Messevorbereitung

Erfolgsrezept für einen gelungenen Messeauftritt

| Autor / Redakteur: Marie Mammen / Georgina Bott

Backe, backe Kuchen... Welche Zutaten für einen erfolgreichen Messeauftritt nötig sind, verrät Ihnen Marie Mammen.
Backe, backe Kuchen... Welche Zutaten für einen erfolgreichen Messeauftritt nötig sind, verrät Ihnen Marie Mammen. (Bild: CC0 / CC0)

Um bei einer Messe aus der Masse hervorzustechen, bedarf es einiges an Vorbereitung. Was Sie dabei unbedingt beachten sollten, erfahren Sie in diesem Erfolgsrezept für Messen.

Messen und Events sind ein wichtiger Ort, um neue Kunden anzusprechen, sich mit bestehenden auszutauschen und neue Eindrücke zu erlangen. Damit sie erfolgreich verlaufen, müssen die Veranstaltungen sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Die Backmischung für einen rundum gelungen Messeauftritt:

Zutaten:

  • 1 Prise gute Ideen
  • 4 Tassen Kreativität
  • 3 Teelöffel Erfahrung
  • 1 Messerspitze Organisationstalent*

Nährwerte:

  • Neue Kunden
  • Größere Bekanntheit
  • Mehr Umsatz

Die Zubereitung

Schritt 1: Kernbotschaften definieren und Messestand vorbereiten
Welches Ziel soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Welche Message soll mitgeteilt und welche Argumente dafür verwendet werden? Wie können die Location, das Datum und das Publikum der Veranstaltung für die eigenen Zwecke genutzt werden? All diese Fragen sollten Messeverantwortliche beantworten, bevor sie mit der konkreten Planung des Events beginnen. Auch der Messestand selber will vorbereitet werden: Ist das Logo auf der Messewand gut positioniert? Da es das wohl wichtigste Kommunikationselement eines Unternehmens ist, sollte es prominent platziert werden – am besten im oberen Drittel der Messewand. Um das Logo aus jeder Perspektive sichtbar zu machen, setzen einige Gestalter darauf, eine Logowand mit mehreren kleineren Logos auf der Messewand zu verwenden, ähnlich wie in der Fußballbandenwerbung. Auch die Schriftgröße ist wichtig, um Marketingbotschaften perfekt zu kommunizieren. Diese bemisst man im Messebau nicht in Punkt, sondern in Zentimetern. Dabei besagt die Faustregel, dass 1 m Leseabstand 1 cm Schriftgröße erfordert.

Rechtzeitiges Planen ist für einen Messestand unabdingbar. Dabei müssen Firmen auch die Lieferzeiten für Messetheken und Kommunikationsmaterialien beachten.
Rechtzeitiges Planen ist für einen Messestand unabdingbar. Dabei müssen Firmen auch die Lieferzeiten für Messetheken und Kommunikationsmaterialien beachten. (Bild: CEWE-PRINT.de)

Schritt 2: Rechtzeitige Planung
Eine frühzeitige Planung ist bei Veranstaltungen besonders wichtig. Dies gilt nicht nur für den Messestand an sich, sondern auch für das Rahmenprogramm, Mitarbeiter, Dienstleister, Partner sowie für Präsentationen und Werbemittel. Bei ihrer Planung sollten Firmen dabei immer die Kernbotschaft und Ziele im Blick behalten, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Ebenfalls wichtig: Produktionszeiträume beachten. Das Anfertigen einer Messewand etwa dauert 5-7 Arbeitstage. Aber auch bei anderen, für die Messe benötigten Materialien wie Flyer, Werbegeschenke etc. sollten Lieferzeiten im Auge behalten werden.

Schritt 3: Vorab-Kommunikation
Vor allem bei großen Messen ist es sinnvoll, die Zielgruppe schon vor Beginn des Events auf den eigenen Auftritt aufmerksam zu machen. Dies können Unternehmen zum Beispiel durch Flyer oder Plakate erreichen. Bestehende Kontakte und Geschäftspartner hingegen sollten durch persönliche Einladungskarten oder Briefe adressiert werden. Hier können Firmen hervorheben, warum sich ein Besuch des Messestandes lohnt und auf konkrete Mehrwerte wie Vorträge am Stand oder Produktdemonstrationen eingehen.

Schritt 4: Vorort-Kommunikation
Auch die Kommunikation am Messestand selbst sollten Unternehmen planen. Mitarbeiter, die am Stand arbeiten, müssen über das Unternehmen, die Produkte und deren Vorteile genauestens Bescheid wissen. Die Gestaltung des Messestandes sollte sowohl Interesse schaffen, informativ sein, als auch zum Verweilen einladen. Dazu gehört eine im Corporate Design gestaltete Messetheke und Messewand, sowie flexible Roll-Up Displays, die die Key Values des Unternehmens oder des Produktes aufzeigen oder durch gut gewählte Bilder eine positive Stimmung dem Unternehmen gegenüber schafft. Mit Texten sollte auf Messewänden eher sparsam umgegangen werden. Informationen zu Produkten und Dienstleistungen können besser in Materialien zum Mitnehmen platziert werden. Kurze URLs und Slogans können jedoch verwendet werden. Imagebroschüren oder Flyer mit Produkt- und Dienstleistungsinformationen sollten an jedem Messestand vorhanden sein, um potentiellen Geschäftskunden Informationen über die Messe hinaus mitgeben zu können. Wichtig ist hierbei, dass auf allen Werbebroschüren konkrete Kontaktinformationen hinterlegt sind, bei denen Standbesucher sich bei etwaigen weitergehenden Fragen melden können.

Schritt 5: Keine Standardbackmischung verwenden
Lächelnde Verkaufsmitarbeiter findet man auf Messen an so gut wie jedem Stand. Um potenzielle Kunden anzulocken, müssen Unternehmen die Komfortzone verlassen und kreative Ideen präsentieren. Das heißt, moderne Medien und Live-Aktionen – wie Gewinnspiele, Verlosungen oder Talkrunden – integrieren. Vorteile hierbei sind, dass Kunden zum Beispiel durch Teilnehmerkarten an Verlosungen oder Talkrunden zu bestimmten Zeiten mehrfach zum Stand des Unternehmens kommen. Zudem können Mitarbeiter auch Gewinncodes auf der Messe verteilen, die nur am Stand einlösbar sind und so Besucher anlocken. Auch das Merchandising sollten Unternehmen nicht außer Acht lassen: Messebesucher freuen sich meist über kleine Geschenke, die sie auch im Alltag nutzen können – sei es ein Kugelschreiber, ein Notizblock, ein Post-It-Zettel oder eine Tasse. Werden die Geschenke zudem in einer Tragetasche mit dem Logo der Firma verteilt, machen die Messeteilnehmer gleichzeitig noch kostenlose Werbung.

Dekoration

Ist die Messe erfolgreich verlaufen, sollten Unternehmen nicht nur ihren Erfolg feiern. Stattdessen gilt es, die neu geknüpften Kontakte zu pflegen und angefangene Verkaufsgespräche zu einem Abschluss zu bringen – egal ob mit einer Dankeskarte, einem aktuellen Produktflyer, einem persönlichen Anruf oder einer E-Mail.

Mit diesem Rezept funktioniert der Messeauftritt bestimmt!

* Eine kleine Organisationshilfe in Form einer Messecheckliste gibt es hier.

Marie Mammen ist Marketing Manager bei CEWE-PRINT.de.
Marie Mammen ist Marketing Manager bei CEWE-PRINT.de. (Bild: CEWE-PRINT.de)

Über CEWE-PRINT.de

CEWE-PRINT.de ist die Online Druckerei aus dem Hause CEWE, die vom Flyer bis zur Werbetechnik Kommunikationsmaterialien aus einer Hand über eine TÜV-zertifizierte Plattform bereitstellt.

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