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Advertorial: Franz Haas optimiert Marketing-Management mit BrandMaker Marketing Planer Softwaregestütztes Marketing für optimale Teamarbeit

| Redakteur: Natalie Wander

Wie gelingt es, die Marketingprozesse zwischen der Unternehmenszentrale inklusive ihrer Dependancen, den Tochterunternehmen sowie internationalen Niederlassungen beispielsweise in China, Brasilien und den USA effizienter zu gestalten?

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Marketingteams können mit der richtigen Software weltweit zusammenarbeiten.
Marketingteams können mit der richtigen Software weltweit zusammenarbeiten.
(Bildquelle: BrandMaker)

Vor dieser komplexen Herausforderung stand die Franz Haas Waffel- und Keksanlagen-Industrie GmbH. Da die Unternehmensgruppe ein lokales und themenspezifisches zentrales Marketing betreibt, wurde eine Software gesucht, welche die Planung, Budgetierung, Durchführung und Auswertung aller Marketing- und Kommunikationsaktivitäten vereinfacht. Auf diese Weise sollte eine Optimierung operativer und administrativer Abläufe im Marketing ermöglicht werden.

Zentrale Datenhaltung verbessert Teamarbeit

Bislang arbeiteten die Marketing-Verantwortlichen mit Microsoft Excel. Bedingt durch das Unternehmenswachstum wurden die Marketingprozesse jedoch immer komplexer, womit Excel nicht mehr das geeignete Werkzeug darstellte. Als Einzelplatzlösung erschwerte Excel das Arbeiten im Team – ohne zentrale Datenbasis mussten sich die Mitarbeiter ständig abstimmen und aktualisierte Daten hin- und herschicken. „Dass wir in überregionalen Teams zusammenarbeiten, hat interne Abstimmungen doch sehr verkompliziert“, erläutert Thomas Breg, Leiter Marketing und Pressesprecher der Unternehmensgruppe. „Deshalb benötigten wir unbedingt eine Software, die Daten zentral in einer einzigen Lösung speichert, sodass wir stets auf aktuelle und konsistente Daten zugreifen können.“

Alle Anforderungen bereits im Standard abgedeckt

2008 startete deshalb eine gründliche Recherche nach einer geeigneten Lösung zur Projekt- und Budgetplanung. Die Anforderungen waren hoch: Das neue Tool sollte eine zentrale Sammlung von Informationen und deren Verarbeitung im Team ermöglichen. Zudem sollte es einen transparenten Überblick über alle laufenden Marketing-Projekte und ihre jeweiligen Budgets geben, geplante Aktivitäten in Zeitleisten anzeigen, leicht und komfortabel zu bedienen sein und an das ERP-System von SAP angebunden werden können. „Der Marketing Planer von BrandMaker war die einzige Lösung, die alle Anforderungen bereits im Standard abdeckte“, erinnert sich Breg.

Prozesse kontinuierlich verfeinern

Nach der Implementierungsphase erfolgte die Inbetriebnahme im Sommer 2009. „Seitdem verfeinern wir unsere Marketing-Vorgänge und deren Abbildung in der Software kontinuierlich“, sagt Breg. „Da es bei uns keine starren Prozessdefinitionen gibt – wir arbeiten flexibel und themenorientiert –, ist es für uns eine große Erleichterung, dass uns das Tool die Möglichkeit gibt, Prozesse weiter zu optimieren. Dadurch wird die Qualität unseres Marketings immer besser.“ Denn werden Projekte, wie etwa die Jahresplanung, anfangs nur grob definiert, verfeinert Franz Haas seine Aktivitäten-Planung im Daily Business kontinuierlich. Zu jeder Aktivität, beispielsweise Standardkommunikation, Channel Management, Strategische Projekte oder Kampagnen, haben die Marketer in der Software einen Ast angelegt, der sich gemäß einer Baumstruktur in weitere Unteräste gliedert. Auf jeder Ebene findet sich eine Übersicht über Projekte und Budgets, den Ist-Stand, Arbeitsanweisungen und Aufgabenverteilungen. „Unser Marketingplan umfasst inzwischen 1.200 Zeilen. Ohne eine gute Struktur und die Möglichkeit, Projekte bis ins Detail zu untergliedern, könnten wir unsere Aufgaben heute überhaupt nicht mehr bewältigen“, erklärt Breg. Außerdem profitiert die Marketingabteilung des Maschinenbauers davon. Einmal erstellte Timelines und Budgetpläne dienen als Grundlage der Planung kommender Aktivitäten: „Wir können heute die bestehende Planung für Aktionen, die wir regelmäßig durchführen – Mailings oder Messebesuche zum Beispiel – einfach für ein neues Projekt übernehmen“, so Thomas Breg. „Diese Copy-and-paste-Funktion versetzt uns des Weiteren in die Lage, die komplette Jahresplanung einfach in das nächste Jahr zu übertragen. Einzelne Maßnahmen müssen wir dann nur noch anpassen.“

Daten importieren, filtern und auswerten

Über eine Schnittstelle ist die Marketing-Software an das ERP-System (Unternehmensressourcenplanung) von SAP angebunden. So können Rechnungsdaten aus SAP automatisch in das MRM-System (Marketing Resource Management) importiert werden. Das Tool stellt Planbudgets und Ist-Kosten transparent gegenüber, berechnet automatisch Budgetsummen und Restbudgets, prüft die Daten auf etwaige Inkonsistenzen und warnt bei Abweichungen, beispielsweise beim Überschreiten vorgesehener Budgets. Zudem liefert es sowohl über Budgets als auch über geplante Maßnahmen detaillierte Auswertungen und Reports. Mithilfe zahlreicher Filter, wie Kosten, Mitarbeiter, Produkte, Veranstaltungen oder Länder, lassen sich die Daten in der Auswertung beliebig kombinieren und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Die Reports werden danach auf Knopfdruck ausgegeben und lassen sich zur weiteren Nutzung ebenfalls als PDF- oder Excel-Datei exportieren.

Internationaler Rollout ist abgeschlossen

Der Marketing Planer ist ein optimales Organisationswerkzeug. Seit Februar 2011 ist der internationale Rollout in Dänemark, den Niederlanden, Brasilien, China und den USA abgeschlossen. „Die physische Anbindung unserer Niederlassungen an die Zentrale war ein langwieriger und komplexer Vorgang“, sagt Breg. „Aber gemeinsam mit BrandMaker ist uns die Anbindung ganz gut gelungen.“ Heute hat der Maschinenbauer seine Projekte besser und kompakter im Überblick. „Wir können Prozesse nicht nur definieren und abbilden, sondern Projekte auch ohne großen Zeitaufwand nachverfolgen, da das Tool einfach und intuitiv zu bedienen ist“, so Breg. „Weil unser weltweites Marketing heute auf Informationen zugreifen kann, die in einer einzigen Lösung zentral gespeichert sind und dort aktuell vorliegen, hat sich das Risiko, dass Fehlinformationen kommuniziert werden, sehr stark reduziert. Unsere Marketingabteilung arbeitet heute einfach deutlich schneller und transparenter.“

Über Franz Haas

Die Franz Haas Waffel- und Keksanlagen-Industrie GmbH mit Hauptsitz im österreichischen Leobendorf ist Weltmarktführer im Waffel- und Keksanlagenbereich. 1905 als klassische Bau- und Maschinenschlosserei in Wien gegründet, hat das Unternehmen in den 50er Jahren Pionierarbeit im Waffel- und Keksanlagenbau geleistet. Heute ist die Haas Gruppe ein internationales Maschinenbau-Unternehmen mit den Tochterunternehmen Haas-Meincke mit Sitz im dänischen Skovlude, Experte für Keksanlagen, und Haas-Mondomix in EA Almere, Niederlande, spezialisiert auf Anlagen für belüftete Produkte wie Schaumküsse. Niederlassungen, die die Marke Franz Haas auf den nationalen Märkten vertreten, gibt es im brasilianischen Curitiba, in Richmond, Virginia, und in Shanghai.

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