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Corporate Design in Powerpoint So präsentieren Sie markenkonform und kostengünstig

Autor / Redakteur: Stephan Kuhnert / Dr. Gesine Herzberger

Viele Unternehmen investieren enorme Summen in ihre Markenführung: durch TV-Spots, Hochglanzanzeigen oder die Schulung ihrer Verkäufer. Was dabei oft vergessen wird, ist die schriftliche Korrespondenz der Mitarbeiter.

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Wissen Sie, an welchen Corporate Design-Richtlinien Sie sich bei Ihren Präsentationen halten sollen?
Wissen Sie, an welchen Corporate Design-Richtlinien Sie sich bei Ihren Präsentationen halten sollen?
(Bildquelle: istockphoto)

Häufig weisen gerade Präsentationen deutliche Defizite auf. Unübersichtlich gestaltete Folien sowie mangelnde Corporate Design-Konformität (CD) aufgrund beliebig gewählter Schriften und Farben hinterlassen bei Kunden, Bewerbern, Lieferanten und anderen Stakeholdern einen unprofessionellen Eindruck. Wenn man dann noch bedenkt, dass große Unternehmen jährlich tausende Präsentationen nach außen kommunizieren, wird offensichtlich, wie groß das Risiko eines Imageverlusts ist.

CD-Richtlinien

In vielen Betrieben – ganz gleich ob Start-up, Mittelständler oder Konzern – existieren verbindliche CD-Richtlinien für die Nutzung von Powerpoint. Laut einer Studie, die das Marktforschungsinstitut Toluna im Auftrag von Made in Office durchgeführt hat, gibt es in knapp 65 Prozent der befragten Unternehmen mit einer Größe ab 500 Mitarbeitern entsprechende Vorgaben. Allerdings halten sich nur rund 22 Prozent der Mitarbeiter sehr gut und 44 Prozent gut an die CD-Richtlinien, wenn sie mit Powerpoint arbeiten. Genau hier liegt der Knackpunkt: Unternehmen lassen sich ihren konsistenten Markenauftritt viel Geld kosten – und werden dem Markenimage in der externen Kommunikation dann doch nicht gerecht.

Um zumindest bei der Office-basierten Kommunikation in Sachen CD und Aktualität der Inhalte auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die Integration einer Zusatz-Software für Powerpoint. Mithilfe eines solchen Programms können Marketingverantwortliche einen verbindlichen Rahmen setzen, was das Layout und den Inhalt von Präsentationen angeht.

Das Herzstück: eine zentrale Bibliothek

Grundlage einer solchen Applikation bildet eine zentrale Datenbank, eine Art Bibliothek, in der sämtliche Folien, Präsentationen, Grafiken, Tabellen und Videos nach Kategorien gespeichert sind. Auf Basis eines flexiblen Rechtekonzepts ist es Marketers möglich, die Zugriffsrechte unkompliziert zu steuern: Änderungen an einer Präsentationsvorlage sind in der Regel der Marketingabteilung vorbehalten – ebenso wie die Entscheidung, auf welche Folien und Medienobjekte der Vertrieb zugreifen darf.

Wichtig ist, dass die Software umfassende Funktionalitäten zur Sicherung des Corporate Design bietet: Lädt das Marketing neue Präsentationen, Folien oder Medienobjekte hoch, sollte die Applikation automatisch prüfen, ob diese dem CD entsprechen. Weicht das neue Element davon ab, sollte der Upload gar nicht erst möglich sein. Hilfreich sind hierbei verbindlich definierte Sets aus Farben, Schriften und Grafiken, sodass der Vertrieb zur Bearbeitung einer Folie nur auf ausgewählte Gestaltungsmöglichkeiten zurückgreifen kann. Vom Corporate Design abweichende Elemente werden dadurch von Vornherein ausgeschlossen.

Immer auf dem aktuellen Stand

Neben der CD-Konformität von Folien und Präsentationen sollten Marketers besonderen Wert auf die Aktualität der Inhalte legen. In vielen Unternehmen kursieren überholte Präsentationen oder Folien mitunter jahrelang. Die Kommunikation veralteter Informationen, etwa in Bezug auf Preise, Produkte oder Referenzkunden, kann einem Betrieb ernsthaft schaden – vom Imageverlust bis hin zu finanziellen Einbußen. Darum ist es wichtig, den Folienbestand stets aktuell zu halten und inhaltliche sowie auch formale Updates unternehmensweit zur Verfügung zu stellen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihrer Marke in regelmäßigen Abständen einen Neuanstrich verpassen und subtile Änderungen vornehmen, etwa am Logo, am Slogan oder an der Farbgebung. An vielen Mitarbeitern gehen diese Anpassungen aber unbemerkt vorbei. Ein Powerpoint Add-in tauscht das Logo oder den Slogan entweder automatisch in allen Dokumenten aus, die in der Bibliothek gespeichert sind, oder es macht den Nutzer auf veraltete Inhalte aufmerksam, sobald er eine Präsentation öffnet. Dann kann er die Aktualisierung einfach per Mausklick vornehmen.

Wichtig für den Vertrieb: Schnelligkeit und Einfachheit

Während es dem Marketing um die CD-Konformität und Aktualität von Präsentationen geht, stellt der Vertriebsmitarbeiter ganz andere Anforderungen an Powerpoint. Er möchte eine Präsentation so schnell und einfach wie möglich an seinen individuellen Bedarf anpassen können. Wer schon einmal eine Präsentation erstellt hat, weiß, wie lange die Formatierung und Gestaltung des Layouts dauern kann. Dieser Aufwand entfällt nun größtenteils, da in der Bibliothek nur CD-konforme Vorlagen und Folien gespeichert sind – kategorisiert etwa nach Produkten oder Branchen. Die Vertriebsmitarbeiter müssen sich also nicht mehr selbst darum kümmern, dass sie die aktuellen Folien verwenden. Sie stellen einfach Folien und Foliensets je nach Anwendungsbedarf zusammen, passen diese stellenweise an – und fertig.

Einige wenige Applikationen machen Anwender selbst dann auf Updates aufmerksam, wenn sie eine lokal gespeicherte Präsentation mit veralteten Inhalten oder überholtem Layout öffnen. Die Zeitersparnis ist enorm: Wie die Toluna-Studie zeigt, arbeiten Mitarbeiter mit einem Powerpoint Add-in um über 20 Prozent effizienter. Zudem stellen Formatierungsleisten für Schriften, Farben, Diagramme und Textelemente das Corporate Design bei der Bearbeitung sicher. Selbst die Gliederung einer Präsentation lässt sich mit nur wenigen Eingaben und Mausklicks erstellen. Das wäre sonst eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Idealerweise verfügt eine Applikation auch über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der man die gesamte Bibliothek einschließlich aller Bilder, Grafiken und Logos durchsuchen kann. Wenn verschiedene Parameter, wie etwa Beliebtheit, Häufigkeit und Aktualität, in die Suche einfließen, erhält der Anwender eine nach Relevanz sortierte Trefferliste.

Offline-Fähigkeit ist entscheidend

Um mit Powerpoint schnell und effizient zu arbeiten, ist die Offline-Fähigkeit eines Add-ins eine Grundvoraussetzung. Vertriebler müssen auch von unterwegs ohne Internetverbindung auf die zentrale Bibliothek zugreifen können. Das ist wichtig, um etwa letzte Änderungen an einer Präsentation unmittelbar vor dem Kundentermin vornehmen oder eine komplette Präsentation mit minimalem Aufwand erstellen zu können. Natürlich legen auch Vertriebsmitarbeiter Wert auf optisch ansprechende Präsentationen im Corporate Design. Doch geht es ihnen nicht in erster Linie darum, dem Markenimage zu entsprechen und ein konsistentes Markenversprechen zu geben. Die Aufgabe des Vertriebs besteht vielmehr darin, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Eine auf den potenziellen Kunden optimal zugeschnittene Präsentation dient dabei als nötiges Mittel zum Zweck. Dass eine solche Präsentation dem CD entspricht, ist ein willkommener Zusatznutzen, steht aber auf der Prioritätenliste des Vertriebs nicht an oberster Stelle. Nichtsdestotrotz gilt: eine vom CD abweichende Präsentation vermittelt immer den Eindruck von Unprofessionalität und beeinträchtigt den Wiedererkennungswert eines Unternehmens.

Sofort-Tipps

Die Arbeit mit Powerpoint gehört für Marketing und Vertrieb zum Arbeitsalltag. Und trotz verschiedener Ansätze verfolgen beide Unternehmensbereiche bei Präsentationen im Grunde dasselbe Ziel: den Betrieb so professionell wie möglich zu präsentieren. Hier sind Marketingverantwortliche gefragt. Indem sie dafür sorgen, dass ihre Vertriebskollegen aktuelle und CD-konforme Präsentationsvorlagen mühelos adaptieren können, leisten sie einen wesentlichen Beitrag zur Markenführung und sichern unmittelbar den Markenwert ihres Unternehmens.

Mit den folgenden drei Tipps für die Erstellung CD-konformer Powerpoint-Vorlagen können Sie sofort den ersten Schritt in Richtung Markentreue machen – und zwar ganz ohne Powerpoint Add-in. Die Einstellungen für eine entsprechende Vorlage nehmen Sie direkt in der Master-Ansicht vor. Dorthin gelangen Sie über den Menüpunkt „Ansicht“ und den Unterpunkt „Folienmaster“.

1. Farbschema einrichten

Die Einstellung des Farbschemas ist essenziell, da es alle Elemente entsprechend des zuvor definierten Corporate Designs anpasst. Im Bereich „Farben“ können Sie ein eigenes Farbschema über „Neue Designfarben einstellen“ festlegen. Es ist möglich, zwölf verschiedene Farben für Text, Hintergrund, Diagramme, Tabellen und Hyperlinks festzulegen und unter einer passenden Bezeichnung zu speichern.

2. Layouts definieren

Am Besten löschen Sie alle Layouts, die Sie nicht benötigen, um sich einen besseren Überblick über die verfügbaren Layouts zu verschaffen. Beginnen Sie mit der Formatierung der obersten Folie, dem sogenannten Folienmaster, da die dort vorgenommenen Änderungen an Titel, Inhalt und Fußzeile automatisch auf alle Layouts übertragen werden. Es besteht aber immer die Möglichkeit, die festgelegten Parameter der Masterfolie auf den einzelnen Unterfolien nachträglich anzupassen. Das Layout einzelner Folien definieren Sie, indem Sie Platzhalter einfügen, wie zum Beispiel Inhalt (ist generisch für jeglichen Content verwendbar), Bild (für Grafiken und Illustrationen) oder Medien (für Videos und Multimedia-Inhalte). Mit diesen drei Platzhaltern lassen sich alle Anforderungen optimal abdecken – spezielle Platzhalter für nur Text, Diagramm oder SmartArt sind nicht nötig.

3. Seitenformat wählen

Ein wichtiger Faktor, den Anwender häufig missachten, ist die Wahl des richtigen Seitenformats. Das korrekte Format ist abhängig von dem Medium, für das man die Präsentation erstellt. Wollen Sie Ihre Präsentation über einen Beamer zeigen, empfiehlt sich ein Seitenverhältnis von 4:3. Weitere Möglichkeiten sind das DIN A4-Format (14:10) und die Präsentation auf Plasma- oder LCD-Bildschirmen mit einem Seitenverhältnis von 16:9. Überlegen Sie, über welches Medium Sie Ihre Präsentationen am häufigsten zeigen. Im Zweifelsfall legen Sie einfach zwei verschiedene Master-Vorlagen an. Um das Seitenformat einzustellen, müssen Sie in der Master-Ansicht den Unterpunkt „Seite einrichten“ wählen und dort im Bereich „Papierformat“ das gewünschte Seitenverhältnis selektieren.

* Weitere Tipps rund um optimales Präsentieren in der Markenkommunikation gibt Stephan Kuhn bei seinem Vortrag im Rahmen der Markenkonferenz am Mittwoch, den 27. November 2013.

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Über den Autor

Stephan Kuhnert
Stephan Kuhnert
( Bildquelle: Made in Office )
Stephan Kuhnert ist einer der beiden geschäftsführenden Gesellschafter von Made in Office. Das Unternehmen mit Sitz in Köln entwickelt maßgeschneiderte Softwarelösungen, um die Effizienz und Produktivität beim Einsatz von Microsoft Office zu steigern. Kuhnert studierte Wirtschaftsinformatik an der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Stuttgart. Bereits während seines Studiums begann er 2001 seine berufliche Laufbahn bei IBM Deutschland. Nach Abschluss seines Studiums 2004 wechselte er zu Accenture, wo er bis 2007 als Unternehmensberater Kunden aus den Bereichen Pharma, Handel und Konsumgüter betreute. Während dieser Zeit erwarb Kuhnert ein breites Fachwissen in der Strategie-, Prozess- und IT-Beratung. Parallel zu seinem Engagement bei Accenture gründete er 2005 gemeinsam mit Fabian Willebrand Made in Office.

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