Corporate Publishing im B2B SHIFT: Interne Kommunikation in sieben Sprachen

Autor Dr. Gesine Herzberger

Eine effiziente und wertschätzende interne Kommunikation ist für den nachhaltigen Geschäftserfolg extrem wichtig. Aber wie erreichen global agierende Konzerne ihre Mitarbeiter über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg?

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Silvio Sommer
Silvio Sommer
(Bildquelle: Getrag)

Jeder freut sich, wenn sein Unternehmen wächst – am besten international. Mit dieser Entwicklung gehen allerdings auch wachsende Anforderungen an Strukturen und Abteilungen einher. Denn globales Wachstum bedeutet, dass Unternehmen vielschichtiger und multikulturell werden – eine Tatsache, die bei Entscheidern nicht selten für Fragezeichen sorgt: Was müssen wir in den neuen Märkten beachten? Wie transportieren wir unsere Werte, unsere Ziele und unsere Unternehmenskultur in die verschiedenen Standorte? Und vor allem: Wie holen wir unsere Mitarbeiter weltweit mit ins Boot?

Vor genau diesen Fragen stand auch Getrag. Der Getriebehersteller ist mit 23 Produktions- und Entwicklungsstandorten in neun Ländern auf drei Kontinenten aktiv. Drei Geschäftseinheiten decken die verschiedenen Märkte ab, drei Joint Ventures bringen das Knowhow eines führenden amerikanischen und zweier großer chinesischer Automobilhersteller in den Unternehmensalltag ein. 13.250 Mitarbeiter tragen zum Erfolg des Unternehmens bei. Unter diesen Voraussetzungen bekommen interne und externe Kommunikation eine völlig neue Dimension.

„Der Schlüssel liegt in einer konsequent globalen Ausrichtung der Kommunikation. Und konsequent heißt: nicht nur global reden, sondern auch global zuhören“, weiß Silvio Sommer. Der 33-Jährige ist Teamleiter Corporate Design, Publishing & Online Media bei Getrag. Er hat uns einen Einblick in seine Arbeit gegeben und erklärt, warum das mit dem globalen Zuhören bei Getrag so gut funktioniert.

Abteilungen und Standorte kommunikativ vernetzen

Das Zuhören hat bei Getrag Tradition: Unternehmensgründer Hermann Hagenmeyer kannte jeden seiner Mitarbeiter persönlich, er schenkte ihnen Aufmerksamkeit und hatte immer ein offenes Ohr für sie. Gleiches galt für Kunden, die sich auf Hagenmeyers persönliches Wort verlassen konnten. Seine Mitarbeiter dankten ihm durch Vertrauen, Leistung und Treue zum Unternehmen, seine Kunden in Form von Aufträgen.

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Jedem einzelnen zuzuhören, ist für einen Geschäftsführer im Zeitalter der Globalisierung nicht mehr so einfach. Selbst wenn ein CEO die Zeit hätte, 40 Stunden in der Woche E-Mails, Anrufe oder Tweets zu beantworten, er müsste doch kommunikativ außergewöhnlich begabt sein, um mit tausenden Geschäftspartnern und Mitarbeitern in verschiedenen Sprachen glaubwürdig interagieren zu können. Vom Faktor Zeitverschiebung einmal ganz zu schweigen.

Was es heute braucht, ist ein Filter, der die Vielfalt im Unternehmen übersichtlich und greifbar macht. In der Organisation selbst schafft diesen Filter die Struktur: Geschäftseinheiten, Hierarchieebenen und Abteilungen sortieren den Arbeitsalltag in großen Unternehmen wie Getrag. Die Anordnung in einer Matrix sorgt dabei für Vernetzung zwischen den Bereichen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

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Zur Person:

Silvio Sommer
Silvio Sommer
( Bildquelle: Getrag )

Silvio Sommer ist Teamleiter Corporate Design, Publishing & Online Media bei Getrag. Er steuert unter anderem als Chefredakteur die globale Themensetzung des Unternehmens für die internen und externen Print- und Onlinemedien. Als Projektleiter hat er zuvor die interne Publikationsstruktur des Getriebeherstellers sowie einzelne Medien wie Mitarbeiterzeitschrift und Imagebroschüre neu aufgelegt. Herr Sommer hat an der Freien Universität Berlin Publizistik- und Kommunikationswissenschaft studiert.

Bei Getrag hat man sich diese Struktur von Anfang an zunutze gemacht. Die Kommunikationsabteilung ist konsequent in alle Hierarchieebenen, Abteilungen und Standorte vernetzt. In regelmäßigen Abstimmungsterminen tauschen sich die Verantwortlichen mit den Kollegen über kommunikationsrelevante Themen aus.

Durchdachtes Cross Media Publishing

Diese Themen trägt das gut fünfzehnköpfige Kommunikationsteam im monatlichen „Agenda Setting“-Termin zusammen. In einem zentralen Dokument wird priorisiert, welches Thema mit welchem Gewicht zu welchem Zeitpunkt in welchem Kanal gespielt wird. „Dieser fokussierte Überblick bietet mehrere Vorteile: Er macht durchdachtes Cross Media Publishing möglich, stellt die Reihenfolge intern vor extern sicher und verhindert doppelte Arbeit. Darüber hinaus ermöglicht er eine langfristige Themenplanung, etwa zur Unterstützung von Kampagnen“, erklärt Silvio Sommer.

Das funktioniert, weil auch die Kommunikationsabteilung bei Getrag in einer Matrixstruktur arbeitet: Die Chefredaktion stimmt mit den Bereichen Externe, Interne, Markt- und Produktkommunikation die Themensetzung ab. Die an die Chefredaktion angedockten internen Dienstleister Redaktion, Design, Print und Online beliefern die genannten Bereiche dann mit Material.

Auf der einen Seite wird so nach Relevanz, Aktualität und weiteren Nachrichtenfaktoren zentral gefiltert, ausgewählt und priorisiert. Auf der anderen Seite stammt der Input von dem gesamten Unternehmen, von Kollegen aller Hierarchieebenen und Abteilungen weltweit. Ein effektives Zusammenspiel, das effizient alle beteiligt.

Interne Kommunikation global ausrichten

Auf das kanalübergreifende Agenda Setting folgen einzelne Redaktionstermine, in denen Silvio Sommer und sein Team konkrete Inhaltspläne für einzelne Ausgaben im Printbereich oder Publikationszeiträume für digitale Kanäle festlegen. Hier wird aus einer groben Gewichtung zum Beispiel ein Leitartikel oder eine Kurzmeldung und aus einem Thema etwa eine Reportage oder ein Interview.

Auf diese Art entsteht auch die Mitarbeiterzeitschrift Shift. Als Teil einer komplexeren internen Publikationslandschaft für verschiedene Zielgruppen erscheint das Heft in sieben Sprachen und wird dreimal im Jahr in gedruckter Form an allen Getrag-Standorten rund um den Globus verteilt. Shift wurde als Printmagazin konzipiert, da der Großteil der Mitarbeiter in der Produktion arbeitet und während der Arbeitszeit nur wenig Zugang zu digitalen Inhalten hat.

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Über das Unternehmen:

Getrag ist einer der größten Systemlieferanten für Getriebesysteme weltweit mit rund 13.250 Mitarbeitern an 23 Standorten. Der Unternehmenssitz ist in Untergruppenbach / Deutschland. Das Unternehmen entwickelt und produziert Getriebelösungen für die Automobilindustrie. Getrag verfügt über ein breites Produktportfolio an manuellen und automatisierten Schaltgetrieben sowie Doppelkupplungsgetrieben. Das Unternehmen bietet zudem verschiedene Möglichkeiten der Hybridisierung und Elektrifizierung von Getrieben. 2013 betrug der Umsatz 3,2 Milliarden Euro.

Das 28-seitige Magazin hat die Aufgabe, das Zusammenwachsen des Unternehmens zu fördern – global, kulturell und zwischenmenschlich. Seine Stärke liegt in der Vielfalt und Kreativität der einzelnen Ausgaben: Shift kommuniziert anhand einer flexiblen Rubrikenstruktur sowohl strategische Inhalte und Marktprognosen aus dem Hauptquartier im deutschen Untergruppenbach als auch Produktthemen und Eventreportagen aus aller Welt.

Die Redaktion stellt neue und alte Standorte vor und widmet sich kleineren, lokalen Themen wie beispielsweise dem Familientag im chinesischen Nanchang. So spiegelt sich die Vielfalt des Unternehmens in den Themen seiner Mitarbeiterzeitschrift wider: Die Leidenschaft seiner Mitarbeiter spricht aus Texten, an denen sie selbst mitgearbeitet haben, die Kreativität seiner Ingenieure wird in einem ungewöhnlich vielseitigen Layout sichtbar.

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Das Resultat ist ein ausgezeichnetes Magazin, auf dessen Erscheinen sich die Mitarbeiter weltweit jedes Mal freuen. „Shift ist der erste Kommunikationskanal, den wir im Zusammenspiel mit unserem Agenda Setting konsequent global ausgerichtet haben. Wir sind stolz, dass dieser Ansatz quasi sofort zum Erfolg geführt hat: Unser Mitarbeitermagazin ist bei den 2013 Inspire Awards der League of American Communications Professionals unter mehr als 600 Einsendungen aus aller Welt zweimal mit Platin ausgezeichnet worden“, erzählt Silvio Sommer. Außerdem wurde das Magazin in der Kategorie Single Konzepte Interne Kommunikation bei den Fox Awards 2014 ausgezeichnet.

Wenn Kollegen aus anderen B2B-Unternehmen über Themenmangel klagen, kann Sommer nur den Kopf schütteln: „Wer beginnt, wirklich in sein Unternehmen hineinzuhören, wird an dieser Stelle bald keine Probleme mehr haben.“ Global zuhören zahlt sich eben aus.

* Zum Thema: In der aktuellen Ausgabe des B2B Magazin von RTS Rieger Team finden Sie ein Interview mit Kommunikationsexpertin Prof. Dr. Claudia Mast – „Don't stop communicating“_Warum interne Kommunikation Ihr Unternehmen einfach erfolgreicher macht.

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