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Achtsamer Umgang mit Bildern – Teil 1 Neue Techniken, neue Prozesse

| Autor / Redakteur: Alexander Karst und Michaela Koch* / Lena Müller

Digitalisierung in der B2B-Kommunikation – nichts Neues unter der Sonne. Doch die vermehrte Arbeit vom Homeoffice aus (Stichwort Corona) offenbart: Wer in Sachen Prozessoptimierung und Techniken noch nicht auf der Höhe der Zeit angekommen ist, muss sich dringend um Lösungen für einen flexiblen Umgang mit Bildern, Grafiken und Texten bemühen. Begleiten Sie uns auf einen kleinen Gedankenspaziergang in die Welt der digitalen Transformation.

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Bilder intern per Mail oder Wetransfer zu verschicken war gestern. Unternehmen, die häufig mit verschiedensten Assets zu tun haben, sollten diese nicht nur sorgfältig archivieren, sondern für den Gebrauch so zur Verfügung stellen, dass sie effizient und rechtssicher zum Einsatz kommen können.
Bilder intern per Mail oder Wetransfer zu verschicken war gestern. Unternehmen, die häufig mit verschiedensten Assets zu tun haben, sollten diese nicht nur sorgfältig archivieren, sondern für den Gebrauch so zur Verfügung stellen, dass sie effizient und rechtssicher zum Einsatz kommen können.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Zugegeben: Die Goldenen Zwanzigerjahre haben wir uns ein wenig anders vorgestellt. Was aber können wir von Ausnahmesituationen wie dieser lernen? Werfen wir einen Blick in die Kommunikationsabteilungen von Unternehmen, die ihren Arbeitsplatz derzeit ins Homeoffice verlegt haben, stellen wir schnell fest: Wir stecken noch immer mittendrin im digitalen Wandel: „Können Sie unserem Händler eine Auswahl unserer neuesten Produktfotos zukommen lassen?“, „Wie lautet der exakte Bildnachweis zum Foto PO34513.jpg (siehe Anhang)?“, „Schauen Sie sich bitte mal die Bilder an, die ich Ihnen per Wetransfer geschickt habe: Wo finde ich sie in Druckgröße für unsere Broschüre – und muss ich den Fotografen nennen?“ Anfragen wie diese sind in Zeiten des dezentralen Arbeitens oft schwerer zu beantworten, weil wichtige Materialien noch im Büro liegen. Und auch vor Corona war der Aufholbedarf bekannt. Im Februar lief die Studie „Fit for Future?“ der dpa-Tochter news aktuell. Auffällig: Gut die Hälfte der Unternehmens-Pressestellen beschreibt sich noch nicht als „digital arbeitend“. Die Hindernisse scheinen klar: 43 Prozent benennen die Zeit als Problemfaktor, 35 Prozent sehen die Ursache im Budget verwurzelt und sogar ein Viertel weist auf „fehlende Treiber“ im Unternehmen hin.

Dezentrales Arbeiten in der pandemischen Zeit

Keine oder eine extrem langsame Verbindung zum Server des Unternehmens, auf dem die Bilder in einzelnen Ordnern abgelegt sind; kein Bildbearbeitungsprogramm auf dem heimischen Computer, mit dem sich die vom Geschäftspartner angefragten Bilder schnell ins richtige Format bringen lassen; und obendrein quillt der digitale Posteingang mal wieder über vor lauter hochaufgelöster Bilddateien, die hin und her geschickt werden. Wer vorgesorgt hat und mit der richtigen Technik ausgestattet ist, wird nun damit belohnt, dass die Arbeit auch dezentral von verschiedenen Homeoffices aus gut funktioniert. Doch das ist längst nicht die Regel. So sehen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Kommunikationsabteilungen teilweise gezwungen, ins Büro zu gehen, weil sie anderweitig keinen Zugang zu wichtigem Bildmaterial haben.

Von Situationen wie diesen kann auch Betina Hubrich ein Lied singen. Die Corporate Design Management Expertin kennt sich aus mit den Fragestellungen zur Verwaltung von den genannten Assets, die im Rahmen der Steuerung des Corporate Designs immer wieder vorkommen. „Entweder agieren Unternehmen immer noch ‚Hands on‘ ohne technische Unterstützung und heterogener, nicht strukturierter Verwaltung von den benötigten Assets – oder wir treffen auf Unternehmen, die schon die entsprechende Technik gekauft haben, aber Probleme mit der Implementierung haben“, erzählt die unabhängige Beraterin. „Es braucht jemanden, der den Überblick behält und genügend Ressourcen für die Implementierung zur Seite hat.“ Ein Softwaresystem allein reicht nicht aus, um diese dann entsprechend nutzen zu können. Erst bei der Implementierung tauchen meist die entscheidenden Fragen auf: von der idealen Verschlagwortung der Bilder bis hin zu lizenztechnischen Fragestellungen und der Klärung von Nutzerrechten, um nur einige im Zusammenhang mit der Einführung eines Digital Asset Management Systems zu nennen.

Ruf nach zentralen Lösungswegen und kollaborativen Tools

Der Ruf nach einer zentralen Lösung für digitale Medien wurde in den vergangenen Wochen in vielen Unternehmen lauter. Bilder intern per Mail oder Wetransfer zu verschicken war gestern. Unternehmen, die häufig mit verschiedensten Assets zu tun haben, sollten diese nicht nur sorgfältig archivieren, sondern für den Gebrauch so zur Verfügung stellen, dass sie effizient und rechtssicher zum Einsatz kommen können – am besten direkt so, dass es auch für nicht versierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Leichtes ist, sie schnell zu finden und für Dritte zur Verfügung zu stellen. Dasselbe gilt auch für weitere Assets, also Elemente wie Texte, Bilder, Ton- oder Film-Dateien, die in einer Datenbank gespeichert werden.

Betina Hubrich weiß, wie wichtig es aus den unterschiedlichsten Gründen ist, eine umfassende Bestandsaufnahme vorzunehmen. Sei es als Grundlage für die Kalkulation eines Corporate Designs oder für den Rollout und die produktionstechnische Realisierung: „Welche Medien sind überhaupt im Einsatz? Welche Relevanz haben gewisse Assets und in welchen Kanälen werden sie benötigt? Wie sieht es mit Lizenzrechten aus? Wer ist für den Content verantwortlich?“ Am Anfang sind es immer die richtigen Fragen, die es braucht, um Prozesse anzustoßen – und den Willen, alte Kommunikationswege infrage zu stellen. Schon Sokrates sagte: „Der Anfang ist die Hälfte vom Ganzen“.

Silos, Laufwerke, parallele Systeme ohne Schnittstellen

Wer bisher mit veralteten Tools und auf überholungsbedürftigen Kommunikationswegen gearbeitet hat, ist also gut daran beraten, die digitale Transformation im eigenen Unternehmen anzustoßen beziehungsweise zu beschleunigen. Getreu dem berühmten Rilke-Ausspruch „Wer jetzt kein Haus baut, baut sich keines mehr“, sollten Unternehmen die jetzige Situation zum Anlass nehmen und sich mit Automatisierungsprozessen, Kommunikationstools und Archivierungslösungen beschäftigen, die einen schnellen, unkomplizierten und vor allem dezentralen Zugriff erlauben.

Dabei sollte sich das Handling von Bild-Dateien, Filmen, Textbausteinen und anderen Elementen der Unternehmens- und Produkt-Kommunikation in die Philosophie des Unternehmens einfügen: vom historischen Archiv, der produktzentrierten Kommunikation oder dem 360-Grad-Content-Marketing werden Systeme wie PIM, DAM, CMS oder ganze Newsrooms genutzt, von denen manche nur simple Content-Anlieferung in die Cloud und simple Auslieferung in unterschiedlichen Formaten direkt ins CMS benötigen, andere auch das komplette Medien-Management bis hin zu komplexen Vorgängen wie der Schadensmeldung eines Maschinenherstellers samt Formularen und Schadensbildern. „Man sollte sich zunächst ein klares Ziel setzen“, ist Hubrich überzeugt, „was will ich eigentlich?“ Viele Unternehmen gehen da zweckmäßig vor und sichten Softwareanbieter. Sinnvoller, so Hubrich, sei die klare Umschreibung des „unternehmensspezifischen Bedarfs“ und dann die Auswahl des passenden Anbieters. Nach dieser Klärung folgt die Beschäftigung mit den Vorteilen moderner Lösungswege, beispielsweise der Verwaltung und Organisation des eigenen Bildarchivs. Hier liegen die Vorteile klar auf der Hand:

  • Geringerer Zeitaufwand: Mithilfe von Tags und Stichwörtern sind Bilder bei sorgfältiger Verschlagwortung schnell gefunden.
  • Globale Erreichbarkeit: Jeder mit Zugangsberechtigung kann von überall und jederzeit auf die Medien zugreifen.
  • Übersichtlichkeit: Wer ein Bild gefunden hat, kann per Mausklick direkt feststellen, ob es für den gewünschten Einsatz lizenziert und groß genug ist.
  • Image-Sharing: Die Bildweitergabe ist ohne Mail oder externe und damit eventuell unsichere Dienstleister möglich.
  • Sicherheit und Zugriff: Es ist möglich, die Bildnutzung je nach Bildlizenz nur für bestimmte Medien oder Kanäle freizuschalten und Einstellungen so vorzunehmen, dass nur Berechtigte Zugriff erhalten.

Hilfe zur Selbsthilfe

Wer vor Veränderungen im Arbeitsprozess scheut, kann sich oder seine Mitarbeiter(innen) auch vor, während oder nach der Umstellung auf zeitgemäße Kommunikationstools und Systemlösungen schulen lassen. Derzeit sind Livestream-Schulungen und Webinare zu Themen wie „Bildrechte in der B2B-Kommunikation“, „Datenbanklösungen“ oder „Weitergabe von Produktbildern an Dritte“ sehr gefragt. Mithilfe von Online-Schulterblicken auf die eigene Arbeit lassen sich Prozesse beschleunigen und professionalisieren. Denn gerade in Zeiten der schnellen Kommunikationswege sind Aspekte wie die korrekte Verschlagwortung von Bildern, Rechteklärungen und Lizenzfragen wichtiger denn je.

*Michaela Koch und Alexander Karst gründeten im Jahr 2008 Die Bildbeschaffer.

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