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Expertenbeitrag

 Ralf R. Strupat

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Umsetzungsexperte für gelebte Begeisterung

Kommunikation ist Gold wert Erfolgreich durch die Krise – 5 Tipps für gute Gespräche

| Autor / Redakteur: Ralf R. Strupat / Lena Müller

Der große Wert von Mitarbeitergesprächen zeigt sich vor allem in schwierigen Zeiten. Wenn Aufträge wegbleiben, die Stundenzahl reduziert werden muss und große Unsicherheit herrscht, ist der regelmäßige und offene Austausch unabdingbar.

Fundamentale Elemente der Mitarbeiterführung dürfen auch in Krisenzeiten nicht vergessen werden. Denn genau diese sind jetzt entscheidend.
Fundamentale Elemente der Mitarbeiterführung dürfen auch in Krisenzeiten nicht vergessen werden. Denn genau diese sind jetzt entscheidend.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Die letzten Jahre waren für viele Unternehmen von einer guten Auftragslage geprägt. Die alltäglichen Herausforderungen im Führungsalltag – zum Beispiel der Umgang mit Konflikten im Team und schwierigen Mitarbeitern – erscheinen manchen Führungskräften heutzutage wie ein Traum. Innerhalb kürzester Zeit hat sich die Lage dramatisch geändert und heute geht es für viele Betriebe um das nackte Überleben. Das nimmt viel Zeit und Energie in Anspruch. Dennoch dürfen fundamentale Elemente der Mitarbeiterführung dabei nicht vergessen werden. Denn genau diese sind jetzt entscheidend.

In den Unternehmen herrscht große Unsicherheit

Umso länger die erfolgreichen Jahre anhielten und umso plötzlicher eine Krise aufkommt, desto schwieriger ist es für Führungskräfte, damit umzugehen. Besonders die aktuelle Krise stellt Unternehmen und ihre Führungskräfte vor enorme Herausforderungen. An Krisenmanagement haben die wenigsten vor ein paar Monaten gedacht. Und auf einmal blieben Aufträge aus, der Umsatz brach ein, Mitarbeiter mussten schnellstmöglich in Kurzarbeit gehen oder vielleicht sogar gekündigt werden. Ein weiterer wichtiger Faktor, der diese Krise charakterisiert: Die Ungewissheit über den weiteren Verlauf der Krise ist allgegenwärtig, genauso wie die Frage nach den mittelfristigen Auswirkungen auf die Wirtschaft. Deshalb sollten Führungskräfte gerade jetzt aktiv Unsicherheiten ansprechen. Das heißt, neben der Sicherung des wirtschaftlichen Überlebens geht es auch um die Frage: Wie können Führungskräfte der Unsicherheit im Unternehmen bestmöglich entgegenwirken? Die Antwort auf diese Frage lautet: Ungewissheit, die schon existiert, kann nur genommen werden, wenn sie offen und ehrlich angesprochen wird. Dazu sollten Führungskräfte den Austausch aktiv suchen – und zwar regelmäßig.

Warum Mitarbeitergespräche jetzt so wichtig sind

Ein offenes und ehrliches Mitarbeitergespräch ist der beste Weg, Mitarbeiter abzuholen, sie über erforderliche Veränderungen zu informieren und auf anstehende Umgestaltungen vorzubereiten. Ob persönlich oder digital – es ist ein Führungsinstrument, das jede Führungskraft beherrschen sollte. Wer jetzt regelmäßige Mitarbeitergespräche führt, zahlt viel auf das Vertrauenskonto zwischen Mitarbeitern und Führungskraft ein. Und es gibt noch einen wichtigen Grund für Mitarbeitergespräche: Entscheidungen der Führungsebene werden von Mitarbeitern letztlich nur dann wirklich verstanden und mitgetragen, wenn sie offen über Gründe und Hintergründe informiert werden. Und auch nur dann, wenn sie zu der jeweiligen Entscheidung offene Rückfragen stellen können. Besonders harte und unbeliebte Entscheidungen sollten – wenn es einzelne Mitarbeiter betrifft – immer ohne Verzögerung und in persönlichen Gesprächen mitgeteilt werden. Passiert das nicht, ist das Vertrauenskonto schnell wieder leer. Und das ist in einer Krise wirklich nicht zu gebrauchen.

Kalibrierung für die Zeit nach der Krise

Jede Krise findet ein Ende. Und spätestens dann werden alltägliche Aufgaben wieder relevant – Strategie, Verkauf, Teamführung, Kundenservice. Deshalb dient jedes Mitarbeitergespräch auch der Kalibrierung. Das bedeutet, Führungskräfte haben die Möglichkeit, sich mit dem Mitarbeiter über Sichtweisen zu Anforderungen aber auch Erwartungen und Sorgen mit Blick in die Zukunft abzugleichen. Differenzen können so frühzeitig erkannt und aus der Welt geschaffen werden. Und zusammen schafft man so die Grundlage für ein erfolgreiches Miteinander nach der Krise. Die Vorteile einer offenen Kommunikation sind klar. Dennoch unterschätzen Führungskräfte diese Faktoren im Rahmen von Veränderungen oft. Und auch wenn ihnen allgemein bewusst ist, wie wichtig gute und regelmäßige Mitarbeitergespräche sind, ist es meist eine unbeliebte Aufgabe unter Führungskräften. Gründe dafür sind eine fehlende Ausbildung und Vorbereitung. Trotzdem: Es gehört zur Aufgabe einer Führungskraft dazu, solche Gespräche zu führen. Und die gute Nachricht ist, dass es jeder Führungskraft mit den richtigen Tipps und etwas Übung gelingt, gute und zielführende Mitarbeitergespräche zu führen.

Fünf Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Mit einigen wenigen grundlegenden Tipps schaffen es Führungskräfte, ihre Mitarbeitergespräche auf ein neues Level zu bringen. Diese gelten übrigens sowohl für digitale Mitarbeitergespräche, zum Beispiel per Videoanruf, als auch für klassische Mitarbeitergespräche im Büro.

  • Frühzeitig und ausreichend vorbereiten. Die Vorbereitung ist oft das A und O eines Mitarbeitergesprächs. Dazu zählen drei Teile: Die inhaltliche, die organisatorische und die mentale Vorbereitung. Nur wenn Anlass, Ziele, Ort und Zeit des Gesprächs im Vorhinein klar sind, können sich beide Gesprächspartner auf den Inhalt einlassen und in einen produktiven Austausch gehen.
  • Dem Mitarbeiter genügend Gesprächsanteil einräumen. Zudem kann ein offener Austausch nur dann stattfinden, wenn es auch einen Dialog gibt. Der Gesprächsanteil des Mitarbeiters sollte sogar bei ungefähr 70 Prozent liegen. Führungskräfte tappen oft in die Falle, sehr viel zu reden. Das sollte unbedingt vermieden werden. Denn damit wird beiden Gesprächspartnern die Chance auf einen offenen und ehrlichen Austausch genommen.
  • Kommunikation in Ich-Botschaften. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn es im Gespräch um Kritik oder Fehler geht. Um zu vermeiden, dass sich der Mitarbeiter persönlich angegriffen fühlt, sollten Führungskräfte in Ich-Botschaften kommunizieren. Zum Beispiel „Ich habe das Gefühl, dass Sie die aktuelle Situation stark belastet.“ anstatt „Sie sind in den letzten Tagen aber ziemlich schlecht drauf.“
  • Auf die Sprachschärfe achten. Unklare Kommunikation schafft Missverständnisse, Misstrauen und verschwendet Zeit. Deshalb sollten Führungskräfte in Mitarbeitergesprächen (und generell in ihrer Kommunikation) nicht um den heißen Brei herumreden und auf ihre Sprachschärfe achten. Das heißt zum Beispiel auf Weichmacher, wie „vielleicht“, „manchmal“, „ja, aber“ zu verzichten und Dinge so anzusprechen, wie sie sind.
  • Missverständnisse können auch durch Rückkoppelung vermieden werden. Auch wenn die Sprachschärfe stimmt – Missverständnisse kommen vor. Jeder hat seine eigene Wahrheit und so hört man manchmal das, was man möchte. Deshalb ist Rückkopplung wichtig. Sie schafft Klarheit und stellt sicher, dass Führungskraft und Mitarbeiter nicht aneinander vorbeireden. Diese Fragen stellen eine Rückkopplung sicher: „Was genau haben Sie jetzt verstanden?“; „Was nehmen Sie aus diesem Gespräch mit?“; „Sehen Sie das auch so oder sind Sie anderer Meinung?“

Werden diese Tipps bei Mitarbeitergesprächen beherzigt, ist ein offener Austausch auf Augenhöhe möglich. So wird dem Mitarbeiter ehrliche Wertschätzung signalisiert und er kann ein Verständnis für die aktuelle Lage entwickeln, sowie Sorgen und Ängste äußern. Natürlich ist Erfahrung ein wichtiger Faktor in der Kommunikation mit Mitarbeitern. Doch vor allem weniger erfahrene Führungskräfte können von diesen Tipps profitieren. Wichtig zu beachten ist auch, dass die meisten Themen durchaus digital mit den Mitarbeitern besprochen werden können. Besonders schwierige Inhalte und Kritiken sollten jedoch nur persönlich, und nicht per Videoschaltung, geklärt werden.

Teufelskreislauf bei ausbleibenden Mitarbeitergesprächen

In vielen Unternehmen finden Mitarbeitergespräche zu unregelmäßig oder gar nicht statt. Oft gibt es auch innerhalb eines Unternehmens – von Abteilung zu Abteilung – erhebliche Unterschiede. Ein Grund dafür ist, dass Mitarbeitergespräche – wie eingangs beschrieben – bei vielen Führungskräften eine unbeliebte Aufgabe sind. Zum Beispiel, weil sie schlecht ausgebildet sind und sich somit unsicher fühlen. Auch wenn es eine unbeliebte Aufgabe ist, sollten Mitarbeitergespräche stattfinden. Denn sieht man von ihnen ab, kann ein Teufelskreislauf entstehen: Ausbleibende und unklare Kommunikation verkompliziert schwierige Situationen weiter und führt letztlich zu noch mehr Unsicherheit, Enttäuschung und Misstrauen. Weil Informationen nicht geteilt werden, entsteht unter den Mitarbeitern das Gefühl von Geheimniskrämerei in der Führungsetage. Es kann passieren, dass sie ein grundlegendes Misstrauen gegenüber den Führungskräften entwickeln. Daraus wiederum entwickelt sich Enttäuschung, Angst, Druck, Abspaltung und Egoismus. Umgekehrt schaffen Mitarbeitergespräche – wenn sie richtig vorbereitet und geführt werden – Vertrauen und ermöglichen Offenheit.

Deshalb sollten Führungskräfte die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern aktiv suchen. Möglichst auch in Einzelgesprächen. Besonders schlechte Nachrichten sollten auf keinen Fall vertagt oder vertrödelt werden. Umso länger Führungskräfte mit der Verkündung schlechter Botschaften warten, desto schwieriger wird es für alle Parteien, gemeinsam und gestärkt aus der Krise zu kommen.

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