Mehrwerte durch den digitalen Arbeitsplatz Warum Videokonferenzen erst der Anfang sind

Autor / Redakteur: Carsten Schulze* / Antonia Röper

Nicht erst seit dem krisenverstärkten Remote-Arbeiten kann ein digitaler Arbeitsplatz zu messbar mehr Produktivität und Effizienz führen. Doch was ist ein digitaler Arbeitsplatz überhaupt, und in welchen Bereichen hat er Potenzial?

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Der digitale Arbeitsplatz birgt viel mehr Potenzial als einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren.
Der digitale Arbeitsplatz birgt viel mehr Potenzial als einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

In jedem Unternehmen, in jeder Branche und in jeder Abteilung sieht ein digitaler Arbeitsplatz anders aus. Mit einem hastig eingeführten Kollaborations-Tool und Videokonferenzen, wie zu Beginn der Pandemie, ist es definitiv nicht getan. Es steckt viel mehr Potenzial dahinter, als ausschließlich analoge Arbeitsschritte ins Digitale zu übertragen. Die eingesetzten Technologien sollen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Selbstoptimierung dienen, Arbeitsprozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern. Die IT-Infrastruktur muss daraufhin durchdacht und aufgebaut werden, und die Voraussetzungen müssen sowohl bei den Mitarbeitenden als auch organisatorisch stimmen. Es bedarf bei der Einführung und Umstellung unbedingt einer „übergeordneten und kohärenten Strategie für eine erfolgreiche Transformation hin zu einem modernen Arbeitsplatz, der den aktuellen Trends in der Arbeitswelt Rechnung trägt“, so eine Studie von Deloitte.

Was kann der digitale Arbeitsplatz bewirken?

Ein positiver Effekt kann auf mehreren Ebenen entstehen und dabei sowohl subjektiv empfundene Auswirkungen haben, als auch faktenbasiert messbare Ergebnisse erzielen:

Intern betrachtet kann der digitale Arbeitsplatz schnell zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen, etwa wenn ein Tool wiederholende und simple Standardaufgaben abnimmt. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit ist zunächst eine subjektive Empfindung. Da aber zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben, führt dies zu betriebswirtschaftlich messbar geringeren Kosten in der Personalneugewinnung.

Externe Geschäftskontakte sind zufriedener mit einem Unternehmen, wenn eine Zusammenarbeit reibungslos und zuverlässig funktioniert. Unternehmen können sich sogar eine Vorreiterrolle erarbeiten und Impulsgeber am Zahn der Zeit sein. Auch hier führt eine langfristige Bindung auf Basis von Zufriedenheit zu messbaren Geschäftserfolgen.

Eine Einsparung von Kosten kann eine Software-as-a-Service-Lösung erzielen, da sie generell niedrigere Betriebskosten verursacht. Sind noch dazu viele Einzellösungen verschiedener Anbieter im Einsatz, kann eine Konsolidierung zu einem umfassenden Tool auch noch Lizenzkosten einsparen.

Bekommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Tools an die Hand, die gut zu ihren Aufgaben passen und die ihnen Arbeitsschritte erleichtern oder abnehmen können, führt das schnell zu einer höheren Produktivität. Dadurch können die Mitarbeitenden ihre Zeit für höherwertige Aufgaben einsetzen, für die nur sie qualifiziert sind.

Ein digitaler Arbeitsplatz macht für viele Jobs eine physische Anwesenheit nicht mehr erforderlich, und spätestens seit dem letzten Jahr ist dieser Trend (zumindest zu Hybridmodellen) nicht mehr zu stoppen. Homeoffice führt bei einer 40h-Woche, so eine techconsult-Studie von 2019, zu einer Arbeitszeit-Einsparung von neun Prozent.

Welches Potenzial bietet ein digitaler Arbeitsplatz?

Je nach Branche oder Abteilung ist ein Mehrwert nicht immer offensichtlich und auf Anhieb zu erkennen. Manche Unternehmen scheuen sich womöglich einen digitalen Arbeitsplatz zu errichten, weil nicht einmal alle Angestellten ein dienstliches Mobiltelefon haben. Doch auch in kleinen Schritten lassen sich digitale Lösungen einsetzen, die zu einer Arbeitserleichterung führen. In jedem Unternehmen werden Dinge geliefert, Informationen ausgetauscht und Dinge auf die ein oder andere Art bearbeitet – hier steckt schon Potenzial für die digitale Unterstützung.

Wie können welche Bereiche profitieren?

  • Logistik
    Außendienstmitarbeitende können benötigtes Material per QR-Code einscannen und vorbestellen. Die Lieferung erfolgt termingerecht und die Information geht direkt an den Warenbestand und in die Rechnungsabteilung. Logistik-Prozesse können über verschiedene Abteilungen hinweg schnell und ohne Informations- und Datenverlust koordiniert werden. Speziell eingerichtete Logistik-Dashboards ermöglichen ein Echtzeit-Management der Prozesse. Zeitliche und finanzielle Ressourcen für Dienstreisen können minimiert werden, wenn Video-Konferenzen eingesetzt oder sogar eine Fernwartung oder Schulung per Augmented oder Virtual Reality umgesetzt werden kann.
  • Produktion
    In der Produktion bietet sich beispielsweise beim Schichtwechsel ein einfacher und schneller Austausch von Informationen an. Eine bessere Vernetzung von Teams mit der Management-Ebene trägt zu einem besseren Austausch und zu einem persönlicheren Verhältnis bei. Außerdem spielt die Mitarbeiterbindung wieder eine große Rolle, denn erfahrene Schichtmitarbeitende benötigen weniger Einarbeitungszeit. Die Schicht- und Projektplanung kann in einem Tool transparent abgebildet werden, Arbeitsaufträge passieren in Echtzeit, genau wie Status-Updates.
  • Personalwirtschaft
    Ein attraktives Intranet verbessert die Kommunikation der Mitarbeiterenden untereinander. Hier bietet sich die Möglichkeit, das Onboarding für neue Arbeitskräfte strukturiert einzubinden und so den Aufwand zu senken. Weiterbildung per Video, Streaming und unternehmenseigenen Apps sind damit einfach zugänglich und zentral pflegbar. Ein transparentes Wissensmanagement und eine einfache Erreichbarkeit von Maßnahmen tragen maßgeblich zum Erfolg von Wissensaustausch und Weiterbildung bei. So hat zum Beispiel der Chemiekonzern Wacker Chemie AG die weltweit agierenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Social Intranet Unily miteinander vernetzt. Damit fördert er den Dialog und Wissensaustausch und unterstützt mittels Social Features die Pflege der Unternehmenskultur.
  • IT
    Ein gutes Wissensmanagement hilft auch in der IT. Wenn mehr Self-Service möglich ist, entsteht weniger Belastung der Teams durch Betreuungsaufgaben. Die Ablösung einzelner Tools und Softwarelösungen zugunsten einer größeren Systemlandschaft verbessert zum einen das Zusammenspiel der einzelnen Features und senkt zum anderen die Lizenzkosten und minimiert den Administrationsaufwand.
  • Kundenservice
    Ein weiterer Vorteil der gut gepflegten Wissensdatenbank ist, dass im Kundenservice Informationen und Lösungen digital unterstützt schneller gefunden werden. Automatisierte Antworten auf einfach zu beantwortende Standardfragen verschaffen den Support-Teams Zeit für die Beantwortung komplexer Anfragen. Mit einem gut aufgebauten FAQ-Bereich kann das Klientel selbst Lösungen auf ihre Frage finden. Das führt zu einer zufriedeneren Kundschaft und trägt so maßgeblich zum Geschäftserfolg bei.
  • Marketing und Vertrieb
    Die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern im Außendienst wird durch tool-gestützten Informationsaustausch verbessert. Auch hier helfen speziell eingerichtete Dashboards dabei, Entscheidungen datenbasiert und in Echtzeit treffen zu können. Die Zusammenarbeit wird effizient, Unterlagen liegen zentral zugänglich und immer greifbar vor.

Tipp zur Umsetzung

Ein „von oben“ beschlossenes Tool ist wenig zielführend. Eine solche grundlegende Entscheidung sollte immer in enger Rücksprache mit den Fachabteilungen stattfinden, die dann mit dem Tool auch arbeiten und die ihre Anforderungen genau formulieren können. Eine Zufriedenheitsumfrage hilft dabei, alle Stimmen einzufangen. Alle sollten gemeinsam erarbeiten, wo der digitale Arbeitsplatz besser unterstützen könnte. Wichtig bei grundlegenden Veränderungen in den Arbeitsprozessen ist, das Change-Management nicht außer Acht zu lassen, damit die neue Lösung bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf eine breite Akzeptanz führt und dann auch effizient eingesetzt werden kann.

* Carsten Schulze ist Customer Success Manager bei T-Systems MMS.

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