den Vorgang in der Hand zu behalten und damit die eigene Ausführungsweise sicherzustellen. „Eine Analyse der Prozesse unterstützt dabei, jede nichtdokumentierte Entscheidung und sämtliches Wissen aufzudecken und zu protokollieren“, erläutert der Chief Solution Architect. „Diese Untersuchung erfolgt beispielsweise durch Mitarbeiterinterviews oder anhand historischer Daten, falls diese zur Verfügung stehen.“

3. Wo liegt das Potenzial?

Nur wer eine gute Gesamtübersicht über alle laufenden Prozesse hat, ist in der Lage zu entscheiden, welche Vorgänge Software-Robotern automatisiert ausführen können. Dabei gilt laut Steiner allgemein eine einfache Regel: „Lässt es sich beschreiben, so lässt es sich in der Regel mit proportionalem Aufwand zur Dokumentation auch automatisieren.“

Process Mining hilft dabei, Transparenz zu schaffen und Potenziale zu erkennen: Welche Abläufe funktionieren bereits gut? Wo stockt es noch? Auf Basis der verarbeiteten Daten in allen IT-Systemen gelingt es sämtliche Vorgänge zu rekonstruieren und zu analysieren. Dabei findet zum Beispiel eine Auswertung des entstandenen Kosten- und Zeitvolumens statt – diese ermöglicht eine genaue Identifikation der zur Einführung einer Automation geeigneten Prozesse. „Zur Implementierung von RPA bildet die Vorabuntersuchung eine elementare Grundlage, denn eine fehlerhafte Automation führt einen Geschäftsprozess schlimmstenfalls tausendfach falsch aus und fordert einen hohen Korrekturaufwand“, bekräftigt Steiner. Zudem sollte der zugrunde liegende Prozess an sich korrekt und sinnvoll sein: Die Automatisierung eines bestehenden Vorgangs, der auf irgendeine Weise fehlerhaft ist, wirkt sich in der Regel nur auf die Geschwindigkeit, nicht jedoch auf die Effizienz des Prozesses aus – er wird lediglich schneller falsch ausgeführt. Auch nach der RPA-Implementierung sollten die Anwender die Vorgänge beobachten und einzelne Parameter wie die Durchlaufzeiten analysieren, um im nächsten Schritt etwa ihren Return on Invest berechnen zu können.

4. Vorteile nutzen

Zahlreiche Automatisierungsprojekte scheitern an der mangelhaften Vorarbeit. Wer die laufenden Prozesse nicht kennt oder mögliche Alternativen zur Ausführungen einzelner Prozessschritte nicht analysiert und bewertet, setzt Software-Roboter oftmals – zu Lasten der Robustheit – ineffizient ein und verliert Zeit und Geld durch die anschließende Fehleranalyse sowie -behebung. Auch die schlussendliche Auswertung zur Effizienzprüfung lässt sich nur durchführen, wenn sämtliche Informationen über den Gesamtvorgang vorliegen. „Richtig eingesetzt, kann Robotic Process Automation an vielen Stellen im Betrieb für eine erhebliche Optimierung der Abläufe sorgen: Effizienzsteigerungen sowie Kosteneinsparungen bei komplexen Geschäftsprozessen und nicht zuletzt die Entlastung der Mitarbeiter führen zu maßgeblichen Veränderungen“, so Steiner.

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*Alexander Steiner ist Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.

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