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E-Procurement im B2B – Teil 2 Was bedeutet Automatisierung für den Einkauf?

Autor / Redakteur: Björn Minkmar* / Georgina Bott

Automatisierung, ein an Nutzungsdaten orientierter Direktvertrieb sowie der Einsatz von Augmented und Virtual Reality –diese drei aktuellen Themen haben das Potenzial, klassische Prozesse im Procurement tiefgreifend zu verändern und effizienter zu gestalten.

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Die direkte Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant nimmt stetig ab. Dabei sind partnerschaftliche Beziehungen zu Lieferanten trotz Digitalisierung wichtig.
Die direkte Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant nimmt stetig ab. Dabei sind partnerschaftliche Beziehungen zu Lieferanten trotz Digitalisierung wichtig.
(Bild: gemeinfrei / CC0 )

Die Digitalisierung hält in immer mehr Bereiche eines Unternehmens Einzug und stellt sie vor neue Herausforderungen. Schon lange wird über die Automatisierung oder Vernetzung in der Produktion gesprochen und welche Potenziale diese Prozesse mit sich bringen. Auch in anderen Unternehmensbereichen, wie in der Beschaffung, zeichnen sich Trends ab, die diesen Bereich nachhaltig transformieren werden.

Der Beschaffung kommt im Rahmen der Digitalisierung eine zentrale Bedeutung zu. Der Bereich umfasst nicht nur viele Prozesse, die digitalisiert werden können, sondern ist gleichzeitig auch hauptverantwortlich dafür, dass benötigte technische Voraussetzungen und spezielles Know-How ins Unternehmen gelangen.

Effizienz durch Automatisierung

Bei dem Begriff Automatisierung erscheinen vermutlich als erstes Bilder großer Roboterarme vor dem geistigen Auge, die automatisch Teile ans Band liefern oder gar zusammensetzen – Stichwort Smart Factory. Aber hinter dem Begriff Automatisierung verbirgt sich viel mehr als nur Machine-to-Machine-Kommunikation. Automatisierte Prozesse finden sich mittlerweile in unzähligen weiteren Bereichen und decken die gesamte Wertschöpfungskette ab, beginnend beim Einkauf und endend beim Vertrieb.

Die stetig wachsende Menge verfügbarer Daten eröffnet in der Beschaffung Möglichkeiten, Prozesse immer stärker zu automatisieren. Dieser Wandel wirkt sich spürbar auf das Berufsbild des Einkäufers aus, aber auch auf die Beziehungen zu Lieferanten. Schon heute laufen Prozesse, die dem operativen Einkauf zugeordnet sind – wie die Kontierung, das Prüfen von Freigabelimits oder die Wareneingangsprüfung – dank Enterprise-Ressource-Planning-Systemen teilautomatisiert oder sogar autonom. Sie sind dabei sogar effizienter und weniger fehleranfällig als ihre menschlichen Gegenparts. Dies ist möglich, da diese Art von Prozessen stark standardisiert und repetitiv ist.

Es gibt allerdings in vielen Unternehmen Bestrebungen, auch weniger standardisierte Prozesse zu automatisieren. Dies ist durch die Analyse und Auswertung historischer Prozessdaten möglich. So lassen sich auch Prozesse, die dem strategischen Einkauf zugeordnet sind, zumindest teilautomatisieren. Das gilt beispielsweise für verschiedene Analysen, Potenzialbewertungen, Angebotsoptimierungen oder auch das Monitoring von Verträgen.

Nach wie vor gering ist das Automatisierungspotenzial bei strategisch weitreichenden Prozessen und Einzelfallentscheidungen. Strategien für einzelne Warengruppen müssen also wohl noch eine Weile manuell erarbeitet werden. Genauso verhält es sich auch mit der Auswahl oder dem Wechsel von Lieferanten sowie dem Festlegen von spezifischen Kennzahlen. Das strukturierte Firmen- und Katalogangebot von B2B-Marktplätzen tritt hier als Quelle für die Entscheidungsgrundlage mehr und mehr in den Vordergrund.

Neue Anforderungen für Einkäufer

Die Digitalisierung stellt neue Anforderungen an den Einkauf. So ist es nicht verwunderlich, dass sich der Aufgabenfokus des Einkäufers verlagert. Sein Aufgabenbereich definiert sich zunehmend dadurch, Prozesse zu steuern und zu überwachen. Dieser Wandel ist schon heute in Einkaufsabteilungen zu beobachten. Es rücken allerdings auch ganz neue Themenspektren in den Aufgabenbereich des Einkäufers. Neben der Beschaffung von Rohmaterialien und Standardgütern kommen zusehends technische und komplexere Produkte ins Beschaffungs-Portfolio von Unternehmen. Diese erfordern teilweise ein hoch spezifiziertes Know-how, welches im Unternehmen noch nicht vorhanden ist. Auch um hierfür neue, geeignete Anbieter zu recherchieren, eignen sich B2B-Marktplätze.

Digitale Lieferantenbeziehungen

Die genannten Automatisierungsmöglichkeiten wirken sich nicht nur auf das Berufsbild des Einkäufers aus, sondern auch auf die Lieferantenbeziehungen. Die direkte Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant nimmt stetig ab, was die Beziehung zwischen beiden Parteien unpersönlicher werden lässt. Diese Entwicklung ist kritisch, da partnerschaftliche Beziehungen zu Lieferanten selten wichtiger waren als heute. Vor dem Hintergrund, dass Produkte des Beschaffungsportfolios immer komplexer werden, sind Einkäufer hin und wieder bereits in die Entwicklungsprozesse auf Lieferantenseite involviert, um die gewünschte Qualität sicherzustellen. Eine gute Bindung und Vertrauen sind somit essenziell, um Erwartungen auf beiden Seiten zu erfüllen.

Automatisierungspotenzial voll ausschöpfen

Durch die Prozessautomatisierung versprechen sich Unternehmen vor allem, Kosten einzusparen und ihre Produktivität steigern zu können. Wichtig ist dabei, die Mitarbeiter nicht aus den Augen zu verlieren. Das bedeutet in der Praxis, sie bei den Veränderungsprozessen zu unterstützen und für neue Aufgaben zu schulen. Dabei sollten im Idealfall auch weitere Stakeholder, die von den Automatisierung betroffen sind – intern sowie extern – eingebunden werden. Dies ist ein wichtiger Schritt, um das Potenzial, das die Prozessautomatisierung mit sich bringt, gewinnbringend auszunutzen und weitere Herausforderungen zu minimieren.

Vorschau Teil 3

Augmented Reality wird mittlerweile in vielen Bereichen des Privat- und Geschäftslebens eingesetzt. Auch im Procurement kann diese Technologie wesentliche Beiträge leisten. Wie das aussehen kann, lesen Sie in Teil 3 der Serie „E-Procurement im B2B“ am 10. Dezember hier auf marconomy.de.

* Björn Minkmar ist Head of Product & UX von „Wer liefert was?“.

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