Suchen

Domain Management So können Sie Ihre Domains sicher verwalten

| Autor / Redakteur: Jörg Dürrmeier* / Saskia Semik

In Zeiten, in denen immer mehr Produkte und Services online angeboten werden, steigt die Bedeutung von Webseiten. Oftmals wird dabei aber übersehen, dass zugehörige Domains nicht auf Lebenszeit vergeben werden. Das Domain Management wird in vielen Unternehmen immer noch vernachlässigt.

Firma zum Thema

Für eine sichere Domain-Verwaltung müssen Unternehmen aufgrund der Vielschichtigkeit und Bedeutung des Themas „up to date” bleiben.
Für eine sichere Domain-Verwaltung müssen Unternehmen aufgrund der Vielschichtigkeit und Bedeutung des Themas „up to date” bleiben.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

So hat sich mit der Einführung der neuen Top Level Domains (TLD) 2014 die Zahl der Domain-Endungen vervielfacht und seit Mai 2018 wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen durch die EU-DSGVO deutlich verschärft. Auf der einen Seite macht dies die Verwaltung von Domains und SSL-Zertifikaten sicherer, dafür ist die Umsetzung deutlich aufwändiger geworden. Für eine sichere Domain-Verwaltung müssen Unternehmen aufgrund der Vielschichtigkeit und Bedeutung des Themas „up to date” bleiben. Wer diesen Aufwand scheut, kann mittlerweile aber auch externe Dienstleister beauftragen. Dabei gibt es Einiges zu beachten.

Domains sind bedeutende Wirtschaftsgüter

Jede Domain ist einzigartig, das macht sie für ein Unternehmen zu einem wichtigen Aushängeschild. Neben der klassischen Homepage benötigen zahlreiche weitere Online-Präsenzen eine aussagekräftige Internetadresse, dazu zählen etwa Blogs, Intranets oder Kundenportale. Auch die E-Mail-Adressen einer Firma enthalten die Domain-Bezeichnung und sind ein Teil der Visitenkarte eines Unternehmens.

Aber das Thema Domains betrifft nicht nur die eine Domain mit dem Firmennamen und evtl. noch verschiedene Länderkennungen für Niederlassungen. Konzerne und selbst Mittelständler haben nicht selten Hunderte oder gar Tausende von Domains registriert. Unternehmen benötigen oft mehrere zusammengehörige Domain-Namen mit unterschiedlichen Endungen oder reservieren sich besonders aussagekräftige Domains mit Bezug zu ihrem Produkt- oder Serviceportfolio. Davon ruhen meist einige für längere Zeit, teilweise werden sie überhaupt nicht genutzt. Über die Zeit sammeln sich die Domains dann an wie Kartons auf dem Speicher.

Das liegt auch an der einfachen und schnellen Bestellung: Wenn die IT die Anforderungen der Fachabteilungen in Bezug auf neue Domain-Eintragungen nicht termingerecht ausführt, passiert es, dass die Sachbearbeiter die benötigten Domains an der IT vorbei selbst beauftragen. Oder Domains werden schnell mal reserviert, das kostet nicht viel. Aus Unternehmenssicht empfiehlt sich dieser Wildwuchs aber nicht, denn am Ende weiß niemand, welche Domains existieren, bei welchem Anbieter sie beauftragt wurden, wer das veranlasst hat und vor allem, wann sie auslaufen. Da geht sehr schnell der Überblick verloren und im äußersten Fall entsteht eine Art „Schatten-IT“ mit einem zersplitterten Domain-System. Ein zentrales Domain Management mit effizienten Prozessen vermeidet das oben geschilderte Szenario.

Domain Management funktioniert nicht beiläufig

Immer noch werden neue digitale Themen wie Social Media oder Domain-Management häufig an das Marketing delegiert, meist jedoch, ohne neue Ressourcen aufzubauen oder entsprechende Budgets freizugeben. Aber ab einem gewissen (durchaus schnell erreichten) Komplexitätsgrad lässt sich das ganze Thema nicht mehr nebenbei mit einer Excel-Tabelle abdecken.

Drei Beispiele verdeutlichen, wie komplex und arbeitsintensiv das Ganze werden kann und warum Unternehmen ab einer gewissen Anzahl von Domains entweder Mitarbeiter für die Verwaltung abstellen oder einen externen Dienstleister beauftragen sollten:

1. Die Einführung neuer Top Level Domains:

Alleine in den letzten fünf Jahren sind über tausend neue Domain-Endungen auf den Markt gekommen. Diese Vielfalt macht es noch schwerer, den Überblick zu behalten. Zudem haben die Vergabestellen (Registries) einen breiten Ermessensspielraum, wie restriktiv sie bei der Vergabe von Domain-Namen vorgehen dürfen. In der Folge sind die Anforderungen an einen potenziellen Domain-Inhaber oft mit der Erbringung diverser Formalitäten und einem hohen Zeitaufwand verbunden. Ein guter Domain Management Service unterstützt Unternehmen dabei, Zugang zu allen am Markt verfügbaren TLDs zu erhalten. Zusätzlich versorgt er sie frühzeitig mit den entscheidungskritischen Informationen für oder gegen einen Domain-Namen. Im Registrierungsverfahren übernimmt der Dienstleister alle notwendigen Aufgaben.

2. Neue Herausforderungen durch die DSGVO

Mitte 2018 wurde die Datenschutzgrundverordnung europaweit verbindlich. Seitdem müssen personenbezogene Daten weitestgehend anonymisiert werden. Die bei der Registry hinterlegten Angaben zum Domain-Inhaber und -Administrator sind seitdem nicht mehr im öffentlichen WHOIS einsehbar. Ist der gewünschte Domain-Name besetzt, war es vor Einführung der DSGVO einfacher, an die Inhaberdaten und den potenziellen Verkäufer zu kommen. Und selbst wenn die Domain auf einem entsprechenden Marktplatz aktiv zum Kauf angeboten wird, lässt sich nicht bei jedem Marktplatz einschätzen, ob dieser seriös und sicher ist. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung haben wir einen guten Überblick über die verschiedenen Handelsplätze, kennen sämtliche Domain-Händler und wissen um deren Reputation. Auch die Kontaktaufnahme sowie die Verhandlungen und Abwicklung können wir dem Kunden abnehmen.

3. Schutz vor Missbrauch und Verlust

Immer wieder passiert es, dass Dritte durch die Registrierung bestimmter Domain-Namen die Markenrechte von Unternehmen verletzen. Um sich dagegen zu schützen, benötigen Unternehmen eine kontinuierliche Beobachtung, Verwaltung und Kontrolle relevanter Domains. Ein spezialisierter Dienstleister verfügt in der Regel über weitaus mehr Erfahrung und juristische Expertise, um gegen Missbrauch vorzugehen. Zusätzlich kann ein automatisches Brand Monitoring gezielt auf Domain-Namen aufmerksam machen, die den Ruf oder die Autorität einer Marke beeinträchtigen könnten. Mindestens genauso wichtig ist es, dass Domains nicht durch Nachlässigkeit verloren gehen. Wenn niemand bemerkt, dass die Verträge von Domains ablaufen und die registrierten Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen sind, kann im schlimmsten Fall das digitale Zuhause verloren gehen.

Outsourcen oder selber machen?

Bereits diese drei einfachen Beispiele zeigen, wie komplex das Thema werden kann. Es gibt viele weitere Aufgaben wie die Optimierung des Domain-Portfolios, Aufbau einer Domainstrategie, Domainrecherche, Einreichung von Anträgen sowie Beantwortung möglicher Einwände, Compliance-Monitoring, Pflege des Registry-Systems, usw.

Es reicht nicht aus, eine passende Domain zu registrieren und sich danach entspannt zurückzulehnen. Domain-Management ist ein umfangreiches, kontinuierliches Aufgabengebiet, das vielfach leider noch unterschätzt wird.

* Jörg Dürrmeier ist Projektleiter im Domain Management der Adacor.

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de (ID: 46112681)