Dokumentenmanagement

Der kleinste Baustein der Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Matthias Kunisch / Dr. Gesine Herzberger

Dokumente sind die kleinsten Bausteine der Digitalisierung und Türöffner für ein digitalisiertes B2B-Unternehmen.
Dokumente sind die kleinsten Bausteine der Digitalisierung und Türöffner für ein digitalisiertes B2B-Unternehmen. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Viele Unternehmen stehen gerade am Anfang der Digitalisierung. Bei der Implementierung ist es wichtig sich zuerst Gedanken um die kleinen ersten Schritte zu machen. Ein Enterprise-Content-Management-System ist dabei ein wichtiger erster Schritt in Richtung Digitalisierung.

Wer kennt das nicht: Die eingegangenen Briefe stapeln sich ungeöffnet auf dem Schreibtisch. Verträge warten in einem unsortierten Haufen darauf, abgeheftet zu werden. Die E-Mails sammeln sich im Postfach und sollten längst beantwortet sein. Und ausgerechnet in diesem Moment sucht man den Vertragsanhang von vergangener Woche, um die Daten im System zu hinterlegen. Doch stattdessen wühlt man sich frustriert durch Zettel- und Aktenstapel. Das kommt Ihnen vertraut vor? Ein Dokumentenmanagement kann da Abhilfe leisten – und gleichzeitig den Grundstein für die Digitalisierung Ihres Unternehmens legen.

Dokumentenmanagement-Systeme als erster Schritt zur Digitalisierung

Wollen B2B-Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Dabei lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen wie die Poststelle, die HR-Abteilung oder das Vertragsmanagement. Dort ermöglicht es ein Enterprise-Content-Management-System (kurz: ECM), unstrukturierte Geschäftsinformationen strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz dieser Abteilungen dadurch enorm. Das sind die drei wichtigsten Vorteile eines ECM:

1. Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement

Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen.

2. Transparenter, digitaler Postkorb

Ein digitales „Postbuch“ unterstützt die termingerechte Abarbeitung von Unterlagen und Anfragen: Die eingehende Post wird bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich revisionssicher protokolliert in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten können. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten.

3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten

Während viele Unternehmen heute bereits ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden.

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