Expertenbeitrag: Event Marketing So bauen Marketer eine Event Strategie auf

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Erfolgreiches Event Marketing bedeutet mehr als nur Einladungen verschicken und Stühle rücken. Eine gut durchdachte Event Strategie ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Hier erfahren Sie, wie Sie eine erfolgreiche Event Strategie entwickeln.

Eine Event Marketing Strategie beziehungsweise Event Strategie ist für jeden Marketer von entscheidender Bedeutung und ermöglicht es, klare Ziele zu definieren und den Erfolg einer Veranstaltung messbar zu machen. Eine Event Marketing Strategie gibt darüber hinaus den umsetzenden Akteuren eine klare Richtung vor, wie das Event geplant, organisiert und vermarktet werden soll. Ohne eine solche Strategie kann es leicht zu unkoordinierten Aktivitäten kommen, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefern.

Die Event Strategie sollte deshalb zu Beginn vom Veranstalter selbst festgelegt werden, da er am besten weiß, was mit dem Event erreicht werden soll. Es ist wichtig, das Ziel der Veranstaltung genau zu definieren. Möchten Sie das Unternehmen bekannter machen, neue Kunden gewinnen, bestehende Kunden binden oder einen bestimmten Umsatz generieren? All diese Fragen müssen vorab geklärt werden, um die Strategie entsprechend auszurichten.

Wie Sie eine Event Strategie aufbauen können

Das Entwickeln einer erfolgreichen Event Strategie ist von entscheidender Bedeutung, um Veranstaltungen so zu konzipieren, dass sie die Zielgruppe begeistern und die Unternehmensziele unterstützen. Eine gut durchdachte Strategie ermöglicht es Marketern, das volle Potenzial von Veranstaltungen auszuschöpfen und eine langfristige Wirkung zu erzielen.

Von der Festlegung der Ziele über die Zielgruppenanalyse bis hin zur Budgetierung und Evaluierung - eine erfolgreiche Event Strategie kann Schritt für Schritt aufgebaut werden:

Schritt 1: Zielsetzung definieren

Legen Sie klar und präzise fest, welche Ziele mit dem Event erreicht werden sollen. Möchten Sie die Markenbekanntheit steigern, Leads generieren oder eine bestimmte Zielgruppe ansprechen? Das Ziel sollte SMART sein - spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (achievable), relevant (relevant) und zeitgebunden (time-bound).

Schritt 2: Zielgruppe identifizieren

Definieren Sie Ihre Zielgruppe genau. Wer soll an dem Event teilnehmen? Welche Interessen und Bedürfnisse haben diese Menschen? Bevorzugen sie Live-, Hybrid- oder vor Präsenz Veranstaltungen? Während IT Mitarbeitende sicher offen für digitale Formate sind, haben Werkzeugbauer, die nicht über einen PC-Arbeitsplatz verfügen, daran vielleicht weniger Interesse. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, die richtigen Inhalte und Aktivitäten für das Event zu planen und die Zielgruppe gezielt anzusprechen.

Schritt 3: Budgetplanung

Setzen Sie ein Budget fest, das realistisch ist und alle Aspekte des Events abdeckt, einschließlich der Event Marketing Strategie, Location, Technik, Catering und Personal. Erwartet Ihr Chef ein Gala-Dinner in entsprechendem Ambiente oder die Bratwurstbude auf dem Außengelände? Die Budgetplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Event wirtschaftlich und erfolgreich ist.

Schritt 4: Event Konzeption

Entwickeln Sie ein detailliertes Konzept für das Event. Welches Format soll das Event haben? Soll es eine Messe, Konferenz, Workshop oder ein Networking-Event sein? Was passt zu Ihren Zielen und zu Ihrer Zielgruppe? Legen Sie den Ablauf fest und planen Sie alle wichtigen Details, damit das Event reibungslos ablaufen kann.

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Schritt 5: Marketing- und Kommunikationsstrategie

Überlegen Sie sich eine umfassende Marketing- und Kommunikationsstrategie, um das Event zu bewerben. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie Social Media, E-Mail-Marketing, Content Marketing und Event Websites, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Berücksichtigen Sie auch die Nutzung von SEO und SEA, um die Sichtbarkeit Ihrer Event Website in den Suchmaschinen zu verbessern.

Am besten skizzieren Sie außerdem schon einen groben Ablauf Ihrer Marketingaktivitäten. Dieser lässt sich idealerweise in vier Phasen unterteilen:

• 1. Ankündigung: In dieser Phase veröffentlichen Sie erste Ankündigungen, gehen aber noch nicht so sehr ins Detail. Sie machen damit Appetit auf mehr.

• 2. Bekanntmachung: Erst in dieser Phase starten Sie richtig durch mit den Marketingmaßnahmen. Hier gilt es so viel Aufmerksamkeit wie nur möglich für das Event zu generieren.

• 3. Tagesgeschäft: Nach der großen Ankündigung Ihrer Veranstaltung geht das Event Marketing in den laufenden Betrieb über. Dazu gehört das regelmäßige Aktualisieren der Veranstaltungswebsite und das Versenden von E-Mails mit Informationen zu den geplanten Rednern. Wenn zum Beispiel bekannte Teilnehmer Gastbeiträge auf Ihrer Website veröffentlichen, wird dies das Interesse anderer wecken.

• 4. Kurz vor dem Event: Damit beginnt die heiße Phase vor der Veranstaltung. Hier geht es darum, die letzten Teilnehmer zu akquirieren. Kontaktieren Sie dazu z.B. Besucher vergangener Veranstaltungen und laden Sie sie persönlich ein.

Schritt 6: Nachbereitung und Anpassung der Event Strategie

Wie werden Sie Ihr Event evaluieren? Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern und nutzen Sie dieses Feedback, um Ihr nächstes Event noch erfolgreicher zu machen. Sie können dies über Fragebögen, Umfragen oder persönliche Gespräche tun. Analysieren Sie die Zahlen im nächsten Schritt. Dazu gehört die Anzahl der Teilnehmer, Leads, Verkäufe sowie die Kosten des Events. Vergleichen Sie außerdem die Ergebnisse mit Ihren Zielen. Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Wenn nicht, warum nicht? Identifizieren Sie die Stärken und Schwächen Ihres Events. Was lief gut? Was lief nicht so gut? Nutzen Sie die Erkenntnisse für zukünftige Events und passen Sie Ihre Event Strategie an die Erkenntnisse an.

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Ein Event Strategie Beispiel

Genug der Theorie: Lassen Sie uns nun einen Blick in die Praxis werfen. Dazu habe ich Ihnen ein fiktives Beispiel einer Event Strategie mitgebracht.

Nehmen wir an, ein IT-Unternehmen mit dem Namen „T&I Expert“ möchte zukünftig Veranstaltungen organisieren.

Im ersten Schritt muss das Unternehmen nun das Ziel definieren. Als SMARTes Ziel legt es fest: „Unser Ziel ist es, durch die Durchführung einer Veranstaltung innerhalb der nächsten sechs Monate unsere Markenbekanntheit zu steigern und 100 qualifizierte Leads zu generieren, indem wir die Veranstaltung angemessen bewerben und relevante Zielgruppen ansprechen“.

Parallel zum ersten Schritt überlegt sich das Unternehmen nun, wen es konkret erreichen möchte. T&I Expert richtet sich mit seinen Produkten an IT-Professionals und Entscheidungsträger in technologieorientierten Unternehmen. Genau diese Zielgruppe möchte das Unternehmen nun mit seiner Veranstaltung ansprechen. Als wichtige Präferenz hat das Marketingteam durch Interviews mit der Zielgruppe herausgefunden, dass diese Personen digitale Formate bevorzugen.

Mit diesem Wissen geht es an die Budgetplanung. Dazu überlegt sich das Marketingteam, welche allgemeinen Kosten auf jeden Fall gedeckt werden müssen. Dazu gehören: Event Marketing, die virtuelle Veranstaltungsplattform, Technik, Präsentationen, Catering, Online Werbung und Giveaways. Als Rahmenbudget setzt T&I Expert 50.000 Euro an, da dies im Marketing Budget des Jahres so schon festgehalten wurde.

Erst danach geht es an die eigentliche Event Konzeption. Wie soll die Veranstaltung gestaltet werden, welche inhaltlichen Programmpunkte sollen auf jeden Fall besetzt werden? Das sind einige der Fragen, die das Marketingteam hier beantworten muss. In diesem Beispiel entscheidet sich T&I Expert für ein zweitägiges Online Event. Um für genügend Abwechslung zu sorgen, möchte das Unternehmen neben Keynote Präsentationen und Produktdemonstrationen auch Workshops anbieten. Auch das Networking soll nicht zu kurz kommen. Um den Besuchern eine reibungslose User Experience zu bieten, soll die Veranstaltungswebsite ein modernes und technologieorientiertes Design erhalten.

Das grundlegende Veranstaltungskonzept steht - nun müssen genügend Teilnehmer akquiriert werden. Zeit also, sich Gedanken über eine Marketing- und Kommunikationsstrategie zu machen. Da die Zielgruppe der T&I Expert sehr technik- und internetaffin ist, steht vor allem das digitale Marketing im Fokus. Die Veranstaltungswebsite muss daher unbedingt SEO-optimiert sein. Darüber hinaus spielt die Nutzung von Social Media Netzwerken eine wichtige Rolle - sowohl organisch als auch bezahlt. Um das Fachpublikum zu erreichen, bieten sich auch Online-Anzeigen in relevanten Portalen oder Fachmedien an. T&I Expert möchte auch mit Technologiebloggern zusammenarbeiten, um Influencer Marketing zu betreiben. Alle bereits bestehenden Kunden beziehungsweise Kontakte möchte das Unternehmen zudem über personalisiertes E-Mail-Marketing ansprechen und zur Veranstaltung locken.

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Die Veranstaltung hat stattgefunden. Jetzt darf die Nachbereitung nicht vergessen werden. Das Team hat während und nach der Veranstaltung viele Rückmeldungen in Form von Umfragen und Interviews erhalten - diese gilt es nun auszuwerten. Außerdem nimmt das Team das zu Beginn festgelegte SMARTe Ziel und prüft, ob es dieses erreicht hat. In diesem Fall konnte das Team sogar 120 Leads generieren. Die Gespräche mit den Teilnehmern zeigen auch, dass die Markenbekanntheit durch den Erfolg des Events gestiegen ist. Kurzum: Die Veranstaltung hat das Ziel sogar übertroffen.

Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial: Viele Teilnehmer merkten an, dass sie sich mehr Keynote Präsentationen gewünscht hätten. Außerdem liefen die Workshops nicht ganz reibungslos. Diese Erkenntnisse nimmt das Marketingteam von T&I Expert mit und optimiert direkt seine Event Strategie.

Das Beispiel zeigt: Eine Event Strategie ist nicht in Stein gemeißelt. Mit jeder Veranstaltung lernt man dazu und kann gegebenenfalls einzelne Punkte der Strategie anpassen. Aber wenn Sie sich einmal Gedanken darüber gemacht haben, haben Sie eine solide Basis geschaffen, mit der Sie kommende Events leichter auf die Beine stellen können.

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Fazit und Tipps zur Event Strategie

Eine gut durchdachte Event Strategie ist der Grundstein für den Erfolg eines Events. Sie hilft, klare Ziele zu definieren, die Zielgruppe gezielt anzusprechen und das Budget effizient zu nutzen. Die Einbindung verschiedener Marketingkanäle und die Nutzung von Suchmaschinenoptimierung sind wichtige Schritte, um die Sichtbarkeit des Events zu erhöhen. Es ist entscheidend, den Erfolg des Events zu messen und die Ergebnisse zu evaluieren. Dies ermöglicht es, aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Events noch erfolgreicher zu gestalten.

Indem Marketer diese Schritte befolgen und eine durchdachte Strategie entwickeln, können sie erfolgreich Events planen und durchführen, die ihre Ziele erreichen und einen positiven Eindruck bei der Zielgruppe hinterlassen. Veranstaltungen bieten eine einzigartige Gelegenheit, Kunden zu begeistern, wertvolle Kontakte zu knüpfen und die Markenpräsenz nachhaltig zu stärken.

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