Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing

So sorgen Sie für mehr Rechtssicherheit im E-Mail Marketing – Teil 3

| Autor / Redakteur: Sebastian Pieper* / Saskia Semik

Für Ihre Nutzer muss eindeutig erkennbar sein, dass Sie der Absender Ihrer werblichen E-Mails sind.
Für Ihre Nutzer muss eindeutig erkennbar sein, dass Sie der Absender Ihrer werblichen E-Mails sind. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Unternehmen, die E-Mail Marketing betreiben möchten, müssen eine ganze Reihe an rechtlichen Regelungen berücksichtigen, die sich unter anderem aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Doch viele Unternehmen scheitern bereits an den Grundlagen.

Nach dem wir uns im zweiten Teil unserer Reihe unter anderem mit dem rechtssicheren Nachweis von Opt-Ins, telefonischen Opt-Ins und dem Adresskauf befasst haben, kommen in diesem Teil fünf weitere Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing.

So sorgen Sie für mehr Rechtssicherheit im E-Mail Marketing – Teil 2

Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing

So sorgen Sie für mehr Rechtssicherheit im E-Mail Marketing – Teil 2

08.11.19 - Unternehmen, die E-Mail Marketing betreiben möchten, müssen eine ganze Reihe an rechtlichen Regelungen berücksichtigen, die sich unter anderem aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Doch viele Unternehmen scheitern bereits an den Grundlagen. lesen

11. Werbung für Partner

Viele B2B-Unternehmen arbeiten mit Partnern zusammen oder sind Teil eines Firmengeflechts mit verschiedenen Tochterfirmen. In diesem Fall wäre es naheliegend, Synergien zu nutzen und das eigene E-Mail Marketing zu nutzen, um Dritte zu bewerben.

Hier gilt jedoch die Zweckbindung im Rahmen der Belehrung zum Zeitpunkt des Opt-Ins. Wenn die Dritten dort konkret und namentlich benannt wurden und über die zu erwartenden Informationen aufgeklärt wird, ist Werbung für Dritte unproblematisch. Ansonsten ist dies nicht zulässig.

Ausgenommen ist Werbung für gemeinsame Leistungen. Wenn etwa ein Softwareanbieter die Technologie eines anderen Anbieters integriert und als komplementäres Produkt mitvertreibt, darf er dies auch bewerben.

12. Datenzusammenführung

Kundendaten werden üblicherweise an verschiedenen Stellen in Unternehmen erhoben. Der „Klassiker“ ist der E-Commerce, wo üblicherweise sowohl Verhaltensdaten aus dem E-Mail Marketing erfasst werden als auch verschiedenen Transaktionsdaten im Online Shop (zum Beispiel Kaufhistorie).

Damit Sie diese Daten zusammenführen können (um zum Beispiel Cross- und Upsells in Ihre Newsletter zu integrieren), benötigen Sie eine Einwilligung des betroffenen Nutzers. Im Rahmen der Einwilligung muss der Nutzer über den Umfang der Datenverarbeitung, insbesondere über den Verarbeitungszweck, informiert werden.

13. Kennzeichnung von werblichen E-Mails

Wenn Sie werbliche E-Mails versenden möchten, müssen Sie die E-Mails so gestalten, dass für die Nutzer eindeutig erkennbar ist, dass Sie eine kommerzielle Absicht verfolgen. Diese Absicht muss schon vor Öffnung der E-Mail ersichtlich sein, d.h. über den Versender und die Betreffzeile der E-Mail.

Dies bedeutet insbesondere, dass Sie Ihre Absicht nicht verschleiern dürfen. Eine Verschleierung liegt zum Beispiel dann vor, wenn Sie die E-Mail unter einer falschen Identität (zum Beispiel dem Namen eines Bekannten des Nutzers) versenden oder gar keine Identität angeben.

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14. Impressumspflicht

Für Ihre Nutzer muss eindeutig erkennbar sein, dass Sie der Absender Ihrer werblichen E-Mails sind. Um dies zu gewährleisten, muss jede werbliche E-Mail ein vollständiges Impressum beinhalten. Dieses muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Bei natürlichen Personen: der ausgeschriebene Name der Person
  • Bei juristischen Personen: die Firma, inkl. Rechtsform sowie der Name des Vertretungsberechtigten (bei Gesamtvertretung so viele Vertreter, wie für die Vertretung erforderlich)
  • Die vollständige Anschrift des Absenders mit Straße, Postleitzahl, Hausnummer und Ort, bei mehreren Niederlassungen die Anschrift der Niederlassung, die den Betrieb organisiert (ein Postfach ist nicht ausreichend)
  • E-Mail Adresse
  • Telefonnummer
  • Handelsregister und Registernummer (oder Vereinsregister, Genossenschaftsregister, Partnerschaftsregister)
  • Bei Diensten, die behördlicher Zulassung bedürfen: Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde
  • Berufsspezifische Informationen bei bestimmten Berufen (bei Rechtsanwälten zum Beispiel die Kammer, welcher der Absender angehört, die gesetzliche Berufsbezeichnung, den Staat, wo diese Berufsbezeichnung verliehen wurde sowie die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und Informationen dazu, wo diese zugänglich sind)
  • Falls vorhanden: Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Wirtschafts-Identifikationsnummer

Wichtig ist, dass das Impressum leicht auffindbar ist. Es sollte eine eindeutige Bezeichnung haben, zum Beispiel Impressum und in einer gut lesbaren Schrift verfasst sein. Außerdem sollte es in der eigentlichen E-Mail platziert und nicht verlinkt sein.

15. Multi-Part-E-Mails

Auch wenn ihre Zahl stetig abnimmt, gibt es immer noch Nutzer, die E-Mail Clients nutzen, welche keine HTML-Mails anzeigen können. Moderne E-Mail Marketing Lösungen ermöglichen den Versand sog. Multi-Part-E-Mails, die sowohl eine HTML- als auch eine Textversion beinhalten. Falls der Client des Nutzers keine HTML-Mails darstellen kann, wird automatisch die Textmail angezeigt. Es gibt keine eindeutige Rechtsprechung zur Darstellung von E-Mails. Wichtig ist nur: Wenn Sie auch eine Textversion Ihrer E-Mail anbieten, muss diese ebenfalls ein Impressum, einen Link zur Online Version der E-Mail sowie einen Abmeldelink enthalten.

Vorschau Teil 4

Wie die nächsten Schritte zum rechtssicheren E-Mail Marketing aussehen und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können, erfahren Sie im vierten Teil der Serie „23 Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing“.

So sorgen Sie für mehr Rechtssicherheit im E-Mail Marketing – Teil 4

Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing

So sorgen Sie für mehr Rechtssicherheit im E-Mail Marketing – Teil 4

22.11.19 - Unternehmen, die E-Mail Marketing betreiben möchten, müssen eine ganze Reihe an rechtlichen Regelungen berücksichtigen, die sich unter anderem aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Doch viele Unternehmen scheitern bereits an den Grundlagen. lesen

* Sebastian Pieper ist ist Head of Marketing bei artegic AG. Die Checkliste wurde in Zusammenarbeit mit dem Partner Bird&Bird erstellt.

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