Kennzahlen

Warum Unternehmen Kennzahlen im großen Maßstab reduzieren sollten

| Autor / Redakteur: Uwe Techt / Julia Krause

Stoppt den Kennzahlenalbtraum: Am meisten profitieren Unternehmen von Kennzahlen, wenn diese im großen Maßstab reduziert werden.
Stoppt den Kennzahlenalbtraum: Am meisten profitieren Unternehmen von Kennzahlen, wenn diese im großen Maßstab reduziert werden. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Kennzahlen binden die Aufmerksamkeit von Führungskräften und Mitarbeitern. Werden diese falsch ermittelt, treffen Unternehmen auf dieser Basis noch dazu häufig falsche Entscheidungen. Ein guter Grund, den Kennzahlenalbtraum jetzt ein für alle Mal zu beenden.

Ohne Gerüst aus Informationen ist Unternehmenssteuerung nicht vorstellbar. Zurecht sollen Kennzahlen Auskunft darüber geben, wie etwas ist oder sein wird. Aus diesem Grund werden die Gegenwart und Zukunft einer Organisation tagaus tagein mit großem Aufwand gemessen. Kennzahlensysteme sind wichtig, betrachtet man allerdings einmal die unglaubliche Fülle an Informationen, wird sehr schnell klar: Am meisten profitieren Unternehmen von Kennzahlen, wenn diese im großen Maßstab reduziert werden.

Blinde Flecken aufdecken

Ob Selbständige, Geschäftsführer kleiner und mittelständischer Unternehmen oder Controller in internationalen Konzernen – der alltägliche Kennzahlenalbtraum brennt allen unter den Nägeln. Der eine oder andere fragt inzwischen vollkommen zurecht: Weshalb sind Kennzahlensysteme oft derart überdimensioniert? Wieso sind Kennzahlen häufig die Ursache für Handlungs- und Entscheidungskonflikte? Obwohl sie doch eine zuverlässige Grundlage für Entscheidungen liefern sollten! Und wie kann es sein, dass Kennzahlen in vielen Fällen einem Unternehmen schaden, ist doch eigentlich das Gegenteil erklärtes Ziel? Erkennen die Verantwortlichen durch die Beschäftigung mit derartigen Fragen die eigenen blinden Flecken und dass es in der Praxis ganz einfach ganz anders gehen kann, sind die Reaktionen stets dieselben: Ungläubiges Staunen, Verblüffung und das Erkennen der Notwendigkeit, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen.

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Kennzahlen provozieren Fehlentscheidungen

Organisationen können durch Kennzahlen regelrecht fehlgeleitet werden. Ein alltägliches Beispiel zeigt dies eindrucksvoll. In einem Unternehmen steht die Entscheidung an: Welches von zwei fiktiven Produkten soll bevorzugt produziert werden? Erzielt man dadurch einen Gewinn oder macht Verluste? Gängige unternehmerische Praxis ist es, die Stundensätze von Mitarbeitern auf Produkte/Projekte umzulegen. So schaffen Führungskräfte eine Basis, um entscheiden zu können, ob ein Projekt realisiert/ein Produkt hergestellt und/oder verkauft werden soll oder nicht. So weit so gut. Allerdings ist ein Unternehmen mit diesem Vorgehen bereits auf dem Holzweg: Die Stundensätze von Mitarbeitern auf Produkte/Projekte umzulegen, provoziert gefährliche unternehmerische Fehlentscheidungen. Doppelt verheerend ist, Kennzahlen binden die Aufmerksamkeit von Führungskräften und Mitarbeitern – und führen dann auch noch in die falsche Richtung!

Viele Kennzahlen machen viel Arbeit

Das spürt auch das Top-Management, schließlich fordert ein überdimensioniertes Kennzahlensystem so viel Aufmerksamkeit ein, dass alles andere hintenanstehen muss. Eine Reduktion der Kennzahlen entlastet das Management sofort signifikant. Und nicht nur das. Auch wenn Unternehmen Kennzahlensysteme in der guten Absicht etablieren, Mitarbeitern Zielorientierung zu geben, sorgen ebendiese nicht selten für Dilemmata: So widersprechen sich Kennzahlen und (Unternehmens-)Ziele, Kennzahlen richten sich an internen Größen aus, statt den Kundennutzen zu optimieren und dennoch sollen sie gleichermaßen realisiert werden.

In der Praxis kann das dann so aussehen

Die Mitarbeiter eines Callcenters werden daran gemessen, wie viele Termine sie mit potenziellen Interessenten vereinbaren können. Die Konsequenz: Die Callcenter Mitarbeiter investieren mehr Zeit, die Messgröße zu erreichen und weniger Zeit in die Gespräche, um auszuloten, ob ernsthaftes Interesse bei potenziellen Kunden besteht. Dadurch führen die Außendienstmitarbeiter Präsentationen bei Unternehmen durch, die nicht wirklich interessiert sind. In Folge verschlechtert sich die Wirksamkeit des gesamten Vertriebs und das Image des Unternehmens.

Alle Kennzahlen müssen auf den Prüfstand

Eine radikale Vereinfachung des Kennzahlensystems bedeutet, innerhalb der Organisation nicht nur Teilbereiche anzuschauen, sondern das gesamte Unternehmen: Nutzen Kennzahlen dem System? Haben sie eine bestmögliche Wirkung für das Unternehmen und seine Ziele? Dann – und nur dann – dürfen sie bleiben. Mehrheitlich stellt sich bei einem umfassenden Prüfprozess heraus: Viele Kennzahlen bringen der Organisation keinen Nutzen.

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„Vielen Dank, das sparen wir uns jetzt.“

Der Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens, der vor der Entscheidung stand, einen Controller einzustellen – eben mit dem Ziel, das Kennzahlensystem auszubauen – leitete einen Kurswechsel in Sachen Kennzahlenausbau ein: „Vielen Dank, das sparen wir uns jetzt.“ Noch eine Erkenntnis ist für Management und Geschäftsführung im Zusammenhang mit zieldienlichen Regelungssystemen wichtig: Jede Kennzahl erzeugt bestimmte Wirkungen – so wie im Beispiel des Callcenters, in dem eine neue Messgröße ein geändertes Verhalten bei den Mitarbeitern bewirkt hat. Daher muss stets mitberücksichtigt werden: Widerspruchsfreie Kennzahlen und Ziele konstruieren zu wollen, dieses Vorhaben ist unmöglich. Hier kann die Lösung in der Hierarchisierung von Kennzahlen liegen oder – noch besser – in deren Reduktion.

Der Versuch und die Möglichkeit, die Welt immer genauer messen zu können, hat nicht nur viele Fortschritte gestattet. Mittlerweile haben wir in Organisationen eine Schwelle deutlich überschritten, wo mehr Kennzahlen eben keine weitere Verbesserung, sondern sogar eine Verschlechterung mit sich bringen. Kein Unternehmen, von klein bis multinational, scheint heutzutage ohne überbordende Kennzahlensystemen auszukommen. Dabei wäre es für Unternehmen besser, es würde die meisten Kennzahlen nicht mehr geben.

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