Grundlagenwissen: Eventmanagement Event Marketing – Der Guide für Marketer

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Um ein Event zu organisieren, braucht es eine Event Marketing Strategie. Lesen Sie in diesem Guide alles Wichtige zu Event Marketing.

Wenn das eigene Unternehmen, die eigene Marke oder das eigene Produkt beworben werden soll, reichen Anzeigen und Newsletter heute nicht mehr aus, denn die Kunden werden damit überhäuft. Tiefe und langfristige Beziehungen zwischen Kunden und Unternehmen sind daher eine Seltenheit geworden. Um dem entgegenzuwirken, benötigen Unternehmen andere Möglichkeiten, um Kunden zu gewinnen. Es braucht eine Veranstaltung, die die Zielgruppe anspricht und auf das, was beworben werden soll, aufmerksam macht. Und was wird dafür benötigt? Genau – Event Marketing.

1. Die wichtigsten Definitionen rund um Event Marketing

Bevor Sie sich tiefer mit dem Thema Event Marketing beschäftigen, werden zunächst die wichtigsten Definitionen geklärt.

Einen ersten guten Einblick liefert das folgende YouTube-Video:

1.1 Was versteht man unter Event Marketing?

Events gibt es eigentlich schon immer. Deren Vermarktung hat sich im Laufe der Jahre als innovatives Kommunikationsinstrument mit wachsendem Einsatzpotenzial im Marketing-Mix etabliert.

Event Marketing selbst ist eine spezielle Form des Marketings und umfasst die systematische und zielgerichtete Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung sowie das Controlling von Veranstaltungen, wie zum Beispiel von Messen oder Konferenzen.

Für B2B Unternehmen sind Events Pflichtveranstaltungen, denn sie gehören laut der Studie „Event Marketing 2019 – Benchmark und Trends“ von Bizzabo zu den effektivsten und erfolgreichsten Marketingmaßnahmen. Und auch im digitalen Zeitalter machen Sie noch einen Großteil des Marketingbudgets aus.

1.2 Event Marketing vs Marketing Event – wo liegt der Unterschied?

Oft werden Event Marketing und Marketing Event synonym verwendet, was zu Verwirrung führt. Dies liegt daran, dass die beiden Begriffe nicht dasselbe bedeuten. Ein Marketing Event ist eine Veranstaltung, die durchgeführt wird, um ein Produkt, ein Unternehmen oder eine Marke zu vermarkten. Das Event Marketing hingegen geht dem Marketing Event voraus und bezeichnet die Arbeit hinter einem Marketing Event, aus dem schließlich das Marketing Event resultiert.

1.3. Was ist Eventmanagement?

Eventmanagement gehört zum Projektmanagement. Dabei geht es um die, Organisation von sowohl kleinen als auch großen Events, wie beispielsweise Festivals, Konferenzen, Zeremonien, Hochzeiten, formelle Partys, Konzerte oder Tagungen.

2. Unterteilung der Events nach Zielgruppe

Es gibt verschiedene Zielgruppen, die Sie bei der Planung von Veranstaltungen berücksichtigen können.

• B2B Events (Business-to-Business): Diese Business-Veranstaltungen richten sich an Geschäftspartner, Händler und Mitarbeiter. Hier steht die Vermittlung von Informationen im Vordergrund. Beispiele für solche Events sind Produktpräsentationen, Jubiläen, Messen und Schulungen für Mitarbeiter.

• B2C Events (Business-to-Customers): Hier sind Kunden die Zielgruppe. Das Ziel solcher Veranstaltungen ist die Präsentation von Produkten und die Imagepflege des Unternehmens. Zu dieser Kategorie gehören Ausstellungen, Messen und Veranstaltungen wie ein Tag der offenen Tür.

• B2P Events (Business to Public): Bei diesen Veranstaltungen wird die Presse und die breite Öffentlichkeit angesprochen, um das Image des Unternehmens zu steigern. Hierzu zählen Presse-Events und öffentliche Auftritte des Unternehmens.

3. Die Relevanz und Ziele von Event Marketing

3.1 Warum ist Event Marketing wichtig?

Auch im B2B Bereich heißt es: „People buy from People“, das sagte bereits Marketingguru Beth Standlee. Beziehungen zu Kunden beruhen auf Vertrauen und persönlichen Kontakt. Besonders bei großen Investitionen, etwa in der Industriebranche, ist es für viele Kunden wichtig herauszufinden, ob das gewählte Unternehmen auch zu ihnen passt. Veranstaltungen eignen sich daher hervorragend, um persönliche Beziehungen aufzubauen, Produkte, die bisher nur im Internet zu sehen waren, mit eigenen Augen zu betrachten und den Ansprechpartnern ein Gesicht und eine Persönlichkeit zu geben.

3.2 Was sind die Event Marketing Ziele?

So verschieden die Events und deren Zielgruppen sein können, so unterschiedlich können auch die entsprechenden Event Marketing Ziele sein. Die Ziele und Zielgruppen der Veranstaltung beziehen sich in der Regel auf die Ausrichtung der Strategien und die Ziele des verbundenen Event Marketings.

Definieren Sie für jedes Event messbare und realistische Ziele, die Sie mit dem Event erreichen möchten. Erst dann sollten Sie mit dem Marketing anfangen und Ihre Maßnahmen planen. Meist werden Events als Vermarktungsinstrument eingesetzt, um direkte Umsätze zu generieren.

3.3 Steigerung der Bekanntheit und Leadgewinnung

Event Marketing bietet eine perfekte Gelegenheit, der Marke Aufmerksamkeit zu geben und mit der Zielgruppe zu interagieren. Mit B2B Events können Sie Ihren Marketing Funnel mit potenziellen Kontakten füllen. Auf einer Veranstaltung lassen sich daher besonders gut neue hochwertige Leads generieren. Während bei Ihren eigenen Veranstaltungen oft die Kundenbindung und das Markenimage im Vordergrund stehen, eignet sich die Teilnahme als Sponsor und Aussteller an Veranstaltungen Dritter besonders gut, um neue Kontakte zu knüpfen.

Im Idealfall sind die Teilnehmer bereits mehrfach mit dem Unternehmen und seinen Angeboten in Berührung gekommen. Denn im Vorfeld eines Events lassen sich schon die ersten Kontakte zu potenziellen Interessenten zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen aufbauen. Diese Leads können dann leichter in einen Verkauf oder langfristige Kundenkontakte umgewandelt werden. Und nicht nur vor und während dem Event, sondern auch im Nachgang können Sie Ihre Leads auf die nächste Stufe der Customer Journey schicken.

Auf dem Event selbst sorgt die Positionierung eines Experten für ein positives Markenerlebnis und ermöglicht ihm vor allem an Gesprächen teilzunehmen. In den verschiedenen Veranstaltungspausen hat er beispielsweise die Möglichkeit, das Gespräch am Stand fortzusetzen und sanft die Kontakte in den Lead- oder Sales-Prozess zu überführen.

3.4 Schärfung des Markenprofils oder Imageaufbau

Branding ist ein führendes Eventmarketing Ziel. Dazu gehören die Hervorhebung des Unternehmens oder der Marke, Imageaufbau oder die Förderung der Reputation. Mit einer starken Marke kann die Kundenbindung nachhaltig gesteigert werden. Der Aufbau und die Vertiefung von Kundenbeziehungen sowie der persönliche Kontakt zu den Zielgruppen sichern künftige Geschäfte. Die Stärkung der Kundenbindung geht Hand in Hand mit dem Aufbau von Vertrauen. Das Vertrauen muss kontinuierlich vertieft und bestätigt werden. Dies gelingt am besten durch persönlichen Kontakt oder persönliches Treffen. Der persönliche Kontakt prägt das Markenerlebnis wie kein anderes Werbeformat!

Bei eigenen Events verbindet der Teilnehmer die Qualität des Events wie Inhalt, Organisation, Ablauf und Kommunikation mit der Qualität des Unternehmens und das Unternehmen bietet ihm ein unvergessliches Markenerlebnis. Bei externen Events, auf welchen sich mehrere Unternehmen präsentieren, sorgt das Branding für Positionierung und Differenzierung. Die Marke des Unternehmens ist mit dem Image der Veranstaltung und dazugehörigen Veranstalters verbunden. Bei einer Teilnahme an einem Event Dritter gibt es zahlreiche Branding-Möglichkeiten. Zeigen Sie sich beispielsweise auf Landing Pages oder Event-Apps, platzieren Sie sich auf dem Messestand oder Event-Banner oder setzen Sie auf altbekannte Give-Aways.

4. Die verschiedenen Eventformate im Überblick

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Event Marketing in Ihre Strategie einbeziehen können. Es sind sowohl kostspielige als auch kostengünstige Optionen möglich. Ihre Möglichkeiten hängen von Ihrem Marketing Budget ab.

Hier finden Sie einen Überblick der relevanten Eventformate:

• Präsenz Events

• Online Events

• Hybride Events

B2B Eventkalender

Diese B2B Marketing Events warten 2023 auf Sie!

4.1 Was ist ein Präsenz Event?

Präsenz Events finden ausschließlich, wie es der Name bereits vermuten lässt, in Präsenz statt. Es wird daher auch kein Livestream oder ähnliches angeboten. Wer hier mit dabei sein möchte, muss vor Ort sein. Diese Art von Event ist neben den anderen immer noch relevant! Viele Eventteilnehmer sind der festen Überzeugung, dass persönliches Networking sehr wichtig ist. Dafür reicht eine digitale Plattform nicht aus. Dies bestätigt auch die Studie des Frauenhofer Instituts „Die zukünftige Rolle von Business Events im Kommunikationsmix von Organisationen“ aus dem Jahr 2021. Sie besagt, dass auch in Zukunft Veranstaltungen ein wichtiges Marketinginstrument im Kommunikationsmix von Organisationen bleiben, da diese durch gute Inszenierung die Bindung und Identifikation von Kunden an und mit einer Marke fördern.

Persönlicher Kontakt und Identifikation ist gerade für den Verkaufsabschluss unerlässlich. Direkte Gespräche bleiben länger in Erinnerung, die Kundenbindung wird gefestigt und das Erlebnis ist viel persönlicher und emotionaler. Außerdem lassen sich erklärungsbedürftige Produkte im Rahmen von persönlichen Events viel leichter erklären und gegeben falls sogar testen.

In der Bildergalerie können Sie sich ein Bild davon machen, wie eine solche Präsenz Veranstaltung aussehen kann:

So waren die B2B Marketing Days 2022

Bildergalerie mit 146 Bildern

4.2 Was ist ein Online Event?

Mit der Umstellung auf Online Events haben die Teilnehmer die Möglichkeit, bequem von zuhause oder aus dem Büro teilzunehmen. Sie müssen nicht mehr extra für das Event anreisen. Gerade bei Events, die nicht tagesfüllend sind, kann das sehr entspannend sein. Ein digitales Event lässt sich relativ einfach in den Berufsalltag einplanen. Zudem können solche Events auch aufgezeichnet und für weiteren Content verwertet werden. Hinzu kommt, dass Gesprächsinformationen und Kontaktdaten digital einfacher erfasst und dokumentiert werden können.

Bei Online Events gibt es aber auch einige Herausforderungen: Das Programm muss interaktiv gestaltet werden, damit die Teilnehmer sich leicht miteinander vernetzen können. Schließlich sind Kontakte einer der Hauptfaktoren, weshalb Unternehmen auf Events gehen. Derweil ist der Erstkontakt bei digitalen Events schwieriger und bringt eine gewisse Distanz zwischen die Gesprächspartner. Im Follow-Up lässt sich ein Digitalteilnehmer schwerer ansprechen als ein Teilnehmer, der an einem digitalen Event interagiert. Außerdem ist die Konzentrationsspanne bei digitalen Events oft niedriger als bei einem Präsenz Event. Um die sogenannte „No-Show-Rate“ zu vermeiden, müssen digitale Events den Fokus präziser setzen und kürzer werden, um langfristig erfolgreich zu sein. Die No-Show-Rate gibt an, wie viel Prozent der Anmelder nicht erschienen sind.

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10 Tipps für virtuelle Erlebnisse im B2B

Präsenz Events dagegen erfordern sehr viel Aufwand und eine sehr gute Planung, sowohl auf Seite des Veranstalters als auch auf der des Teilnehmers selbst. Beim Teilnehmer und dem Arbeitgeber entstehen damit höhere Kosten in Bezug auf An- und Abreise sowie Unterkunft und Verpflegung.

4.3 Was ist ein hybrides Event?

Als hybride Events werden Liveveranstaltungen bezeichnet, die mit digitalen Elementen ergänzt werden. So findet beispielsweise eine Live-Übertragung des Events im Internet statt, sodass jeder Eventteilnehmer der Veranstaltung über seinen Laptop beiwohnen kann. Damit lassen sich die Veranstaltungen parallel live als auch virtuell besuchen.

Laut einer Umfrage im Rahmen des Newsletters 2020 doo sah die Veranstaltungsplanung der Unternehmen kurz nach Ausbruch der Pandemie so aus:

• knapp 24 Prozent ließen 2020 keine Events mehr stattfinden

• knapp 23 Prozent boten Live-Formate unter strengen Hygiene-Auflagen an

• um die 26 Prozent boten übergangsweise virtuelle/hybride Formate an

• um die 27 Prozent entschieden sich langfristig neue virtuelle hybride Eventformate anzubieten

Daraus lässt sich ablesen, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen in der Eventplanung auf hybride Eventformate setzt. Wenn auch manche sie vorerst nur übergangsweise nutzen wollen.

5. Eventarten

Nun wissen Sie grundlegend, welche Eventformate Sie zur Auswahl haben. Lernen Sie hier nun, welche Eventarten Sie generell unterscheiden können.

5.1. Messe und Ausstellung

Messen und Ausstellungen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Firma und Produkte der Öffentlichkeit zu zeigen und neue Kontakte und Kunden zu gewinnen. Diese Veranstaltungen dauern meist mehrere Tage und werden regelmäßig wiederholt. Hier kommt das sogenannte Messemarketing ins Spiel.

Besonders für komplizierte und große Produkte, die Sie online nicht gut abbilden können, bieten Messen einen großen Mehrwert. Schließlich können Sie auf einer Messe direkt ins Gespräch mit den Besuchern gehen. Via face-to-face Kommunikation geht eine Erläuterung häufig einfacher. Mit einer solchen Messe können deshalb neue Kontakte und Kunden gewonnen werden. Meist dauert diese Art von Veranstaltung mehrere Tage und wiederholt sich in festgelegten Abständen. Allerdings gehört eine Messe zu den teuren Optionen.

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Welchen Platz haben Messen im B2B-Marketingplan 2022?

5.2 Tagungen, Kongresse und Konferenzen

Bei diesen Eventarten finden sich Experten aus einer gemeinsamen Branche zusammen. Ihr Ziel ist es, sich über ein bestimmtes Themengebiet auszutauschen. Es werden Erfahrungen geteilt sowie Probleme diskutiert.

Die Dauer einer Tagung beläuft sich auf einen Tag. Kongresse und Konferenzen dauern in der Regel mehrere Tage. Außerdem haben sie eine höhere Anzahl an Teilnehmern sowie ein oft internationales Publikum. Aber wie bei einer Messe, ist der Kostenaufwand für eine Konferenz, Tagung oder Kongress sehr hoch.

5.3 Mitarbeiter- und Teamevents

Ziel von Mitarbeiter- und Teamevents ist es, den Zusammenhalt unter den Kollegen zu fördern und die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken. Oftmals werden diese Events zusammen von Marketing und Human Resources (HR) initiiert.

Die Mitarbeiter sollen mit Teamevents motiviert werden. Außerdem unterstützen diese Veranstaltungen den Prozess der Teambildung. Das kann eine Weihnachtsfeier sein, ein Tag der offenen Tür oder auch ein Sommerfest. Mit Essen, kleineren Spielen, wie etwa klassischen Brettspielen oder einem Tischkickerturnier, und Musik sollte der guten Laune der Mitarbeiter nichts mehr im Weg stehen!

5.4 Seminare

Seminare eigenen sich, um Expertenwissen weiterzugeben. Die Teilnehmer solcher Veranstaltungen wollen etwas Neues lernen und ihr eigenes Wissen vertiefen. Anders als bei bloßen Vorträgen werden die Zuhörer aktiv miteingebunden. Das kann zu lebhaften Diskussionen führen.

5.5 Webinare

Neben Seminaren vor Ort gibt es mittlerweile auch viele Webinare, die komplett als Online Event stattfinden. Bei diesen interaktiven Seminaren kommen Referenten, Moderator und Teilnehmer in einem virtuellen Raum zusammen. Dank einer speziellen Software können die Zuschauer bequem von ihrem Schreibtisch aus an Webinaren teilnehmen. Sie sind somit das digitale, multimediale Pendant zu einer Präsenzveranstaltung.

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Webinare im B2B – so nutzen Sie den Lead-Magneten

5.6 Weitere Eventarten

Neben all diesen Eventarten gibt es aber noch verschiedene weitere, die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten wollen.

• Jubiläum : (Firmen) Jubiläen decken eine breite Zielgruppe ab. Denn gemeinsam wird das langjährige Bestehen des Unternehmens gefeiert. Unternehmen können hier ihre Erfolge Revue passieren lassen, ihre Dankbarkeit an ihre Mitarbeiter ausdrücken und mit ihnen gemeinsam in die Zukunft blicken.

• Barcamp: Ein Barcamp ist ein offenes Veranstaltungsformat. Außer einem übergeordneten Thema des Events gibt kein konkretes Thema und auch das Programm ist nicht festgelegt. Hier geht es vor allem um Spontanität und Inspiration.

• Innovative Eventformate: Ein innovatives Eventformat eignet sich perfekt, wenn Sie Ihre Produkte in einem persönlicheren Rahmen präsentieren möchten. So kann die Bindung und der Austausch intensiviert werden und das Produkt wird mit Emotionen verbunden. Seien Sie hier einfach kreativ! Ein Beispiel ist die Roadshow der Vogel Communications Group. Bei der VOGEL Roadshow lernen alle Teilnehmer die Agenturen und Dienstleistungsunternehmen des Unternehmens sowie deren Experten persönlich kennen und können sich direkt austauschen.

Tipp: Überlegen Sie sich im Vorhinein, was und wen Sie mit Ihrem Event erreichen möchten. Dann sollte Ihnen die Wahl der richtigen Eventart nicht schwerfallen!

6. Event Marketing nach Corona

Klassische Präsenz Messen und Events wurden 2020 der Reihe nach abgesagt. Stillgestanden hat die Branche in dieser Zeit aber nicht. Im Gegenteil: Viele Unternehmen im B2B und B2C haben neue und innovative Formate entwickelt, um ihren Kunden trotzdem weiterhin Erlebnisse zu bieten und mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Digitale Events und hybride Messen wurden zur Normalität.

Nachdem wieder alle Regeln gelockert wurden, sind auch Präsenzveranstaltungen im Event Marketing wieder möglich.

Doch was bedeutet das für das Event Marketing und macht es überhaupt einen Unterschied zu den online und hybriden Event Formaten? Wir sagen definitiv!

In vielerlei Hinsicht machen online und hybride Events durchaus Sinn und sind eine perfekte Alternative für die Eventbranche. Allerdings fehlt hier ein sehr wichtiger Aspekt: Der direkte, persönliche Austausch und das zufällige Kennenlernen von Menschen und neuen Produkten.

In B2B Hero Podcast haben wir mit Thomas Brückle, Bereichsleiter Marketing bei der Geberit Vertriebs GmbH, über die Zukunft von Präsenzmessen und -events gesprochen und seine Meinung für Sie eingeholt. Hören Sie rein, wenn Sie mehr erfahren möchten:

7. Erfolgsfaktoren im Event Marketing

Sie möchten mit Vollgas im Event Marketing durchstarten, Ihnen fehlt aber noch der richtige Wegweiser? Wir haben Ihnen im Folgenden die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Event Marketings zusammengetragen.

Alles dreht sich um:

• … eine langfristige Event Marketing Strategie.

• … eine klare Zieldefinition: Was möchten Sie erreichen?

• … eine gute Organisation.

• … die perfekte Location passend zu Ihrem Event.

• … die richtige Zielgruppe.

• … eine gelungene Vermarktung Ihres Events.

• … die Erfolgsmessung, durch welche Sie Fehler beheben und verbessern können.

8. Auf die richtige Event Strategie kommt es an

Wie gerade schon erwähnt, ist die Wahl der Event Strategie ein wichtiger Erfolgsfaktor. Doch auf was kommt es an?

Die Veranstaltung ist geplant und soll ein außergewöhnliches und unvergessliches Ereignis werden. Doch damit nicht genug. Es ist auch wichtig, eine entsprechende Event Marketing Strategie zu haben. Diese soll möglichst viele Besucher zu Ihrer Veranstaltung locken und auch langfristig zu Ihrer Marketingstrategie passen. Und das bedeutet Planung.

Mit diesen fünf Schritten wird die Planung zum Kinderspiel:

1. Unternehmensziele klar formulieren
Ein klares Unternehmensziel führt zur Steigerung der Einnahmen, zum Auf- und Ausbau der Marke und zur Verringerung der Fluktuation im Unternehmen.

2. Rahmen der Event Strategie bestimmen
Welches Ziel hat Ihr Event? Und welche Art von Veranstaltung ist sinnvoll, um diese Ziele zu erreichen?

Hier sind drei Ziele und Arten von Veranstaltungen:

• Steigerung der Einnahmen: Messe

• Auf- und Ausbau der Marke: Ideenkonferenz

• Verringerung der Fluktuation im Unternehmen: Interne Teambuilding Veranstaltung

3. Ressourcen-Inventar durchführen
Ressourcen helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen.

Diese sind relevant für Sie:

• Budget

• Zeit

• Personal

• Unterstützung durch das Unternehmen

• Schulung/Kenntnisse über Eventplanung

• Event Management Technologie

4. Veranstaltungskalender checken
Bei Events kommt es auf das richtige Timing an. Deshalb sollten Sie vor allem darauf achten, wo die Veranstaltung, an welchem Tag und sogar zu welcher Jahreszeit stattfindet. Denn all diese Faktoren können den Erfolg Ihres Events maßgeblich beeinflussen.

5. Eventdaten festlegen
Daten messen ist hier das Stichwort! Nachdem Sie Ihre Ziele gesetzt haben, möchten Sie im Nachhinein schließlich sagen können, ob Sie diese erreicht haben. Und dazu ist eine Analyse notwendig.

Beachten Sie bei der Messung und Auswertung Ihrer Daten folgendes:

• Frist festlegen: Legen Sie sich ein konkretes Enddatum fest, um eine aktuelle Analyse Ihrer Daten sichern zu können.

• Messbarkeit gewährleisten: Achten Sie darauf, sich quantitative Ziele zu setzen. Diese sind sehr hilfreich für ein eindeutiges und klares Ergebnis.

• Zweideutigkeit vermeiden: Es ist notwendig, dass für alle Beteiligten klar erkennbar ist, welche Aspekte des Events erfolgreich waren und welche nicht. Nur so können Verbesserungspotenziale identifiziert und zukünftige Entscheidungen bezüglich der Durchführung oder Abschaffung bestimmter Eventtypen getroffen werden.

• Objektiv bleiben: Es ist ratsam, Ihre Ziele anhand der erfassten Daten vergangener Veranstaltungen zu vergleichen. Dadurch können Sie den Wert Ihrer Performance besser einschätzen und in Zukunft Verbesserungen umsetzen.

8.1 Eventbewerbung

Sobald die grundlegenden Fakten über Ort, Datum, Zeitraum und Thema feststehen, können die ersten Informationen an die Zielgruppe kommuniziert werden.

Im Folgenden listen wir Ihnen die wichtigsten Kanäle auf, um Ihr Event zu bewerben oder weiterleben zu lassen:

Website
Ein wichtiger Punkt in der Bewerbung ist die Website. Denn diese ist einer der wichtigsten Orte, um Ihre Zielgruppe über Ihre Veranstaltung zu informieren. Je nach Art und Größe der Veranstaltung können Sie auch eine komplett neue Website erstellen. Möglicherweise verfügen Sie aber auch bereits über eine Art Veranstaltungswebsite. Aber auch eine Landingpage auf Ihrer Website ist möglich. Doch egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, das Wichtigste ist die optisch ansprechende Darstellung aller wichtigen Informationen für Ihr Event, damit Lust auf die Veranstaltung geweckt wird.

Folgende Informationen sollten auf Ihrer Website enthalten sein:

• Datum

• Ort

• Name des Events

• Übersicht des Rahmenprogramms

• Partner und Sponsoren

• Infos zur Anmeldung zum Ticketverkauf

Wie das Ganze aussehen kann, zeigen Bilder der B2B Marketing Days.

Newsletter
Kündigen Sie Ihr Event über Ihren Newsletter an. Newsletter Marketing ist eine der effektivsten Methoden, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie über eine gut gepflegte und aussagekräftige Verteilerliste verfügen. Über den Newsletter haben Sie dann die Möglichkeit, verschiedene Mailings aufzusetzen:

Sie können zum Beispiel Gewinnspiele, exklusive Rabatte oder Early Bird Tickets ankündigen. Außerdem können Sie regelmäßig Informationen über die Veranstaltung oder Ticket-Reminder verschicken.

Social Media
Sehr gut für die Event Marketing Strategie eignen sich auch die sozialen Medien, um die Inhalte der Veranstaltung zu verbreiten. Halten Sie die Besucher mit regelmäßigen Updates über die Veranstaltung auf dem Laufenden. Der Einsatz von visuellen Inhalten ist dabei wichtig. Geben Sie Ihren Followern zum Beispiel einen Blick hinter die Kulissen oder machen Sie kurze Posts über die Referenten. Lassen Sie hier Ihrer Kreativität freien Lauf. Social Media sollte dabei nicht nur organisch bespielt werden. Verwenden Sie unbedingt auch Social Media Ads. Damit erreichen Sie auch Personen, die Ihr Event vorher vielleicht nicht gekannt haben.

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Messen und Social Media-Content – so fesseln Hersteller ihre Zielgruppen mit Inhalten

Pressearbeit
Besonders bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, dass auch die PR Abteilung aktiv ist. Eine Erwähnung in der Zeitung oder im Radio kann die Generierung von Teilnehmern stark unterstützen. Auch Pressemitteilungen können herausgegeben werden, diese sollten aber spannend formuliert sein und den Nutzen der Veranstaltung vermitteln.

8.2 Event Budget

Wichtiger Part in der Event Strategie ist auch das Event Budget. Welche Kosten auf Sie zukommen und was Sie beachten müssen, erfahren Sie in diesem Abschnitt.

• Beginn der Budget Planung: Bevor Sie richtig in die Organisation Ihres Events starten, sollten Sie sich Gedanken über Ihr Budget machen. Denn die Event Budget Planung beginnt schon, sobald das Ziel und der Zweck Ihrer Veranstaltung feststehen. Stellen Sie einen Plan auf, wie Sie Ihre Erfolge messen möchten und definieren Sie Ihren finanziellen Erfolg. Jedes Event ist anders. Das eine Event geht von vornherein davon aus, Verluste zu machen, während andere von einem großen Plus ausgehen.

• Fixe und variable Kosten: Unterscheiden Sie zwischen Fixkosten und variablen Kosten. Fixkosten sind nicht abhängig von der Teilnehmerzahl. Variable Kosten dagegen sind von der Anzahl der Personen abhängig und steigen oder fallen mit ihnen.

• Das Teilnehmererlebnis: Bieten Sie Ihren Gästen etwas, wovon sie profitieren und sparen Sie nicht an den falschen Ecken. Denn Ihr Event hängt am Ende genau davon ab: dem Teilnehmererlebnis. Die Teilnehmer kommen schließlich für großartige Erfahrungen und Erlebnisse.

• Überwachung des Event Budgets: Haben Sie immer ein kritisches Auge auf Ihre Kostenaufstellung. Denn diese kann sich jederzeit ändern. Es gibt einige Tools, die Ihnen beim Management Ihrer Finanzen helfen können: CendynArcaneo, FreshBooks und Certify und viele mehr. Informieren Sie sich im Vorhinein, ob für diese Tools Schulungen notwendig sind oder direkt für Sie zur Verfügung stehen.

• Vorteile für die Zukunft: Wenn Sie es beim ersten Mal richtig machen, haben Sie für die Zukunft so gut wie gewonnen. Eine Event Budget Planung ist aufwendig und kann Nerven rauben. Aber wenn Sie es einmal vernünftig und akkurat durchziehen, haben Sie für Ihre weiteren Events einen perfekten Plan und können die Kosten noch genauer vorausplanen.

8.3 Eventplanung

Haben Sie Ihre Strategie und das Budget nun festgehalten, so geht es an die praktische Ausarbeitung. Heißt: Sie planen Ihr erstes Event. Bei der Eventplanung kommt es auf wertvolle strategische und operative Entscheidungen an.

Hierbei gibt es drei Phasen, die zum Schluss ein perfektes Gesamtkonzept ergeben.

1. Die Analyse
Diese Phase ist die Basis für eine gute Eventplanung. Hier halten Sie Ihre Ausgangslage fest, aus der Sie Ihre Ziele des Events definieren.

Das kommt in dieser Phase auf Sie zu:

• Ausgangslage, Zielgruppe

• Zielsetzung und zentrale Botschaft des Events

• Medieninteresse und Relevanz für die Öffentlichkeit

• Limitierende Faktoren

• Eckdaten (Zeitraum, Budget etc.)

2. Die Organisation

Mit ein wenig Organisationstalent und einer stressresistenten Arbeitsweise sollte diese Phase kein Problem für Sie darstellen.

Folgende Punkte sollten in dieser Phase organisiert werden:

• Location und Dekoration

• Eventequipment, Veranstaltungstechnik und Mobiliar

• Catering und Eventpersonal

• Einladungsmanagement und grafische Gestaltung

• Veranstaltungsablauf

3. Die Durchführung und Nachbereitung

Seien Sie während der Durchführung des Events besonders aufmerksam und haben Sie die Abläufe im Blick. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste sich wohlfühlen und Ihre Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist. Nach dem Event sollten Sie eine umfangreiche Evaluation durchführen, damit auch Ihr nächstes Event ein voller Erfolg wird!

Diese Aufgaben sind in der letzten Phase durchzuführen:

• Koordination aller Gewerke

• Teilnehmermanagement und Artist Management

• Foto- und Videoproduktion

• Veranstaltungshinweise, Social Media und Pressearbeit

• Auswertung und Controlling

9. Events als Content Marketing Maßnahme

Wer Events plant und eine gute Event Marketing Strategie hat, darf dabei eines nicht vergessen: Nach einem Event steht meist viel Content bereit, der erhebliches Potenzial für relevantes Content Marketing birgt.

So können Sie Ihren produzierten Event Content perfekt weiter verwerten:

• Teilen Sie Bilder und Videos von vergangenen Veranstaltungen. Ein Beispiel für ein Rückblicksvideo finden Sie hier:

• Veröffentlichen Sie Blogposts rund um das Thema Events als Verkaufsargument: „10 Gründe, um die Konferenz XYZ zu besuchen“.

• Animieren Sie Besucher dazu, vom Event zu berichten und Ihnen so mehr Reichweite zu verschaffen, zum Beispiel durch ein spezielles Hashtag oder durch das Teilen von Fotos. Das könnten Bedingungen zur Teilnahme eines Gewinnspiels sein und die Besucher zusätzlich motivieren.

• Führen Sie Interviews mit Speakern, die Sie später zum Beispiel als Blogpost oder als Podcast verwenden können.

• Bieten Sie nach dem Event allen Teilnehmern eine weiterführende Veranstaltung an (zum Beispiel ein Folgeevent oder ein Webinar).

Planen Sie also schon frühzeitig, welche Content Maßnahmen Sie vor, während oder auf dem Event umsetzen wollen. Bei einem so großen Eventaufwand lohnt es sich möglichst viel Content aus der Veranstaltung zu ziehen.

10. Erfolgsmessung im Event Marketing

Erfolg definiert sich für jeden anders, denn er hängt schließlich von den im Vorhinein gesetzten Zielen ab. Bei Events wird jedoch oft die Erfolgsmessung vernachlässigt. Dabei zählt sie zu einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren, liefert wichtige Daten und kann dabei helfen, das nächste Event zu optimieren.

Die entscheidende Frage vorab sollte daher sein: Was ist Ihr wichtigstes Ziel mit der Veranstaltung?

Worum geht es Ihnen:

• Möchten Sie Neukunden gewinnen?

• Geht es Ihnen um den grundsätzlichen Aufbau von Kontakten

• oder um den Auf- und Ausbau Ihrer Reputation?

Finden Sie dazu jeweils geeignete und messbare KPIs des Events, um später den Erfolg messen zu können.

Wenn Sie die wichtigsten Kennzahlen festgelegt haben, bestimmen Sie eine Zielgröße, die Sie mit Ihrem Event erreichen wollen. Somit können Sie nach dem Event Bilanz ziehen, wie erfolgreich Ihr Event war und wo vielleicht beim nächsten Event noch verstärkt Maßnahmen eingesetzt werden müssen, um die festgelegten Zielgrößen zu erreichen.

Um ein Gefühl für das Ganze zu erhalten, können Sie sich hierbei auch immer an größeren Konzerne aus dem B2C Bereich orientieren. Dabei geht es nicht um den direkten Vergleich, denn beispielsweise sind die Kennzahlen von Red Bull in etwas anderen Dimensionen untergebracht als die des B2B. Allerdings gibt es schon einige große Erfolgsbilanzen, die Sie sich nichtsdestotrotz als Vorbild nehmen können.

11. Die Best Practices und Beispiele aus dem Event Marketing

B2C macht es vor. Doch was B2C kann, das kann auch B2B. Wir stellen Ihnen die drei weltweit bekanntesten Event Marketing Beispiele vor. Sie sind erlebnisorientiert, aktiv und emotional aufgeladen – und obwohl es auf den ersten Blick nicht um die Marke geht, sondern um das Event, ist der Grund für die Veranstaltung allein die Marke.

1. Red Bull Flugtag: Bei diesem Event versuchen die Teilnehmer mit selbst gebauten Fluggeräten so weit wie möglich zu fliegen, um dann ins darunterliegende Wasser zu fallen. Generell ist Red Bull in zahlreiche andere extreme Action-Events involviert. Besonders bekanntest ist der Sprung von Felix Baumgartner aus der Stratosphäre aus knapp 40 Kilometer Höhe. Der Slogan „Red Bull verleiht Flügel“ zieht sich durch alle Marketing Events von Red Bull.

2. Coca-Cola Weihnachten: Wer hat nicht schon einmal einen der Coca-Cola Weihnachtsclips gesehen? Coca-Cola wählt damit eines der emotionalsten Themen: Weihnachten. Nicht nur der Weihnachtstruck ist weltweit bekannt, sondern auch der Titelsong Song „Wonderful Dream“. Der Truck reist auch im echten Leben während der Weihnachtszeit in verschiedene Städte, um den Menschen dort eine Freude zu bereiten.

Mit kurzen Clips auf YouTube greift das Getränkeunternehmen jährlich das Thema Weihnachten auf und verzaubert seine Kunden.

3. Harley Davidson Biker Treffen: Harley Davidson veranstaltet regelmäßig Biker Treffen, bei denen die Biker-Community zusammentrifft. Je nach Event haben Biker die Möglichkeit, die neuesten Modelle von Harley Davidson zu testen. Auch hier steht auf den ersten Blick nicht Harley Davidson im Mittelpunkt, sondern das Zusammentreffen von Menschen mit der gleichen Leidenschaft.

12. Der Eventmanager

Wenn es eine Person gibt, die für das Thema Event Marketing von höchster Relevanz ist, dann ist es der Eventmanager. Denn er ist derjenige, der den Überblick behält und alles organisiert. Von Konzerten bis hin zu Veranstaltungen ist alles möglich.

Gerade im B2B Bereich liegt der Fokus vor allem auf der Planung der Location, der Kosten, der Gästeliste und mit welchen Dienstleistern zusammengearbeitet werden soll.

Auch der Bereich Marketing ist für ihn sehr wichtig. Werbekampagnen, Social Media Kampagnen und vieles mehr liegt in den Händen des Eventmanagers. Das bedeutet, dass ein erfolgreiches Event mit einem (guten) Eventmanager steht oder fällt.

13. Der Einsatz einer Eventagentur

Falls Sie keine freien Kapazitäten haben, um eigene Veranstaltungen zu organisieren, kann es sich lohnen, die Dienstleistungen einer Eventagentur zu nutzen.

Eventagenturen sind in der Lage, kreative Ideen zu entwickeln und eine reibungslose Umsetzung von Veranstaltungskonzepten zu gewährleisten.

Sie arbeiten eng mit Ablaufregisseuren, Projektleitern, Eventmanagern, Technikfirmen und anderen Partnern zusammen, um den Erfolg einer Veranstaltung sicherzustellen. Eine der wichtigsten Aufgaben von Eventagenturen besteht darin, den roten Faden zu schaffen, der die Ziele einer Veranstaltung unterstützt und die Botschaft des Unternehmens effektiv verbreitet.

Wenn es um die Planung und Durchführung von Veranstaltungen geht, ist es wichtig, dass man sie als Gesamtinszenierung betrachtet und nicht als isolierte Module. Gute Eventagenturen verstehen dies und sorgen dafür, dass die Veranstaltung ein stimmiges Gesamtkonzept hat, bei dem jeder Teil aufeinander abgestimmt ist. Wenn Sie keine Kapazitäten haben oder noch nicht über genügend Erfahrung in diesem Bereich verfügen, kann es sich lohnen, die Dienste einer Eventagentur in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.

Mehr zur Eventagentur erfahren Sie hier:

14. Die wichtigsten Event Trends

Durch die Corona-Pandemie ist so einiges ins Schleudern geraten. Event Manager haben sich davon aber nicht aufhalten lassen. Im Gegenteil: Sie nutzten ihre Kreativität und erschufen viele neue Event Formate. Im Folgenden verraten wir Ihnen Event Trends, die in den kommenden Jahren an Relevanz gewinnen werden:

• 1. Authentizität und Emotionalität als Treiber: Events müssen authentisch und emotional sein. Denken Sie dabei auch an Ihre Kunden von morgen! Überzeugen Sie Ihre Teilnehmer bereits im Vorfeld und erzählen Sie mit Ihrem Event eine Story.

• 2. Community Management als neue Aufgabe: Event Manager müssen immer häufiger die Rolle von Community Managern übernehmen und das für 365 Tage im Jahr. Hier gilt das Motto: „Nach dem Event ist vor dem Event“. Über soziale Medien beispielsweise können solche Veranstaltungen leicht „verlängert“ werden, indem Sie Best Offs des Events zeigen oder Einblicke in die Vorbereitungen.

• 3. Neue Eventformate: Hybride Events sind die Zukunft. Wenn es um Wissensaustausch geht, dann eigenen sich virtuelle Formate sehr gut. Wenn allerdings Emotionen und Erlebnisse im Vordergrund stehen, dann sind Präsenzevents immer noch das A und O.

Nachhaltigkeit

Green Events – ein Trend im Eventmanagement?

15. Event Marketing – Vor- und Nachteile

Ein weiterer Vorteil ist, dass bei Veranstaltungen und Events Erinnerungen geschaffen werden. Steht ein Event an, dass einen potenziellen Kunden anspricht, geht dieser oftmals mit den Kollegen aus seinem Umfeld zu dieser Veranstaltung, die ähnliche Interessen haben und für die die Veranstaltung ebenfalls interessant sein könnte. Dies sorgt automatisch dafür, dass das Event des Unternehmens mit Erinnerungen des Besuchers verknüpft wird.

Ebenfalls werden auf Events und Veranstaltungen jeglicher Art von Emotionen geweckt. Die ist mittels des Programms des Events beeinflussbar. Durch das Wecken bestimmter Emotionen, während des Events, wird der Besucher unterbewusst das Gefühl dieser Emotion mit der Veranstaltung verbinden. Aus diesem Grund sollten die Veranstalter unbedingt dafür sorgen, dass die Besucher mit positiven Gefühlen die Veranstaltung verlassen.

Zudem lassen sich Events speziell auf eine Zielgruppe ausrichten, um diese auch gezielt anzusprechen. Durch ein Event lässt sich dann eine direkte Verknüpfung zu dem Unternehmen, dem Produkt oder der Dienstleistung herstellen.

Der klare Nachteil dabei ist der Kostenpunkt. Große Veranstaltungen sind mit vielen hohen Kosten verbunden. Personal muss angestellt werden, eine Gewerbefläche muss gemietet werden und Aktionen oder Acts müssen ebenfalls geplant und bezahlt werden.

Somit wird auch der Nachteil deutlich: es entsteht ein enormer Aufwand. Event Marketing ist nicht nur unmittelbar vor der Veranstaltung aufwändig, sondern auch währenddessen. Zudem müssen meist externe Partner mit einbezogen werden, sei es für Catering, Planung oder Auftritte, was wiederrum bedeutet, dass dadurch ein Unternehmen darauf angewiesen ist, dass auch dort alles nach Plan läuft. Externe Partner bedeuten auch eine externe und nicht kontrollierbare Fehlerquelle.

Nachfolgend finden Sie nochmal alle Vor- und Nachteile von Event Marketing zusammengefasst:

16. Fazit: Event Marketing als Teil des B2B Marketing Mix

Die Durchführung eines Events bietet Ihnen eine Gelegenheit persönliche Beziehungen aufzubauen. Potenzielle Kunden können Ihre Produkte und Dienstleistungen mit Persönlichkeiten in Verbindung bringen. So können Sie effektiver Leads generieren oder auch einfach bestehende Kundenbeziehungen oder Geschäftsbeziehung vertiefen.

Überlegen Sie sich daher, was Ihr wichtigstes Ziel ist. Geht es hauptsächlich darum, neue potenzielle Kunden zu gewinnen? Oder geht es darum, Verbindungen herzustellen oder Ihre Marke auszubauen? Definieren Sie die wichtigsten Kennzahlen und legen Sie die Ziele fest, die erreicht werden sollen. Bei der Generierung von Leads sollten Sie immer darauf achten, dass diese der DSGVO entsprechen.

Durch gezieltes Event Marketing können Sie als Veranstalter dafür sorgen, dass relevante Zielgruppen das Event gut wahrnehmen und besuchen werden. Damit stellen Sie sich als führende Rolle in der Branche dar.

Als Aussteller, Sponsor oder Partner einer externen Veranstaltung profitieren Sie zudem immer von der gesamten Vermarktungskampagne des Veranstalters.

Doch ob eigene Events oder die Teilnahme an externen Events und egal, ob es dabei um eine Online, Hybrid oder Präsenz Veranstaltung geht – Sie können immer Ihre Marke dabei ausbauen, Ihren Expertenstatus stärken oder neue potenzielle Kunden generieren.

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