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Wie ERP-Systeme im B2B helfen In 5 Schritten zur passenden Business Software – Teil 3

| Autor / Redakteur: David Lauchenauer* / Lena Müller

Business Software kann mehr als Ressourcen, Kapital und Mitarbeiter verwalten. Aus der Cloud bereitgestellt, unterstützt es Unternehmen auch beim Innovationsmanagement und bei der Mobilität. Doch wie finden Firmen die richtige Software?

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Dieser Beitrag zeigt Ihnen auf, wie Sie in fünf Schritten zur passenden Business Software gelangen.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen auf, wie Sie in fünf Schritten zur passenden Business Software gelangen.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

In den ersten beiden Teilen der Business-Software-Serie standen vor allem Trends im Fokus, die heute schon durch Funktionen im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) umsetzbar sind. Das hilft Unternehmen sowohl ihr Innovationsmanagement besser zu koordinieren als auch Mobile Business und Mobile Working zu realisieren. Im letzten Part geht es um die Frage, worauf bei der Wahl des Systems zu achten ist.

In fünf Schritten zur passenden Software

Die Einführung einer Business Software stellt viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen. Ob Prozessabläufe, Akzeptanz der Mitarbeiter oder das Projektmanagement – Firmen müssen verschiedene Aspekte berücksichtigen, um das Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Dabei gilt: Vorbereitung ist alles. Wer hier ohne Fahrplan startet, landet schnell in einer Sackgasse – und das kann teuer werden. Um schnell zum richtigen System zu gelangen, braucht es einen Plan.

1. Schritt – Rahmen definieren

Im Internet suchen und die erst besten Anbieter anschreiben, ist der zügigste, aber nicht der beste Weg. Im Gegenteil. Er verschwendet nur Ressourcen. Vielmehr sollten Firmen mit einer Projektdefinition starten, die Folgendes umfasst:

  • die Ziele
  • die Verantwortlichen inklusive der Rollen
  • den Zeitrahmen und
  • das Budget

Das Ergebnis ist der Rahmen für das anstehende Projekt. Dieser beinhaltet auch alle Anforderungen, die das System erfüllen muss. Diese kommen in ein sogenanntes Lastenheft, das so präzise wie möglich und so ausführlich wie nötig sein sollte.

2. Schritt – Anbieter recherchieren

Stehen Rahmen und Lastenheft, geht es um die Suche des richtigen Herstellers beziehungsweise Partners. Idealerweise beschränken sich KMUs hier auf drei bis fünf. In persönlichen Gesprächen wird gezeigt, was die Software per se kann und was noch angepasst werden muss – zum Beispiel Programmierung von Schnittstellen oder firmenbezogene Besonderheiten, die kaum eine Software im Standard liefert. Bei der Wahl ist neben den Kosten auch auf die Chemie zu achten. Stimmt die nicht, nützt auch das beste Angebot nichts. Am Ende dieser Phase steht die Entscheidung für die Software.

3. Schritt – Angebote testen

Direkt nach der Auswahl des Anbieters ist der Aufbau einer Testumgebung zu empfehlen. Diese dient als zentrale Entwicklungs- und Überprüfungsinstanz und wird agil angepasst. Der Vorteil daran: Änderungswünsche lassen sich direkt umsetzen und die Beteiligten identifizieren sich schneller mit „ihrer“ Lösung. Entspricht das ERP-System den Vorstellungen, wird es abgenommen. Danach folgen die Datenübernahme und die Vorbereitung in den Live-Betrieb, der zwingend von einer umfassenden Schulung für alle Nutzer begleitet werden muss. Sie ist die Voraussetzung für eine reibungslose Bearbeitung – zudem erhöht sie die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

4. Schritt – Software verbessern

Sind die Mitarbeiter geschult und alle Prozesse etabliert, beginnt die Phase der Optimierung. Ziel ist es, schnell auf Änderungen oder externe sowie interne Einflüsse reagieren zu können. Gerade im digitalen Wandel ist diese Flexibilität und Agilität essenziell, um Wettbewerbsvorteile und Effizienzgewinne zu erreichen. Das erfordert allerdings einen vertrauensvollen Partner, der zuverlässig die gewünschten Anpassungen vornimmt.

5. Schritt – Projekt evaluieren

Die Einführung eines ERP-Systems ist für alle Beteiligten eine immense Herausforderung, an der die gesamte Organisation wachsen kann. Aus dem Grund ist es wichtig, nach der Einführung das Projekt zu evaluieren. Dazu bieten sich Retrospektiven an. Hier bringt jeder vor, was negativ, was positiv war und was man gelernt hat. Diese Erkenntnisse helfen

  • bei kommenden Projekten und
  • in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Hersteller beziehungsweise Partner.

Fazit: Die richtige Business Software ist Basis für digitalen Erfolg

Mit diesen Tipps ersparen sich KMUs viele schlechte Erfahrungen und unnötige Kosten. Auch wenn es mühselig erscheint, sollte vor allem auf den ersten Schritt viel Wert gelegt werden. Erst wenn der Organisation klar ist, wohin sie will und welche Trends mit welcher Priorität umzusetzen sind, zahlen sich die nächsten Schritte aus.

Ist die passende Business Software gefunden, sollte sie auch im Zentrum zukünftiger Innovationen stehen. Fast jedes Jahr kommen neue Trends, die bewertet und im Idealfall umgesetzt werden müssen – das ERP-System muss dafür das Herzstück bilden. Daher ist auch eine Lösung aus der Cloud zu empfehlen. Darüber lassen sich neue Funktionen schneller bereitstellen und Trends früher umsetzen.

*David Lauchenauer ist Geschäftsführer und Gesellschafter von Myfactory.

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