Das Endlosevent Wenn Aussteller zu Veranstaltern werden

Was eine einfache Veranstaltung zu einem unvergessenen Event macht? Inszenierung, Interaktion und die multisensorische Ansprache. Veranstalter haben mit Hilfe dieser Kriterien – angefangen bei panem et circenses – aus ihrem Beruf eine hoch entwickelte Branche gemacht. Wie Sie aus den drei Grundzutaten ein erfolgreiches Event veranstalten, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

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Alles war gut, Vor-Ort-Veranstaltungen boomten, auch als Gegenbewegung zur allgegenwärtigen Digitalisierung. Doch: Das Jahr 2020 hat die Veranstaltungsbranche in eine tiefe Krise gestürzt. Vor-Ort-Veranstaltungen fanden nur im kleinen Rahmen statt, mussten verschoben oder ganz abgesagt werden. Aus der Not heraus haben viele Veranstalter ihre Eventkonzepte einfach eins zu eins online gestellt. Doch haben die meisten digitalen Formate in den letzten Monaten Teilnehmer, Partner sowie Aussteller enttäuscht – und wenn man ehrlich ist, auch die Organisatoren. Auswertungen zeigen: Versprechungen bezüglich der Qualität und Quantität der Teilnehmer konnten oft nicht gehalten werden. Die technischen Voraussetzungen waren oft mangelhaft. Hannes Fehr, Gründer des B2B-Experten Leadvolution: „Die digitalen Messen haben den Unternehmen kaum hochwertige Leads gebracht. Es gab oft nur wenige Teilnehmer und kaum Interaktion.“ Diese Messen wurden in der Regel ohne eine spezielle digitale Strategie und digitale Vertriebsmaßnahmen umgesetzt. Ja, zum Teil waren es einfach keine Events, weil die Kriterien der Inszenierung, der Interaktion und der multisensorischen Ansprache vernachlässigt wurden.

Digitale Events verändern Unternehmen nachhaltig

Die Inszenierung – Vom eigenen Studio bis zum Campus-Event

Die künstliche und künstlerische Ausgestaltung der Veranstaltung an den Zielen des Veranstalters und an den Bedürfnissen der Teilnehmer – das nennt man Inszenierung. Eine Veranstaltung zur Leadgenerierung muss anders ausgerichtet sein als reine Informationsevents, Veranstaltungen für die Mitarbeiterbindung anders als Vertriebsschulungen. Wie inszeniere ich ein real-digitales Event in diesen Formaten richtig:

• 1. Das eigene Studio als passende Bühne im Unternehmen mit CD-konformen Elementen.

• 2. Eine Moderation, die nicht nur durchs Programm führt, sondern die Veranstaltung mit Energie auflädt, steuert, kontrolliert, diszipliniert.

• 3. Die moderne Technik mit Kameras, Bildschirmen, Mikrofonen oder Regie.

• 4. Der virtuelle Campus ist als attraktive Eingangshalle schon ein Erlebnis. Er ist das Foyer der Veranstaltung und bietet Orientierung.

• 5. Das Storytelling setzt das Event in Szene. Es braucht eine starke Geschichte, um Besucher anzuziehen und zu binden.

Digitale Elemente wie der virtuelle Campus bieten zwar viele Chancen für die Kommunikation, aber sie sind kein Allheilmittel. Es gilt die Stärken der klassischen Vor-Ort-Erlebnisse einzubinden: Die Intensität und Emotionalität zwischenmenschlicher Kommunikation. Diese wird erzeugt durch Elemente wie einer spannenden Moderation, die durch das Event führt, Live-Musik von Bands und DJs oder auch durch Rückzugsorte für die Teilnehmer. Der virtuelle Campus verbindet alle diese Stärken in einem Veranstaltungskonzept. Er kann real-digitale Verbindungen schaffen und Türen öffnen zu Produktionsstätten, Schulungsräumen, Test- oder Entwicklungslaboren auf der ganzen Welt. Die moderne Inszenierung in der Eventkommunikation ist real-digital.

Die Interaktion – Menschen neu verbinden

Menschen treffen, sich austauschen, gemeinsam etwas erleben. Das sind die Stärken von klassischen Events, und eben wegen dieser Funktionen erlangen sie ihre Berechtigungen im Mix der Marketingtools und in crossmedialen Kampagnen. Und die Interaktion ist auch eine der großen Herausforderungen digitaler Events. Aufwendig werden Speaker gesucht und ein spannendes Programm für die Besucher zusammengestellt, die sich registrieren und sich vielleicht sogar ein individuelles Programm konstruieren. Das funktioniert oft gut. Aber die Verweildauer ist dennoch häufig gering, die Besucher kommen nicht wieder, die langfristige Wirkung bleibt auf der Strecke. Es findet keine Vernetzung statt zwischen Veranstalter und Teilnehmern und vor allem nicht zwischen den Teilnehmern. Wie sorge ich für eine gewinnbringende Interaktion:

• 1. Die Konferenzplattform sollte nicht nur eine einfache Registrierung, sondern mindestens eine Kommentarfunktion oder auch eine direkte Teilnahme über Audio und Video ermöglichen. In einer Social Bar kann man die Besuchernamen für eine persönliche Kontaktaufnahme zeigen (wenn die Besucher das wünschen).

• 2. Der Meetingraum sollte isolierte 1on1-Sessions erlauben. Produktmanager wollen mit Kunden reden, Geschäftsführer mit wichtigen Partnern, Pressesprecher mit Journalisten.

• 3. Der virtuelle Campus ist die Halle für die Interaktion, zeigt live an, wie viele Besucher aktuell am Event teilnehmen, welche Meetingräume frei sind, ermöglicht die Einbindung einer Wand für Kommentare oder die Teilnahme an Umfragen. Er kann verknüpft werden mit Social Media-Plattformen und Kommentare zum Event auf Twitter oder LinkedIn direkt anzeigen. Man kann gemeinsam an Projekten arbeiten.

• 4. Das Storytelling liefert den Stoff, über den man sich gerne austauscht.

Digitale Events können ein persönliches Gespräch nicht ersetzen. Es gibt aber dialogische Formate, die sich integrieren lassen, damit sich Menschen begegnen und austauschen können. Diese Formate gilt es so zu gestalten, dass die Besucher ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln. Gemeinsame Erlebnisse sind viel nachhaltiger.

Die multisensorische Ansprache – oder das Erleben mit allen Sinnen

• 1. Das Postpaket, das der bereits registrierte Teilnehmer rechtzeitig vor dem Event geliefert bekommt, enthält vielleicht Speisen und Getränke oder auch das Muster eines neuen Produktes, das im Event vorgestellt wird.

• 2. Die Live-Musik kann den Teilnehmer an das Event binden und den einen Programmpunkt mit dem nächsten verbinden. Hier bieten sich Bands oder auch DJs an. Der Besucher entspannt sich bei der passenden Musik und freut sich auf das nächste Event-Highlight.

• 3. Das Programm sollte abwechslungsreich gestaltet sein. Verschiedene Settings überraschen den Besucher stets aufs Neue. Warum nicht mit einer Yogastunde starten und mit einem Gin-Tasting enden.

Es sind nicht die gewohnten Geräusche, Gerüche, visuellen und gustatorischen Eindrücke, die man auf einer digitalen Veranstaltung geboten bekommt. Aber das Digitale bietet hier ganz neue sinnliche Erlebnisse und Erfahrungen. Was bleibt: Es sind die Eventexperten, die die sinnlichen Erlebnisräume gestalten, mit den passenden Möbeln, mit Pflanzen mit der Liebe zum Detail. Gerade hier ist die visuelle Sprache von Events wichtig.

Bildergalerie

Das Veranstaltungsjahr 2020 lief unter dem Motto: Wir müssen ja was machen! In 2021 professionalisiert sich auch die digitale Eventbranche: Wir müssen es richtig gut machen! Und gut machen heißt in Sachen Inszenierung, Interaktion und multisensorischer Ansprache keine halben Sachen zulassen. Es gilt das Beste aus zwei Welten zu kombinieren - zu real-digitalen Events. Dass das geht, zeigt unter anderem das Start-up Neyroo mit dem selbst entwickelten real-digitalen Campus-Event. Neyroo hat multimediale Live-Events mit einem virtuellen Campus verbunden. Der an das kundenspezifische CD angepasste Campus verbindet Präsentations- mit Interaktionsmöglichkeiten. Keynotes, Workshops, das persönliche Kundengespräch, Newsroom und Social Bar: alles wichtige Elemente einer neuen Erlebniskommunikation. „In der Verbindung von traditionell mit digital müssen Veranstaltungen ganz neu gedacht werden“, weiß Neyroo Geschäftsführer Daniel Moj. „Gerade in der B2B-Welt verbinden wir die Nachhaltigkeit der digitalen mit der Intensität der persönlichen Kommunikation.“

Neyroo wurde als gemeinsames Unternehmen von Messebauern, Eventexperten, PR-Beratern und Filmproduzenten gegründet, gleich zu Beginn des ersten Lockdowns im letzten Jahr. Im Mai wird einjähriges gefeiert. Mittlerweile haben sie rund 20 Events über ihre Plattformen veranstaltet – oft mit über 1.000 Besuchern. Ihre Learnings aus der Planung und Umsetzung können wie folgt zusammengefasst werden:

• 1. Aussteller müssen zu Veranstaltern werden, um mit ihrem eigenen real-digitalen Event eine größtmögliche Reichweite zu erzielen, Kontrolle über den Content zu haben und die größtmögliche Nähe zu den Besuchern aufzubauen.

• 2. Der klassische persönliche Vertrieb wird mehr und mehr durch digitale Vertriebsansätze verdrängt. Um möglichst viele Besucher zum Event zu bekommen spielt Social Media, allen voran LinkedIn, eine zentrale Rolle. Danach das Direktmarketing über bestehende Kontakte, aber auch über Mitarbeiter und Multiplikatoren. Nicht zu unterschätzen ist die Medienarbeit, vor allem über Verlagskooperationen in den relevanten Zielgruppenbranchen.

• 3. Die Geschichten im Storytelling müssen so stark sein, dass aus ihnen schon vor dem Event Content in Text, Ton, Grafik und Video entsteht, während des Events zum Dialog anregt und nach dem Event das Publikum weiter bindet.

• 4. Infotainment: Es braucht spannende Erlebnisangebote, die sich Besucher anschauen können, wann sie es möchten. Es gibt zwar den einen Eventtag, ja. Aber der Content muss so aufgebaut sein, dass dieser permanent abrufbar ist, und der Besucher sich den Content in seinen Tagesablauf integrieren kann.

• 5. Die Campuswelten aktivieren die Teilnehmer zur Interaktion und machen – auch in Verbindung mit haptischen Elementen – aus dem Event Erlebnisse für alle Sinne.

Durch einen Campus wie bei Neyroo können die klassischen Veranstaltungsgrenzen von Raum und Zeit aufgelöst werden. Eine für das Unternehmen zentrale Geschichte wird kontinuierlich weitererzählt. Es gibt immer wieder Live-Inhalte wie Konferenzen, Schulungen oder Messen. Die Inhalte stehen im Anschluss weiterhin On-Demand zur Verfügung. Ergänzt werden im Downloadbereich Dokumente, Grafiken, Videos. In den Meetingräumen trifft man sich zum Gespräch. Das Endlosevent auf der Basis kontinuierlicher Inszenierung, Interaktion und multisensorischer Ansprache ist geboren.

Quelle: Neyroo

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