Digital Asset Management Systeme Ist Digital Asset Management die Revolution für Marketing-Teams oder nicht?

Logos, Bilder, Videos, Grafiken – die Liste von Formaten, mit denen Marketing-Abteilungen täglich hantieren, ist lang und die dafür investierte Zeit kostbar und fehlt oft an anderen Ecken. Digitale Tools sind wertvolle Helfer, um die Zusammenarbeit in Marketing-Teams einfacher und effizienter zu gestalten – dazu gehört auch das Digital Asset Management-System. Doch ist es wirklich DIE Revolution für Marketing-Teams?

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Digital Asset Management-Systeme (DAM-Systeme) wurden in den 90er Jahren zunächst als einfachere Bilddatenbanken programmiert. Durch die Entwicklung der ersten Hybrid-Systeme Anfang der 2000er tauchte DAM auch außerhalb der Marketing-Abteilungen auf. DAM-Systeme der heutigen 3.0 Generation basieren auf der Cloud-Native Architektur. Der große Vorteil der Cloud-Native Systeme ist die Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass sich weder der Hersteller noch der Kunde um den Betrieb kümmern muss. Längst ist DAM nicht mehr nur für Marketing-Abteilungen interessant, sondern ist mit den Funktionen unternehmensrelevant geworden. Doch wie finden Marken konkret das richtige System? Wie führt man das System erfolgreich ein und was hat es mit dem Begriff Brand Management auf sich?

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Eine Lösung, die für alle passt? Genau wie bei Marken ist das für ein DAM nicht der richtige Ansatz. Die aktuellen und zukunftsweisenden DAM-Systeme sind holistische Hubs. Sie sind losgelöst von der festen Definition was ein Asset oder Metadaten bzw. Projekte sind. Ein solches System ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern das Datenmodell nach den eigenen Ansprüchen selbst zu konfigurieren und an alle Anforderungen anzupassen. Mit Hilfe der neuen Technologien kann DAM sich immer mehr von den Hauptaufgaben – dem Speichern und Ordnen von Assets – entfernen und entwickelt sich zu einem zentralen Ort, an dem unternehmensrelevante Inhalte erstellt, verteilt und Mitarbeitende aktiviert werden, diesen Content mitzugestalten (z.B. Brand Guidelines, diverse Assets, Employer Branding Guidelines, etc.). Zudem wird die Wirksamkeit dieser Inhalte und Assets gemessen.

Wie können Marken von einem ganzheitlichen DAM profitieren?

Viele unterschiedliche Systeme, hohe Kosten, schlechte Usability, keine automatischen Updates und immenser administrativer Aufwand. So sieht bei vielen Marken die Realität des Digital Asset Management im Moment noch aus. Wird ein einheitliches DAM-Tool oder sogar Brand Management-Tool erfolgreich implementiert, kann der administrative Aufwand maximal geschrumpft werden, Kosten werden reduziert, die Konsistenz der CI und die Nutzerfreundlichkeit steigen und letztlich maximiert die gezielte Vergabe von Zugriffsrechten die Datensicherheit.

Wann ist ein neues DAM-System sinnvoll?

Der Effizienzgewinn durch ein DAM-System hängt direkt mit dem DAM-Reifegrad und den internen Strukturen zusammen. Es sollte daher zunächst identifiziert werden, ob die Implementierung eines neuen Systems überhaupt notwendig ist. Der DAM-Reifegrad hilft, die Notwendigkeit herauszufinden:

• 1. Reifegrad: Ad Hoc (DAM-System ist nicht vorhanden)

• 2. Reifegrad: Abteilung (DAM-System wird von einzelnen Abteilungen genutzt)

• 3. Reifegrad: Organisation (Das DAM ist das einzige System, das Assets abteilungsübergreifend im Unternehmen verwaltet)

• 4. Reifegrad: Integriert (Das vollintegrierte DAM ist der Content Hub für alle Assets)

Gründe, warum ein neues DAM-System sinnvoll sein könnte, sind beispielsweise, dass die Datendarstellung nicht mehr transparent erkennbar ist, die Datenmenge exponentiell steigt oder die User Experience und damit die Verwendung der Assets über das bestehende DAM nicht mehr zufriedenstellend ist.

5 Tipps für die erfolgreiche Einführung eines DAM-Tools

Sollte sich nach der Betrachtung des Reifegrads herausstellen, dass ein neues DAM-System im Unternehmen benötigt wird, kann man sich Gedanken zur Implementierung machen. Dabei gilt es die folgenden Tipps zu beachten:

1. Gute Planung ist alles

Zum Start sollte mit einem Touchpoint Audit gestartet werden. So kann erkannt werden, wie viele Assets vorhanden sind, wo diese im Moment abliegen und wie oft respektive wichtig deren Verwendung ist. In diesem Schritt können veraltete Daten auch gleich bereinigt werden, um den Implementierungsprozess zu beschleunigen.

2. Klare Verantwortlichkeiten schaffen

Egal ob das DAM selbstständig oder mit einem externen Partner eingeführt wird – es muss Verantwortliche geben, die sich mit den Prozessen und Arbeitsabläufen in der Organisation auskennen.

3. Den Endnutzer immer im Blick

Bei der DAM-Implementierung ist es wichtig, sich immer wieder in die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer zu versetzen und zu hinterfragen, ob der Prozess für alle intuitiv und einfach genug ist.

Die zentrale Frage: Wie kann das DAM die tägliche Arbeit erleichtern?

4. Realistische Zeitplanung

Der Anspruch sollte nicht sein, alles von Anfang an 100% perfekt zu machen. Eine DAM-Implementierung ist ein Prozess, der regelmäßig hinterfragt werden muss.

Darum ist das Motto: Schritt für Schritt, statt von Null auf Hundert!

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5. Anforderungen an den Status Quo anpassen

Wenn ein neues DAM eingeführt wird, sollte nicht versucht werden, die Prozesse 1-zu-1 so abzubilden wie im alten System. Denn einige Zwischenlösungen sind aktuell so aufgesetzt, weil sie vielleicht vor ein paar Jahren noch nicht anders funktioniert haben. Darum ist es wichtig, das Potenzial des neuen DAM-Tools zu erkennen und die Prozesse neu zu denken.

Reminder: Digital Asset Management lebt und entwickelt sich ständig weiter, kontinuierliche Pflege ist daher ein Muss.

Ausblick: Von Digital Asset Management zu Brand Management

Das DAM-System ist ein wichtiger Teil des Brand Managements. Denn über die Software können alle aktuellen Informationen zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt werden. Um die gesamte Verwaltung der Marke an einem zentralen Ort steuern zu können, sind DAM-Systeme häufig in Brand Management Systeme integriert. Hier sind zudem die Brand Guidelines inklusive Corporate Identity, deren Verwaltung, Nutzung und Freigabeprozesse hinterlegt. Viele Unternehmens setzen darum direkt auf eine Brand Management Software mit umfangreichen Funktionen – inklusive DAM –, um die Interaktion mit der Marke auf einer Plattform zu bündeln. Damit das DAM bildet in jedem Fall die Grundvoraussetzung und so lautet die Antwort auf die anfängliche Frage: Ja, das DAM-System revolutioniert das Marketing-Team!

*Michael Müller ist Vice President Marketing bei Frontify.

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