Multitasking

Multitasking? Immer schön eins nach dem anderen!

| Autor / Redakteur: Vistem * / Annika Lutz

Viele Berufstätige leiden heute unter Stress, da sie versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu erledigen.
Viele Berufstätige leiden heute unter Stress, da sie versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu erledigen. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Geteilte Aufmerksamkeit ist halbe Aufmerksamkeit! Natürlich führt unser dauerndes Multitasking nicht immer gleich zu einem Zusammenbruch. Doch unsere Produktivität zahlt den höchsten Preis dafür – und manchmal auch wir selbst.

Fast die Hälfte aller im Beruf stehenden Personen leidet zumindest zeitweise an Überforderung oder gar Burnout. Ein Hauptproblem ist, dass – salopp gesagt – zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten sind. Endlose Besprechungen, zu viele Projekte und ständige Verfügbarkeit sind nur einige der Belastungen. Längst sind uns Endpunkte, Ziellinien und klare Grenzen verlorengegangen. Unsere digitalen Geräte lassen uns keine Ruhe, unsere Arbeit folgt uns überall hin. Wie bei einem hartnäckigen Juckreiz können wir es nicht lassen, zu kratzen, obwohl dadurch alles nur noch schlimmer wird.

Aber mal ganz ehrlich, wer surft nie während einer Telefonkonferenz im Internet? Wer nutzt nicht seinen Laptop bei Meetings zur Beantwortung von E-Mails, während er vorgibt, eifrig Notizen zu machen? Wer isst nicht am Schreibtisch zu Mittag, ohne dabei den Blick vom Monitor zu wenden? Dabei wissen wir es doch längst besser: Wer sich mit mehreren Tasks so halb beschäftigt, kann unmöglich gleichzeitig einer Aufgabe seine volle Aufmerksamkeit widmen. Zusätzlich wird durch das Hin- und Zurückschalten von und zur Hauptaufgabe der Zeitaufwand bis zur Erledigung um durchschnittlich 25 Prozent erhöht. Besonders tückisch aber ist, dass durch dieses ständige Jonglieren mehrerer Aufgaben, ohne jegliche Atempause, die Energiereserven langsam aber sicher aufgebraucht werden – bis am Ende des Tages nichts mehr bleibt.

Höhere Produktivität durch volle Konzentration

Wird dagegen die volle Aufmerksamkeit auf ein Projekt gerichtet, kann im gleichen Zeitraum ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden, manche schaffen sogar das doppelte oder gar die dreifache Leistung. Vorausgesetzt, intensiven Arbeitsphasen folgen echte Erholungsphasen, also Pausen, die auch wirklich als Pausen zur Regeneration genutzt werden und nicht schon wieder, um E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten zu checken. Entsprechend liegt für ein Unternehmen der bessere Weg zur höheren Produktivität und innovativerem Denken darin, Mitarbeiter zu ermutigen, festgelegte Perioden vollständiger Konzentration anzustreben, gefolgt von kurzen, aber richtigen Erholungspausen.

Antworten nicht mehr sofort – geben und erwarten

Die Rahmenbedingungen dafür müssen vom Management geschaffen werden. Verschiedene Ansatzpunkte sind dafür geeignet. Die Angewohnheit beispielsweise, zu jeder Tageszeit sofort eine Antwort zu erwarten (oder gar zu verlangen), sollte hinterfragt werden. Sie zwingt nämlich die Mitarbeiter dazu, ständig reaktiv zu sein, zerstört ihre Aufmerksamkeit und sie können sich nicht ununterbrochen ihren Prioritäten widmen. Auch die Möglichkeit, das E-Mail-Programm zeitweise auszuschalten sollte gegeben sein. In wirklich dringenden Fällen gibt es immer noch das Telefon. Als Gegengewicht zur konzentrierten Arbeit kommt der Erholung erhöhter Stellenwert zu. Jeder Mitarbeiter sollte mindestens eine verbindliche Auszeit am Tag wahrnehmen. Ein Regenerationsraum, in dem Mitarbeiter sich ausruhen oder auftanken können, ist ebenso möglich wie ein Yoga- oder Meditationskurs am Nachmittag, eine Sportstunde oder der gemeinsame Mittagsspaziergang um den Block.

Verantwortung des Einzelnen

Es liegt natürlich auch am Einzelnen, klare Grenzen für sich zu setzen. Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dabei. Idealerweise wird das Wichtigste ohne Unterbrechung gleich morgens erledigt. Der Zeitraum mit fester Start- und Endzeit sollte aber 60 bis 90 Minuten nicht überschreiten. Ist kein abgeschirmter Arbeitsplatz vorhanden, können geräuschunterdrückende Kopfhörer nützlich sein. Das Wissen um den vordefinierten Endpunkt hilft jeder Ablenkungsversuchung zu widerstehen. Je intensiver sich jemand in die Aufgabe vertiefen kann, umso produktiver wird er sein. Anschließend sind ein paar Minuten zur Erholung obligatorisch! Regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung verhindern, der ständigen Tyrannei des „Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein. Auch hierfür empfiehlt sich ein eigenes Umfeld, das entspannt und sich besonders für aufgeschlossenes Denken eignet. Steht kein Besprechungsraum bereit, können solche Planungsrunden auch einmal außer Haus tagen.

Anspannung und Entspannung

Regelmäßiger Urlaub muss sein. Und zwar richtig, ohne in Gedanken noch immer oder schon wieder bei der Arbeit zu sein. Nur wer vollkommen von der Arbeit abschaltet, kann sich regenerieren. Regelmäßig bedeutet, wenn irgend möglich, mehrmals im Jahr, auch wenn es ein paarmal nur ein verlängertes Wochenende ist. Untersuchungen lassen keinen Zweifel: Menschen sind bedeutend gesünder, wenn sie Ihre gesamte Urlaubszeit in Anspruch nehmen – und produktiver obendrauf. All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren Sie sich vollständig darauf, während eines vordefinierten Zeitraums. Wenn Sie sich erholen, dann erholen Sie sich richtig. Seien Sie immer vollständig bei der Sache und hören Sie auf, in der Grauzone dazwischen zu leben.

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Schnelltest zum Selbermachen

Um den eigenen Multitasking Score herauszufinden, gibt es eine einfache und schnelle Möglichkeit. Die neun Fragen zum Multitasking und zum Potential stehen in Form eines Onlinetests zur Verfügung. Die Ausführung des Tests nimmt kaum mehr als eine Minute in Anspruch. Die Ergebnisse werden sofort und auch im Vergleich zur Studie dargestellt. Auf Wunsch kann eine individuelle Analyse angefordert werden, die alle Fragen der Studie und damit alle fünf Scores beinhaltet.

* Die VISTEM GmbH & Co. KG ist eine Unternehmensberatung, die Organisationen beim Wachstum unterstützt und begleitet.

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