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Smarte Business Collaboration für Unternehmen - Teil 2 Intelligentere Unternehmensprozesse durch funktionelle Kommunikation

| Redakteur: Natalie Wander

Was zeichnet eine effiziente Business Collaboration-Lösung aus? Welche anwendungsbezogenen Prozesse und Workflows sollten in einer Projektarbeit dargestellt werden?

Effizientes Zusammenarbeiten in Unternehmen hängt von den Faktoren Kommunikation und Management ab
Effizientes Zusammenarbeiten in Unternehmen hängt von den Faktoren Kommunikation und Management ab
(Bildquelle: Fotolia©Kzenon)

Mit diesen Fragen befasste sich der erste Beitrag zum Thema “Effizienteres Projektmanagement durch Zusammenarbeiten in der Cloud”. Der zweite Teil beschäftigt sich nun vorrangig mit den „weichen“ Faktoren Kommunikation und Management. Was kann Business Collaboration hierzu leisten? Ein essentielles Merkmal einer effizienten Zusammenarbeit in Unternehmen ist eine funktionierende, offene Kommunikation. Offen meint hier nicht einen Dialog, der für alle transparent ist und bei dem wie im Brainstorming-Verfahren alles in einen Topf geworfen wird.

Offen meint eine Kommunikation, die prinzipiell alle Projektbeteiligten einbindet und ihnen die Möglichkeit bietet, sich über konkrete Fragestellungen auszutauschen – allerdings in dem Maße, wie sie von diesen Fragestellungen betroffen sind. Die flexible Definition von Berechtigungsstufen und Verwaltung von Teams sowie Filterfunktionen ermöglicht es hier, den Austausch besser zu koordinieren und in gewinnbringende Bahnen zu lenken. Für allgemeine Fragen oder Anmerkungen sollte es ein virtuelles Forum geben.

Offen bedeutet zudem, dass die Kommunikation über Kanäle geführt wird, die jedem Projektmitarbeiter zur Verfügung stehen. Das ist in der Regel die E-Mail. Unter den Gesichtspunkten Organisation und Compliance müssen die E-Mail-Funktionalitäten einer BC-Plattform aber garantieren, dass die relevanten Nachrichten nicht in einer Flut von E-Mails verloren gehen. Der zentrale Ort für vertrauliche wie auch projektrelevante Nachrichten eines Nutzers sollte daher ein persönliches Konto innerhalb der Plattform sein – inklusive intelligenter Ablagestrukturen, einer leistungsstarken Suche und der Möglichkeit, direkt von einer Nachricht in das richtige Projekt zu springen. Vor dem Hintergrund der Zusammenarbeit mit externen Projektmitarbeitern oder dem Einsatz von mobilen Endgeräten muss die Übermittlung zudem sicher beziehungsweise bei Bedarf vertraulich sein. In den Bereich Kommunikation fällt schließlich auch die Aufgabe, Verantwortlichkeiten transparent und eindeutig zu verteilen. Kennt jeder seine und die Aufgaben der anderen, versandet nichts mehr im Zuständigkeitschaos.

Beachten BC-Initiativen diese Aspekte, verfügen alle Mitarbeiter jederzeit über den gleichen Kenntnisstand, sind optimal miteinander vernetzt und wissen immer genau, wer für spezifische Fragestellungen der richtige Ansprechpartner ist. Wird das Knowhow derart über eine BC-Plattform gebündelt, steht einer effizienten, produktiven Zusammenarbeit fast nichts mehr im Weg.

Im richtigen Moment entscheiden

Eine Hürde gilt es allerdings noch zu meistern. Denn Projekte werden nicht verwirklicht, indem jeder nur einen Teil beisteuert und schließlich wie durch Zauberhand ein verwertbares Ergebnis entsteht. Regelmäßig müssen Entscheidungen getroffen werden – im Regelfall von einem kleinen Kreis von Führungskräften, manchmal auch von nur einer Person. Dank des einheitlichen Wissensstands und der Nachvollziehbarkeit von Prozessen ermöglicht Business Collaboration den Entscheidern bereits die grundlegende Meinungsbildung. Aber BC-Plattformen bieten noch mehr. Durch sie können Entscheidungen als eigenständiger Projektarbeitsschritt definiert und dann im kleinen Kreis geprüft, diskutiert und schließlich getroffen werden. Stehen besonders weitreichende Entscheidungen an oder fällt die Konsensbildung schwer, stehen Umfrage- und Abstimmungstools zur Verfügung. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die Entscheidung nur die Entscheider oder alle Teammitglieder sehen dürfen. Ein eigenständiger Bereich in der persönlichen Projektmanagementoberfläche sollte alle Entscheidungen eines Nutzers sammeln – bereits getroffene wie noch ausstehende.

Neben der breiten Palette an Funktionalitäten und einer zentralen übersichtlichen Managementoberfläche sollten BC-Plattformen zwei weitere Merkmale aufweisen: Erstens gewährleisten Cloud Computing-Technologien und Apps für mobile Endgeräte einen browserbasierten Zugang rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus. Die Investitionskosten sind niedrig und die Plattform kann auch von Businesspartnern sofort eingesetzt werden. Das zweite Kriterium ist eine hohe Usability. Nur wenn die Plattform intuitiv zu bedienen, optisch an bekannte grafische Oberflächen angelehnt und zudem mehrsprachig ist, wird sie ohne Schulungsaufwand einsetzbar sein und von allen Nutzern, auch von internationalen Partnern, akzeptiert werden.

Fazit:

Die ideale Business Collaboration-Plattform verbindet also nutzerfreundliche Collaboration-, Projektmanagement- und DMS-Funktionen, erlaubt damit standortunabhängige, effizient vernetzte Arbeitsprozesse und garantiert mittels durchgängiger Dokumentation der Arbeitsschritte und projektbezogener Speicherung von Dokumenten und Nachrichten einen sicheren Rahmen für alle Entscheidungen. Unternehmen werden intelligenter, Effizienz und Produktivität steigen und die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter bleibt auf hohem Niveau.

Autor des Beitrags:

Matthias Kunisch. Er ist Geschäftsführer der Leipziger forcont business technology gmbh, eines auf Enterprise-Content-Management spezialisierten Softwarehauses, und leitet den Vertriebsbereich sowie die Produktentwicklung. Der studierte Diplom-Mathematiker und ausgebildete Facharbeiter für Datenverarbeitung ist seit 1976 in der IT-Branche tätig.

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