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Onboarding Mit dem richtigen Onboarding im „Wettkampf um Talente“ gewinnen

| Autor / Redakteur: Alexandre Pachulski* / Marlene Mahlo

Ist der Vertrag erst einmal unterschrieben, beginnt die eigentliche Arbeit – und das nicht nur für den neuen Mitarbeiter. Onboarding gehört zu den wichtigsten Schritten, um Talente dauerhaft an ein Unternehmen zu binden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die fünf Phasen des Onboardings.

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Gegenseitige Unterstützung stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft die Basis für die zukünftige, enge Zusammenarbeit.
Gegenseitige Unterstützung stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft die Basis für die zukünftige, enge Zusammenarbeit.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash )

Laut dem Marketingunternehmen Aberdeen Group entscheiden 90 Prozent aller neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate, ob sie dauerhaft im Unternehmen bleiben möchten. Wer sich also von Anfang an willkommen und gut aufgehoben fühlt, arbeitet nicht nur motivierter und produktiver, sondern wird auch seinem Arbeitgeber langfristig die Treue halten.

Auch mit Blick auf die sogenannte „Vollbeschäftigung“ ist ein umfassendes Onboarding essentiell: Jeder Mitarbeiter, der beschließt, das Unternehmen schnellstmöglich zu verlassen, kostet Know-how, Zeit und Geld. Durch eine optimale Einarbeitung verkürzt sich stattdessen die Durchschnittszeit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um sein optimales Produktivitätslevel – kurz OPL – zu erreichen.

Die fünf Phasen des Onboardings

Doch wie sieht ein effizientes Onboarding aus? Generell gilt: Das Onboarding beginnt, sobald der neue Mitarbeiter den Vertrag unterschrieben hat und endet, sobald er in der Lage ist, seine Arbeit selbstständig zu erledigen. Im Detail lässt sich der Prozess in fünf Phasen gliedern.

1. Vor Beginn des ersten Arbeitstages

Personalverantwortliche sollten in dieser Zeit losen Kontakt zum Mitarbeiter halten und alle Formalitäten – wie Zutrittsberechtigungen, Bescheinigungen oder Führerscheinvorlagen – vorab mit ihm klären. Außerdem hilft es dem Neuling, wenn er vor seinem ersten Tag eine Agenda, Informationen zum Unternehmen und seinem Team bekommt. Das beugt nicht nur Unklarheiten vor, sondern nimmt zusätzlich die Anfangsnervosität.

Ist ein Teamevent oder eine Firmenveranstaltung geplant, können Unternehmen den neuen Mitarbeiter bereits dazu einladen. So bekommt dieser nicht nur einen ersten Eindruck von der Unternehmenskultur, sondern hat zudem die Möglichkeit, die neuen Kollegen in einem entspannten Rahmen kennenzulernen.

Verantwortliche sollten außerdem genug Zeit einplanen, um den Arbeitsplatz vollständig einzurichten, den Mitarbeiter zu Chat-Gruppen hinzuzufügen und einen möglichen Zugang zu Integrationsprogrammen wie internen E-Learning-Modulen zu beantragen. Ein kleiner „Wir freuen uns auf dich“-Gruß per E-Mail vorab sorgt außerdem für eine extra Prise Willkommensgefühl.

2. Am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag sollte immer mit zwei Dingen beginnen: einem Lächeln und einem herzlichen Willkommen. Der HR-Verantwortliche oder direkte Vorgesetzte zeigt dem neuen Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, an dem im besten Fall schon ein kleines Willkommenspräsent und sein Team auf ihn warten.

Ein Unternehmensrundgang und eine erste Einführung sollten ebenfalls auf der Agenda stehen. Ein gemeinsames Team-Mittagessen stärkt außerdem direkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft die Basis für die zukünftige, enge Zusammenarbeit.

3. Nach ein bis vier Arbeitswochen

Je nach Onboarding-Programm kann die dritte Phase mal nach einer Woche, mal nach einem Monat beginnen. So oder so ist es wichtig, dass sich der neue Kollege und sein direkter Vorgesetzter zusammen an einen Tisch setzen und die ersten Arbeitstage Revue passieren lassen. Beide Parteien haben hier die Möglichkeit, die Eingliederung zu bewerten, positive und negative Erfahrungen der ersten Wochen zu besprechen und Unklarheiten aus dem Weg zu Räumen.

In diesem Rahmen sollte außerdem ein detaillierter 90-Tage-Plan auf die Beine gestellt werden. Dieser beinhaltet wichtige Meilensteine, Erwartungen und die Kernziele für diesen Zeitraum. Auf diese Weise kann der neue Mitarbeiter aktiv und bewusst in die nächsten Wochen starten.

4. Nach 90 Tagen

Der Trubel hat sich gelegt, Aufgaben, Kollegen und Strukturen sind bekannt. Trotzdem ist regelmäßiges Feedback Pflicht. Nach 90 Tagen wird es Zeit, den vorab aufgesetzten Onboarding-Plan gemeinsam mit dem Mitarbeiter durchzugehen und abzuklopfen, ob er sich gut in die Unternehmenskultur eingefügt hat, wo eventuelle Fragen aufgekommen sind und Unterstützung benötigt wird. Es ist außerdem wichtig, zu klären, ob der Mitarbeiter mit seiner Arbeit zufrieden ist. Falls nicht, lassen sich Anpassungen vorzunehmen oder bei Bedarf eine andere Tätigkeit im Unternehmen finden.

5. Nach dem ersten Jahr

Ein Jahr ist eine gute Zeitspanne, um den Onboarding-Prozess offiziell abzuschließen und sich im Rahmen des ersten jährlichen Feedback-Gespräches mit dem Mitarbeiter zusammenzusetzen. In erster Linie geht es natürlich um seine Leistungen, aber auch um seine Zukunft im Unternehmen, Karriereschritte und Weiterbildungsmaßnahmen. Personaler und Vorgesetzte haben jedoch auch noch einmal die Möglichkeit, eine allgemeine Bewertung zum Onboarding-Prozess sowie Verbesserungsvorschläge zu erhalten.

Ein geeignetes Onboarding-Programm auf die Beine zu stellen, stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Es gilt einerseits, Ziele abzustecken, neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen und seinen Werten vertraut zu machen sowie in das bestehende Team zu integrieren. Andererseits müssen natürlich viele organisatorische Aufgaben erledigt werden.

Mittels einer geeigneten Software gestaltet sich dieser Prozess schnell und unkompliziert. Hier gibt es für jedes Budget eine Lösung, um das Onboarding zeitsparend zu automatisieren. Die Optionen reichen von kostenlosen Checklisten-Tools bis hin zu All-in-One-Lösungen, die nicht nur das Onboarding abwickeln, sondern auch die Gehaltsabrechnung, Urlaubstage und Sozialleistungen verwalten.

Wenn Unternehmen und Personalverantwortliche Hand in Hand zusammenarbeiten und ein geeignetes Onboarding-Konzept auf die Beine stellen, stehen die Chancen gut, dass neue Mitarbeiter langfristig im Unternehmen bleiben und so maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.

*Alexandre Pachulski ist CPO der Firma Talentsoft.

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