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Firmen-Influencer Digitalisierung trifft Mensch – holt euch interne Influencer ins Boot!

Autor / Redakteur: Florian Gehring* / Veronika Kremsreiter

Entscheider und Geschäftsführer aufgepasst: Die Frage nach den idealen cloudbasierten IT-Prozessen ist nicht so sehr eine Frage des technologisch Machbaren, sondern vor allem eine Frage des Vorgehens. Damit die Mitarbeiter mitziehen, braucht es Unterstützer im eigenen Unternehmen: Firmen-Influencer.

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Geschäftsführer und IT-Entscheider sollten den Status Quo von Unternehmensprozessen erfassen, die Sinnhaftigkeit der aktuellen Abläufe hinterfragen und ein Idealszenario in der Cloud skizzieren. Aber wer dabei nicht zu einem frühen Zeitpunkt Anwender und interne Meinungsführer mit ins Boot holt, läuft Gefahr, dass die Mitarbeiter im Nachhinein ganz und gar nicht hinter dem dann bereits abgeschlossenen Projekt stehen.
Geschäftsführer und IT-Entscheider sollten den Status Quo von Unternehmensprozessen erfassen, die Sinnhaftigkeit der aktuellen Abläufe hinterfragen und ein Idealszenario in der Cloud skizzieren. Aber wer dabei nicht zu einem frühen Zeitpunkt Anwender und interne Meinungsführer mit ins Boot holt, läuft Gefahr, dass die Mitarbeiter im Nachhinein ganz und gar nicht hinter dem dann bereits abgeschlossenen Projekt stehen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

„Influencer“ gibt es nicht nur in sozialen Netzwerken. Auch im echten Leben von Angesicht zu Angesicht äußern einige Menschen stärker ihre Meinung als andere. Für Chefs und Führungskräfte ist dies von hohem Wert. Denn: Tausendmal besser, es werden Verbesserungsvorschläge eingebracht, als dass die Kollegen untereinander tuscheln und grummeln.

Mitarbeiter frühzeitig an Bord holen

Was dieses kleine Gedankenspiel mit der Digitalisierung zu tun hat? Ausgefeilte Cloud-Prozesse bringen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen – und sich am Ende auch noch gegen die neue Software sträuben. Das heißt: Geschäftsführer und IT-Entscheider sollten den Status Quo von Unternehmensprozessen erfassen, die Sinnhaftigkeit der aktuellen Abläufe hinterfragen und ein Idealszenario in der Cloud skizzieren. Aber wer dabei nicht zu einem frühen Zeitpunkt Anwender und interne Meinungsführer mit ins Boot holt, läuft Gefahr, dass die Mitarbeiter im Nachhinein ganz und gar nicht hinter dem dann bereits abgeschlossenen Projekt stehen.

Wir sollten nicht vergessen: Auch die Anwendung von Software ist letztlich eine Frage der Motivation. Und bevor Mitarbeiter von effizienten Prozessen profitieren, müssen sie zunächst jahrelange Gewohnheiten über Bord werfen. Jenseits des rationalen Bewusstseins, dass sich das Erlernen der neuen Prozesse binnen weniger Monate rentiert, spielt unsere intrinsische Motivation eine Rolle.

Ob wir wollen oder nicht: Evolutionstheoretisch bestimmt nicht nur unsere Großhirnrinde, wie wir unsere Meinung bilden, urteilen und schlussendlich auch handeln. Ebenso wichtig ist dafür unsere Neugierde – also die Vorfreude auf neue Dinge jenseits der jahrzehntelangen Routine – oder unsere soziale Motivation – etwa der Austausch und die Diskussion im Team. Den vollen Support des gesamten Teams gewinnt derjenige, dem der Spagat gelingt: Den Mehrwert rational zu illustrieren sowie das Team emotional für ein Projekt zu begeistern und zu involvieren.

Vorteile der Involvierung

Idealerweise involviert man daher jenseits der Führungsebene und des IT-Departments zu einem frühen Zeitpunkt noch Mitarbeiter, Teamleads – also bereits in der Workshopphase und während der Implementierung. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Crowdsourcing: Die Teammitglieder agieren als Schnittstelle zu den Mitarbeitern. In internen Meetings können sie frühzeitig einen Ausblick geben und Vorbehalte sowie Wünsche aufgreifen. Auch der ein oder andere Austausch am Mittagstisch ist dafür sicherlich hilfreich.
  • Optimierung: Hinweise der Anwender können dann gleich zu Anfang noch aufgegriffen und entsprechend dem Bedarf implementiert werden.
  • Involvierung: Durch Mitsprache von Anfang an fühlen sich die Mitarbeiter beim Training und Go-Live nicht überrumpelt. Es ist ein klares Signal an die Belegschaft: Die neue Software soll euch euren Arbeitsalltag erleichtern!

Neue Cloud-Software ist zweifelsfrei eine wichtige Investitionsentscheidung. Das Involvieren der Mitarbeiter von Anfang an ist ein einfacher wie praktikabler Schritt, um Risiko von vorneherein zu minimieren. Bleibt die Frage, wann und wie sich Mitarbeiter involvieren lassen? Typische Beispiele:

  • Aufwandsschätzung: Gegebenenfalls noch einen Anwender oder einen Projektleiter befragen, welcher Umfang und welche Funktionen angemessen sind und priorisiert werden sollten.
  • Workshop Phase: Einbindung eines Projekt-Leads, der parallel aus Anwender-Sicht die Sinnhaftigkeit neuer Funktionen beurteilt.
  • Prototyp: Testing direkt durch die Anwender und Key-User.
  • Trainings: Alle Mitarbeiter, die mit der Software während ihres Arbeitsalltags zu tun haben.
  • Go-Live: Mitarbeiter freuen sich, endlich mit einer modernen wie zeitgemäßen Cloud-Lösung zu arbeiten.

Wichtig ist uns, dass dadurch der Prozess gut strukturiert gegliedert ist: in den Workshops, der Implementierung, dem Entwickeln des Prototyps, in allen Trainings und dem Go-live – mit dem feinen aber erheblichen Unterschied, dass durch die Transparenz und Interaktion kein Mitarbeiter im Training komplett überrumpelt wird. Einzelne Kollegen haben die vorherigen Phasen bereits begleitet, Verbesserungsvorschläge eingebracht, Funktionen getestet und vor allem Wissen auf formalen wie informellen Wegen ans Team weitergetragen – als Firmen-Influencer.

*Florian Gehring ist Managing Director und Mitgründer der Salesfive Consulting GmbH.

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