Digital Asset Management

Was ist Digital Asset Management? Definition, Vorteile und Funktionen im B2B Marketing

| Autor: Julia Krause

Der Begriff Digital Asset Management (DAM) bezeichnet das Speichern, Organisieren und Abrufen von digitalen Medien, wie Bildern, Videos, Dokumenten und vielem mehr.
Der Begriff Digital Asset Management (DAM) bezeichnet das Speichern, Organisieren und Abrufen von digitalen Medien, wie Bildern, Videos, Dokumenten und vielem mehr. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Multimediale Inhalte sind aus dem Online Marketing nicht wegzudenken. Eine gute Online Marketing Strategie eines Unternehmens kommt nicht ohne Bilder, Videos und Co. aus. Digitale Dateien, die so entscheidend für den Erfolg von Marketing Kampagnen sein können, sollten sorgfältig verwaltet werden, damit sie ihre Vorteile voll ausspielen können.

Was ist ein Digital Asset?

Im Englischen bezeichnet das Wort „Asset“ in der Finanzwelt einen Vermögenswert oder ein Kapitalgut. Ein digitales Asset hingegen ist eine Datei, wie zum Beispiel ein Bild oder eine Grafik, die für das jeweilige Unternehmen einen gewissen Wert innehat. Außerdem als digitale Assets bezeichnet werden beispielsweise:

  • Bilder und Fotos
  • Videos
  • Grafiken
  • Audiodateien
  • Präsentationen
  • PDF-Dateien
  • Tabellen
  • Animationen

Definition „Digital Asset Management“

Der Begriff Digital Asset Management (DAM) bezeichnet weiter die Verwaltung solcher digitalen Assets: das Speichern, Organisieren und Abrufen von digitalen Medien, wie Bildern, Videos, Dokumenten und vielem mehr. Diese Mediendateien können innerhalb eines Unternehmens mithilfe eines Digital Asset Management Systems medienneutral abgelegt, verwaltet und kollaborativ verwendet werden. Bei diesen DAM Systeme handelt es sich um ein Content Management System für mediale Inhalte.

Visuelle Inhalte spielen im digitalen Marketing eine immer wichtigere Rolle und sind fester Bestandteil der Marketingstrategie jedes Unternehmens. Im Onlinemarketing bietet das Internet außerdem nahezu unerschöpfliche Möglichkeiten, verschiedene Medienformate in die eigenen Marketingaktivitäten einzubeziehen.

Das stellt Marketingverantwortliche vor neue Herausforderungen: Immer mehr digitale Dateien müssen gespeichert, strukturiert und verarbeitet werden. Genau diesen Herausforderungen können Unternehmen mit einem DAM System entgegen treten, um Medien noch effektiver im Marketing einzusetzen.

Welche Vorteile bringen Digital Asset Management Systeme mit sich?

Digital Asset Management Systeme reduzieren nicht nur den organisatorischen Aufwand für die Verwaltung von Mediendateien, sondern wirken sich auch auf eine konsistente Unternehmens- und Markenpräsentation positiv aus. Visuelle Inhalte, wie Bilder, Logos, Grafiken, Videos und so weiter sind ein wesentlicher Bestandteil des Markenauftritts eines Unternehmens. Durch die zentralisierte Verwaltung aller solcher Medieninhalte innerhalb eines Unternehmens kann gewährleistet werden, dass jeder Mitarbeiter immer Zugriff auf die benötigten Dateien hat. Dabei wird sichergestellt, dass nur die aktuellen und richtigen Versionen einer Mediendatei medienneutral im DAM zu Verfügung stehen. Durch die Anreicherung aller digitalen Assets mit Metadaten können Dateien dank Verschlagwortung und Kategorisierung nicht nur schnell und einfach gefunden werden, die Nutzer erhalten darüber hinaus wichtige Informationen über die Lizenzrechte beziehungsweise Verwertungsrechte von Bildern und Co.. So können der missbräuchlichen Verwendung von Dateien vorgebeugt und versehentliche Urheberrechtsverletzungen vermieden werden.

6 Vorteile eines Digital Asset Management System im Überblick:

  • Immer aktuell: In einem DAM ist die aktuellste Version eines Assets vorhanden und doppeltes Abspeichern der gleichen Datei an verschiedenen Orten wird vermieden.
  • Zeitersparnis: Je mehr Marketing-Kanäle mit Inhalte bespielt werden müssen, desto sinnvoller ist die Nutzung eines DAM.
  • Zentraler Speicherort für Dateien: Alle Mitarbeiter im Unternehmen wissen, wo sie Dateien finden und können auf diese zugreifen. Tschüss Datensilos!
  • Rechtemanagement: DAM hilft dabei Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden und hält Informationen zu den Lizenzen bereit.
  • Markenkonsistenz: Mithilfe eines DAM können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter nur freigegebene Inhalte (zum Beispiel Logos, Key Visuals) verwenden und so den Markenauftritt vereinheitlichen.
  • Berechtigungen: Wer darf in welche Form auf welche Inhalte zugreifen? Das alles kann man in einem DAM festlegen. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Digital Asset Lifecycle
Digital Asset Lifecycle (Bild: eigene Darstellung)

Kernfunktionen von Digital Asset Management Systemen

Selbstverständlich sind nicht alle Digital Asset Management Lösungen gleich. Doch es gibt verschiedene Grundfunktionen, welche nahezu jedes System beinhaltet. Diese lassen sich gut in drei Bereich oder auch Phasen darstellen:

  • 1. Asset Creation: Dieser Bereich umfasst alle Funktionen zur Erstellung von digitalen Assets. Dazu gehören unter anderem der Import von Dateien wie Bildern, Videos oder Audiodateien. Aber auch das Auslesen von Metadaten und die Konvertierung von Assets in andere Dateiformate sind in diesem Bereich zu verankern.
  • 2. Asset Management: Hierunter fallen alle Funktionen, mit deren Hilfe die digitalen Assets effizient verwaltet werden können. Wichtig sind hier beispielsweise die Anreicherung der Assets mit Metadaten, die Verschlagwortung oder die Versionierung von Dateien. Aber auch das Rechte- und Lizenzmanagement oder die Benutzerverwaltung fallen darunter.
  • 3. Asset Distribution: Zuletzt ermöglicht ein DAM seinen Nutzern, Content einfach über verschiedene Kanäle zu verteilen. Eine umfangreiche und leistungsstarke Suchfunktion ist hier genauso wichtig, wie die Anbindung des DAM an weitere Systeme wie beispielsweise an das CMS. Wenn eine Datei aktuell nicht mehr genutzt wird, kann sie im DAM archiviert werden.

Wann brauche ich ein Digital Asset Management System?

Wenn ein Unternehmen digital nicht sehr aktiv ist oder es bei seiner alltäglichen Arbeit nur mit einer begrenzten Anzahl an digitalen Dateien zu tun hat, dann ist die Verwaltung der Dateien in den meisten Fällen auch ohne ein DAM gut zu bewältigen. Doch diese Voraussetzungen treffen heutzutage nur noch auf die wenigsten Unternehmen zu. Die folgenden Fragen können dabei helfen, zu testen, ob ein DAM im Unternehmen eine Erleichterung darstellen kann:

  • Müssen Sie oft lange suchen, um die benötigten Dateien zu finden?
  • Mussten Sie schon Datei erneut kaufen, weil Sie sie nicht wiederfinden konnten?
  • Müssen Sie häufig bei verschiedenen Ansprechpartnern nach dem Speicherort von Dateien fragen?
  • Müssen Sie oft wiederkehrende und zeitintensive Arbeiten erledigen, wie beispielsweise Dateigrößen anpassen oder Dateien umbenennen?
  • Sind auf Ihren Marketingkanälen schon häufiger veraltete Versionen von Assets wie Logos, Key Visuals, PDFs usw. veröffentlicht worden?

Wenn Sie die Mehrzahl dieser Fragen mit „Ja“ beantworten müssen, dann könnte ein Digital Asset Management System für die richtige Wahl sein.

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Die Auswahl des richtigen DAM-Anbieters

Bevor über verschiedene Systemanbieter und -funktionen nachgedacht wird, ist es wichtig, sich im Vorfeld darüber klar zu werden, welche Anforderungen, Erwartungen und Wünsche das Unternehmen an ein DAM System stellt. Dazu sollten alle potentiellen Nutzergruppen für das neue System identifiziert und deren Anforderungen und Prozesse berücksichtigt werden. Anschließend können Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt werden. Diese vier übergeordneten Bereiche sollten bei der Anbieterauswahl dabei auf jeden Fall berücksichtig werden und können für den Vergleich verschiedener DAM-Lösungen hilfreich sein:

  • 1. Nutzer: Vor der Implementierung sollte geprüft werden, wie viele Mitarbeiter Zugriff auf das DAM System benötigen. Um sicherzugehen, dass das neue System alle notwendigen Prozesse richtig abbilden kann, sollte außerdem berücksichtigt werden, aus welchen Unternehmensbereichen sich dieser Nutzerkreis zusammensetzt.
  • 2. Funktionen: Je nach Unternehmen und Nutzerkreis sollte das System über unterschiedliche Funktionen verfügen. Neben den Basisfunktionen eines DAM bieten viele Systeme verschiedene weitere Funktionen zu Verfügung, die die Lösung unternehmensspezifischer Probleme ermöglichen können.
  • 3. Technische Details: Es muss geprüft werden, ob eine Webbasierte Anwendung oder eine Client-Installation dem Unternehmen einen größeren Mehrwert bietet. Außerdem sollte das neue System beispielsweise alle Datei-Formate und Programme unterstützen, die im Unternehmen vorrangig genutzt werden.
  • 4. Kosten: Von Lizenzmodellen bis hin zu Preis nach Nutzung – die Preismodelle können sich je nach Anbieter deutlich unterscheiden. Welches Preismodell für den spezifischen Anwendungsfall am besten geeignet ist, kann über die Berechnung des Total Cost of Ownership (TCO) gut beurteilt werden.

Um die Anbieterauswahl zu erleichtern, haben wir in unserer DAM Marktübersicht wichtige Anbieter und die Funktionen und technischen Details ihrer DAM-Lösungen für Sie zusammengestellt.

21 Digital Asset Management Lösungen

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21 Digital Asset Management Lösungen

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DAM vs. CMS

„Ich habe doch schon ein Content Management System, wozu brauchen ich dann noch ein Digital Asset Management System?“: Das ist eine häufige Aussage, wenn es um DAM geht. Grundsätzlich eine nachvollziehbare Frage, da digitale Medien auch eine Form von Content darstellen. Tatsächlich verfügen fast alle CMS über eine Mediendatenbank zur Verwaltung der verwendeten Dateien. Doch bei einer großen Menge an Assets in verschiedensten Dateiformaten, stößt die Medienverwaltung eines CMS häufig an seine Grenzen. Denn dort werden hauptsächlich Bilder oder Videos verwaltet, wohingegen ein DAM vielfältige Dateiformate verarbeiten kann. Auch die Verwendung von multimedialem Content auf mehreren Marketingkanälen, statt beispielsweise nur auf der Unternehmenswebsite, lässt sich mithilfe eines CMS häufig nicht wie gewünscht abbilden.

Fazit

Schnell zeigt sich, dass ein gutes Digital Asset Management in Zeiten der digitalen Transformation eine gute Lösung für zukunftsorientierte Unternehmen sein kann, die den Umgang mit multimedialen Inhalten im Unternehmen optimieren möchten oder vielleicht sogar müssen. Mit der richtigen DAM Lösung lassen sich wiederkehrende Standardprozesse vereinfachen, Zusammenarbeit effektiver gestalten, Kosten einsparen und der konsistente Markenauftritt besser steuern. Darüber hinaus sind auch die Vorteile im Bereich des Rechte- und Lizenzmanagement auf keinen Fall zu vernachlässigen. So werden Mitarbeiter entlang des gesamten Workflows vom System entlastet und unterstützt.

Noch nicht genug? Weitere informative Quellen für Sie:

1. 12 Tipps für eine erfolgreiche Implementierung im Unternehmen lesen Sie in diesem Artikel.

2. In diesem Leitfaden erfahren Sie, ob sich ein Digital Asset Management System für Sie rentiert.

3. Wie ein Business Case für DAM erstellt werden kann zeigt dieser Artikel.

4. In unserer Marktübersicht finden Sie verschiedene DAM-Lösungen und deren Funktionen im Vergleich.

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