Tools für Mitarbeiterzufriedenheit Verloren im Feature-Dschungel?

Autor / Redakteur: Amelie Timm* / Viviane Krauss

Digitale Tools boomen schon seit Jahren – ob zur Arbeitserleichterung, Messung, Analyse oder Automatisierung. Oft werden diese digitalen Werkzeuge aufgrund ihrer vielfältigen Features ausgesucht. Doch bei der Auswahl kommt es vor allem auf eines an: die Mitarbeiterzufriedenheit.

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In den meisten Fällen werden Tools genutzt, um einem bestimmten Zweck zu dienen und damit Prozesse zu optimieren. Für den alltäglichen Bedarf reichen jedoch oft wenige Features aus.
In den meisten Fällen werden Tools genutzt, um einem bestimmten Zweck zu dienen und damit Prozesse zu optimieren. Für den alltäglichen Bedarf reichen jedoch oft wenige Features aus.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Nicht erst seit der Corona-Pandemie werden tagtäglich neue digitale Tools entwickelt, die den Arbeitsalltag einfacher gestalten sollen. Das letzte Jahr, in dem viele aus dem Home Office gearbeitet haben, hat diese Entwicklung aber noch einmal deutlich verstärkt und einen regelrechten Ansturm ausgelöst. Bei der mittlerweile unübersichtlich großen Masse an möglichen digitalen Helfern fällt die Auswahl des richtigen digitalen Tools jedoch nicht immer leicht. Beschäftigen sich Unternehmen vorher nicht eingehend mit den Möglichkeiten der digitalen Helfer sowie den eigenen Ansprüchen und Erwartungen, kann es schnell zu einem unerwünschten Effekt kommen: die Tools belasten die Mitarbeiter, anstatt sie zu entlasten, und wirken sich somit negativ auf die Produktivität und Zufriedenheit aus.

Bei der Auswahl kommt es bei der großen Masse deshalb umso mehr darauf an, den Nutzen für Mitarbeiter kritisch zu hinterfragen. Denn mehr Features bedeuten nicht immer gleich bessere Tools, sondern oft auch mehr Zeitaufwand.

Tools als Zeitfresser

Bei der Anschaffung von digitalen Werkzeugen wird meist nur auf den erhofften positiven Effekt geschaut und vergessen, dass auch die Tools selbst Arbeit und Zeitaufwand bedeuten. Denn diese müssen zunächst sorgfältig ausgewählt und dann in die bestehenden Arbeitsprozesse eingeführt und konstant administrativ betreut werden. Für diese Aufgaben werden oft keine gesonderten Stellen geschaffen, sondern sie fallen einem Mitarbeiter zum Beispiel aus dem Marketing oder der IT zu und müssen somit zu den schon bestehenden Verantwortlichkeiten bearbeitet werden. Dazukommen immer wieder auftretende Probleme und Fragen der Mitarbeiter, die die Funktionen erstmals nutzen oder Schulungen, um eben diese zu vermeiden. Informiert man sich im Voraus also nicht kritisch über das Tool-Angebot, kann das digitale Werkzeug einen erheblichen Zeitaufwand verursachen, also auch gern einmal zum richtigen Zeitfresser werden.

Weniger ist mehr: Zu viele Features können überfordern

In den meisten Fällen werden Tools genutzt, um einem bestimmten Zweck zu dienen und damit Prozesse zu optimieren. So können sie beispielsweise die Messung und Analyse von Daten erleichtern oder eine ortsunabhängige Kommunikation zwischen Kollegen und das strukturierte Sammeln und Verwalten von digitalen Dateien ermöglichen. Manche Tools bieten sogar gleich eine ganze Vielfalt an möglichen Anwendungen. Für den alltäglichen Bedarf reichen jedoch oft wenige Features aus. Um die Nutzer nicht mit unnötigen Anwendungsmöglichkeiten zu belasten, müssen digitale Helfer wohl bedacht ausgewählt werden. Sie sollten genau auf den Zweck der Anschaffung zugeschnitten sein. Zwar ist es in manchen Fällen hilfreich, wenn ein Tool noch weitere Funktionen bietet, jedoch führt ein Feature-Dschungel auch leicht zu Unübersichtlichkeit und Überforderung. Getreu dem Motto „Weniger ist mehr” bringen übersichtliche Tools also manchmal mehr Mehrwert als solche mit einem breit gefächerten Angebot. Vor der Anschaffung sollte sich also gut überlegt werden, ob das Tool zunächst nur einem bestimmten Zweck dienen soll oder womöglich später auch weiteren. Denn dann könnte sich ein digitales Werkzeug mit größerem Angebot zukünftig rentieren.

Mitarbeiterzufriedenheit in den Fokus rücken

Um Mitarbeitern in Zukunft Frustration und Zeit für die Administration zu ersparen, sollten Unternehmen vor allem eines bei der Tool-Auswahl beachten: die Mitarbeiterzufriedenheit. Nur wenn ein Tool seine Nutzer dazu befähigt, effektiver zu arbeiten, kann es die Motivation und damit auch die Produktivität steigern. In die Entscheidung sollten deshalb auch diejenigen Mitarbeiter einbezogen werden, die dieses später nutzen und wissen, welche Anwendungen eine Zeitersparnis für sie bedeuten. Besonders wichtig ist auch eine intuitive Benutzeroberfläche. Dank dieser müssen Nutzer nicht in zeitaufwendigen Schulungen in die Anwendung eingeführt werden und können sich die für sie wichtigen Arbeitsschritte einfach und schnell selbst erschließen. Der Administrator wird dadurch ebenfalls entlastet, da Mitarbeiter auf weniger Fragen und Probleme treffen, die dann mit ihm besprochen werden müssen. So sparen neben den Nutzern auch die Verwalter Zeit und Mühe, und die Tools können ihren positiven Effekt auf das Arbeitsleben tatsächlich entfalten.

Am Ende sind eben nicht die Tools am besten, die mehr Features besitzen, weniger kosten oder das schönste Design haben, sondern vor allem eins können: den Nutzern Zeit und Mühe ersparen.

Fazit: Manchmal ist weniger tatsächlich mehr

Tools sollten nicht zu schnell ausgewählt werden. Viel mehr erspart eine ausführliche Recherche und kritische Betrachtung der Optionen vorab viel Zeit für die Mitarbeiter bei der anschließenden Einführung und Nutzung des digitalen Werkzeugs. Bei der Auswahl sollten vor allem zwei Fragen beantwortet werden: Was muss das Tool konkret leisten? und kann das Tool den Nutzern ihre Arbeit wirklich erleichtern? Sind diese beiden Fragen im Vorfeld geklärt, steht einer Prozessoptimierung mit motivierten und produktiven Mitarbeitern nichts mehr im Wege.

*Amelie Timm ist Director Marketing bei Canto

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