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Onboarding Mitarbeitereinarbeitung durch Videoeinsatz effizienter machen

| Autor / Redakteur: Dominic Multerer / Julia Krause

Unternehmen jeder Art und Größe stellen neue Mitarbeiter ein und integrieren diese im Team. Wie kann man als Unternehmer, Gründer, Abteilungsleiter oder Personalverantwortlicher den Onboarding-Prozess optimieren?

Onboarding per Videocontent kann ein wertvoller Ansatz sein, um die Digitalisierung auf HR-Themen zu adaptieren.
Onboarding per Videocontent kann ein wertvoller Ansatz sein, um die Digitalisierung auf HR-Themen zu adaptieren.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Der sogenannte Onboarding-Prozess hat extrem großen Einfluss auf den Start und die weitere Entwicklung eines Mitarbeiters im Unternehmen. Vor allem entscheidet sich bereits zu Beginn, ob man sich wohlfühlt, was maßgeblich für die Produktivität ist. Viele Unternehmen erleben, dass gerade im Onboarding neuer Mitarbeiter oft Federn gelassen werden. Onboarding ist immer ein zentrales Element der Wissensvermittlung und Integration ins Team; dabei ist es unwesentlich, ob sich das Unternehmen in einer Sanierungs-, Stagnations- oder Wachstumsphase befindet. Die Eingliederung in Unternehmensprozesse, -struktur und -kultur ist maßgeblich für den weiteren Verlauf zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer – und eine erste wichtige Erfahrung für beide Seiten.

Wie können Unternehmen einen möglichst effizienten Onboarding-Prozess gestalten?

Es gibt fast alles: keinerlei Onboarding, stiefmütterliches improvisiertes Onboarding, Handzettel aus der Ablage mit Rufnummern bis zu Onboarding-Ordnern, die alle Themen aufarbeiten – wie in einer Hotelmappe, wo man von A bis Z alles findet. Wirklich digitale Onboarding-Prozesse sind extrem selten – dabei sprechen doch alle von der Digitalisierung von Prozessen?

Der gesellschaftliche Trend im Konsum von Inhalten zeigt klar in Richtung Bewegtbild. Wieso setzen Unternehmen dieses Vehikel nicht verstärkt ein für einen (fast) standardisierten Onboarding-Prozess? Die Themen sind meist identisch: Produkt- oder Dienstleistungserklärungen, Geschäftsmodelle, Unternehmensdarstellung, Abteilungen vorstellen, Softwareeinweisungen, allgemeine Fragen an die HR-Abteilung und die klassische Wissensvermittlung.

Stellen wir uns mal folgendes vor…

Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten drei Videos, die sie sich in Vorbereitung auf den neuen Arbeitgeber anschauen können/dürfen/sollen – alles kurze Webinare mit dem Geschäftsführer. Neue Mitarbeiter fühlen sich dadurch ideal abgeholt.

Voller Erwartung und mit guter Laune treten neue Mitarbeiter den neuen Job in Ihrem Unternehmen an. Binnen der ersten vier Wochen können sich die neuen Mitarbeiter dann eigenständig zwei kurze Webinare ansehen, in denen das Unternehmen, die Ziele, die Strategie und einzelne Produkte erklärt werden – immer von den jeweiligen Fachpersonen des Unternehmens. Und langfristig finden neue Mitarbeiter im Archiv zahlreiche Inhalte zur Wissensvermittlung oder zur EDV-Einarbeitung und den Prozessen (zum Beispiel Reisekostenabrechnung), falls sie etwas anschauen oder nachgucken möchten. Im Zweifel wenden sie sich dafür auch an die jeweilige Personalabteilung.

Nicht nur der neue Mitarbeiter fühlt sich wohl, auch der Arbeitgeber kann mit einmaligem Setup-Aufwand alle relevanten Inhalte zusammenstellen, produzieren – und standardisiert an neue Mitarbeiter geben. Der Effekt ist gigantisch: immer gleichbleibende Qualität der Inhalte (unabhängig von Zeit und Raum), Tracking des Fortschritts (über E-Learning-Tool), kein überdurchschnittlicher Aufwand für Onboarding für standardisierbare Inhalte. Nehmen wir an, dass Sie 100 Mitarbeiter haben und 10 Prozent Wandel in der Belegschaft, dann müssen Sie jährlich 10 Mitarbeiter neu an Ihr Unternehmen heranführen.

Als Personalabteilung steigern Sie Produktivität, schaffen ein System des Onboardings – und damit Qualität – und gegenüber Mitarbeitern ein professionelles Auftreten und Wohlgefühl, dass der Arbeitgeber, der Richtige ist.

Wie kann eine Umsetzung aussehen?

  • 1. Zusammenstellen aller relevanten Informationen in einem Workshop
  • 2. Ausarbeitung der möglichen Inhalte und Festlegung der Webinare
  • 3. Produktion mit inhaltlich starkem Sparringspartner
  • 4. Integration & Testlauf
  • 5. Ausbau des Archivs / Produktion weiterer Inhalte

Zusätzlicher Nutzen

Ebenfalls aufgefallen ist, dass die generelle Wissensvermittlung in Unternehmen im operativen Geschäft zu kurz kommt: Häufig wissen Mitarbeiter nichts oder zu wenig über neue Produkte oder Entwicklungen. Die Onboarding-Inhalte können ebenfalls als Wissensauffrischung dienen und zwischendurch angeschaut werden.

Persönlich vs. Unpersönlich

Sie sollten darauf achten, dass der digitale Onboarding-Prozess eine sinnvolle Ergänzung ist, jedoch kein Ersatz für persönliches Miteinander. Hier ist darauf zu achten, dass sich Mitarbeiter nicht vor dem PC geparkt fühlen, daher sollten Sie darauf achten, dass maximal 30 Minuten Videocontent pro Woche als Ergänzung zu Gesprächen eingesetzt wird. Einarbeitungsvideos sind dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen viel dezentral arbeitet oder Wert legt auf breites Grundwissen im Unternehmen. Persönliches Onboarding durch Teamevents, persönliche Gespräche und Wertschätzung werden durch Videos auf keinen Fall ersetzt.

Fazit

Künftig werden die Unternehmen schneller Traktion bekommen, deren Mitarbeiter auf den sich immer rasanter entwickelnden Märkten die Schritte eigener Produkt- und Dienstleistungsentwicklungen nachvollziehen können und produktiv sowie agil arbeiten. Hier ist Onboarding per Videocontent ein wertvoller Ansatz, die Digitalisierung auf HR-Themen zu adaptieren. Sie sollten also darauf achten, schneller zu sein als Ihre Wettbewerber, denn ein guter Onboarding-Prozess ist nicht allein entscheidend, aber ein extrem wichtiger Baustein, ob eine Zusammenarbeit Früchte trägt.

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Über den Autor

 Dominic Multerer

Dominic Multerer

Geschäftsführer