Events und Meetings

Mit strategischen Programmen zu mehr Effizienz

| Autor / Redakteur: René Proske / Dr. Gesine Herzberger

Kaum ein anderes Kommunikationsmittel macht es möglich, Zielgruppen so zielgenau zu erreichen wie Veranstaltungen. Ob es um die eigenen Mitarbeiter oder um Kunden geht – auf Events entsteht persönlicher Kontakt und Botschaften können vor Ort vermittelt werden.
Kaum ein anderes Kommunikationsmittel macht es möglich, Zielgruppen so zielgenau zu erreichen wie Veranstaltungen. Ob es um die eigenen Mitarbeiter oder um Kunden geht – auf Events entsteht persönlicher Kontakt und Botschaften können vor Ort vermittelt werden. (Bild: Vogel Business Media © Stefan Bausewein)

Events bilden für Unternehmen seit jeher attraktive Plattformen, um Botschaften zu vermitteln. Ihre volle Wirkung entfalten sie im Rahmen Strategischer Meeting Management Programme (SMMPs). Daraus resultieren nachhaltige, messbare Ergebnisse.

Kaum ein anderes Kommunikationsmittel macht es möglich, Zielgruppen so zielgenau zu erreichen wie Veranstaltungen und Meetings. Ob es um die eigenen Mitarbeiter, um Vertriebspartner oder um Kunden geht – auf Events entsteht persönlicher Kontakt, Botschaften können konkret vor Ort vermittelt und anschaulich gemacht werden. Die Wirkung ist deutlich stärker als etwa über rein digitale Kanäle. Jedoch entfaltet eine einzelne Veranstaltung für sich genommen meist noch nicht allzu viel Wirkung. Erst durch nachhaltige Programme, im Rahmen derer verschiedene Events und Meetings im Unternehmen spartenübergreifend aufeinander abgestimmt werden, entstehen wirkliche Ergebnisse.

Welche Events lohnen sich tatsächlich? Aus welchen können Marketing-Abteilungen noch mehr machen? Oder gibt es auf der anderen Seite vielleicht Veranstaltungen, die durch virtuelle Meetings ersetzt werden, um Aufwand und Kosten zu sparen? Solche Fragen lassen sich anhand konkreter Key Performance Indikatoren (KPIs) beantworten. Und gerade das wünschen sich immer mehr Entscheidungsträger in großen und mittelständischen Unternehmen: Sie wollen messen können, wo wieviel Geld investiert wurde und was der konkrete Mehrwert ist.

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Die Einführung eines SMMP

Diese Entwicklung hat damit zu tun, dass Procurement-Abteilungen zunehmend stärkeren Einfluss auf strategische Investitionen im Unternehmen haben. Marketing- und Eventabteilungen müssen sich somit mit dem Einkauf abstimmen – etwa bei der Frage, welche Dienstleister zurate gezogen werden. Für das Procurement steht übrigens meist nicht so sehr das Sparen im Vordergrund, sondern vielmehr der Mehrwert. Die erzielten Resultate müssen die eingesetzten Ressourcen rechtfertigen.

Strategische Meeting Management Programme (SMMPs) haben hier gleich mehrere Vorteile:

  • Sie helfen Unternehmen, ihre Meetings und Events grundlegend neu zu strukturieren und nachhaltige Prozesse zu etablieren.
  • Die Wirkungskraft wird deutlich verstärkt, da eine Dramaturgie entsteht und viele einzelne Veranstaltungen logisch ineinander greifen – somit wird ein roter Faden erkennbar.
  • Es entsteht ein höheres Maß an Transparenz und Vergleichbarkeit. Reportings zeigen, wo noch optimiert werden kann.
  • Kosten werden langfristig deutlich gesenkt.

René Proske ist Geschäftsführer von Proske, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum.
René Proske ist Geschäftsführer von Proske, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. (Bild: Schmitt Kommuniziert / Proske)

Mit einem SMMP wird darüber hinaus auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern neu geregelt – in der Regel entstehen feste Partnerschaften, die Unternehmen wesentlich mehr Planungssicherheit bringen. Marketingverantwortliche können ihre Events langfristig in die Hände ihrer Partner legen, die sich um alles kümmern – von Strategie und Konzeption bis hin zur operativen Umsetzung an jedem Ort. Das Unternehmen profitiert dabei vom umfangreichen Netzwerk des erfahrenen SMMP-Partners, durch die man sich die Suche nach weiteren Dienstleistern spart.

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