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Informationsmanagement 4.0 Wie neueste Technologien Kosten einsparen und agiles Arbeiten ermöglichen

| Autor / Redakteur: Peter Angehrn* / Lena Müller

Trotz des Einsatzes von digitalen Technologien sind ineffiziente Prozesse einer der größten Zeitkiller im Büro. Mehr als 70 Prozent der Buchhalter und 64 Prozent der Verwaltungsmitarbeiter suchen mehr als eine Stunde am Tag, obwohl die meisten bereits mit einem digitalen Archivsystem arbeiten, so die Ergebnisse einer Studie.

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Eine CSP basierend auf Cloud-native Technologien kann die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen revolutionieren.
Eine CSP basierend auf Cloud-native Technologien kann die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen revolutionieren.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash )

Mit einer Content Services Platform (CSP) gehört dieses Suchen der Vergangenheit an. Eine CSP bildet die Grundlage des Informationsmanagement 4.0. Sie wird betrieben in der Cloud oder im eigenen Datacenter. Peter Angehrn, Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG erklärt die Vorteile einer CSP basierend auf Cloud-nativen Technologien.

Ein wesentlicher Grund für den großen Suchaufwand im Büroalltag liegt schon lange nicht mehr zwischen ineffizient organisierten Aktendeckeln, sondern in elektronischen Archiven, die keiner überblickt. Niemand ordnet sie und macht das darin verfügbare Wissen und die Informationen zugänglich. Hinzu kommen immer wieder Umstrukturierungen, bei denen zwar Zuständigkeiten neu geordnet, nicht aber Daten und Informationen neu zugeordnet werden. Ganz zu schweigen von einer standortübergreifenden Zusammenarbeit, die mit hybriden Informationsspeichern aus Aktenordnern und Festplatten zwangsläufig einen großen Suchaufwand verursacht. Zudem arbeiten viele Unternehmen noch mit Insellösungen, bei der jede Fachabteilung ihre Datensilos pflegt, diese aber nicht für andere Geschäftsprozesse verfügbar sind. Das liegt unter anderem auch daran, dass bisherige Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder auch Enterprise Content Management-Systeme (ECM) dokumentenzentriert arbeiten. Sie ordnen Dokumente ihrem Vorgang zu; diese stehen aber einer darüber hinaus gehenden Nutzung nicht automatisch zur Verfügung. Diese Systeme sind im Unternehmen auch generisch soweit gewachsen, dass sie unflexibel sind und das Unternehmen kaum noch die Möglichkeit hat, sich davon zu befreien. Zu viele proprietäre Integrationen führen dann zu Umsystemen. Gerade Legacy-Archivsysteme stellen dabei eine Extremform dar. Grössere Systeme sind zwar in der Lage, Milliarden von Dokumenten und Objekten zu archivieren und verwalten; der Zugriff auf diese Daten ist jedoch oft äusserst rudimentär und die Auffindbarkeit von Dokumenten gestaltet sich ohne den eindeutigen Primärschlüssel als schwierig.

Statt Dokumente stehen die Nutzer im Zentrum einer CSP

Informationsmanagement 4.0 macht damit Schluss. Es basiert auf einer Content Services Platform (CSP), die weit über die Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinausgeht. Sie integriert Multi-Terabyte-große Datenmengen und komplexe Anwendungslandschaften in einer eindeutigen und allgemeingültigen Datendrehscheibe („Single Source of Truth“). Eine CSP bindet umliegende Datensilos und papiergebundene Prozesse ein und ermöglicht damit völlig neue Anwendungen. Das Ergebnis: Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage, Vereinfachung von komplexen Anwendungslandschaften und Ersatz von teuren Legacy Archivsystemen mit dem Vorteil von deutlich geringeren Risiken und Kosten für Lizenzen, reduzierten Wartungsarbeiten sowie Integration von neuen Prozessen. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau. Denn Datenhaltung, Anwendungsentwicklung und Bereitstellung erfolgen alle auf einer skalierbaren, rechtssicheren Plattform. Sie integrieren bestehende interne und externe Datenspeicher, ermöglichen über Schnittstellen den Zugriff auf Applikationen von über 400 Anbietern und stellen schnell erstellbare neue Services bereit. Sie bietet schnellere Verfügbarkeit von internen und externen Dokumenten sowie Informationen auf allen Endgeräten und in Echtzeit.

Der Grund: Der Fokus einer CSP ist ein völlig anderer als bisher. Nicht die Dokumente, sondern die Nutzer stehen im Zentrum der Lösung. Eine CSP ist davon bestimmt, wie Einzelpersonen und Teams Inhalte – intern und extern – erstellen, verbreiten und verwenden und wie sie ein effektiver Workflow optimal unterstützt: Wie arbeiten die Nutzer mit den Inhalten, wie teilen sie diese und wie lassen sich solche Informationen in vorhandenen und neuen Geschäftsprozessen nutzen, um daraus in wenigen Sekunden neue Erkenntnisse zu gewinnen?

Die Vorteile:

  • Investments in vorhandene IT-Systeme sind gesichert, weil CSPs sie integriert.
  • CSP können Legacy Systeme und veraltete Fachanwendungen ablösen.
  • Gegenüber Legacy-IT sinken Betriebs- und Wartungskosten signifikant. Zudem lassen sich die Anzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen reduzieren.
  • Eine solche Plattform ermöglicht es der Fachabteilung, ihre Prozesse vollständig zu digitalisieren und je nach Markt- oder Kundenerfordernissen sehr schnell neue Kundenerwartungen zu befriedigen, ohne dass zuerst ein neues Produkt evaluiert und Projekte lanciert werden müssen.
  • Und statt einer ausufernden Schatten-IT arbeiten die Fachabteilungen immer in einem revisionssicheren Ökosystem, das zudem über die Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Richtlinien wacht.

Standards und State-of-the-art Technologien verhindern Vendor Lock-in

Der Markt bietet unter anderem skalierbare und sofort einsetzbare CSP-Lösungen, die als Browser-basierende Datendrehschreibe und Archiv einen nutzerfreundlichen und intuitiven Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen von beliebigen Endgeräten ermöglichen. Der suchgetriebene Ansatz sowie der Zugang über Ablagestrukturen kombiniert zwei Ansätze, die den Datenzugang besonders effizient gestalten und damit dem Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel bereitstellt, wie er es auch von heutigen Internetanwendungen her gewohnt ist. Auch werden die Ablage- beziehungsweise Aktenstruktur nicht wie in klassischen DMS Systemen unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann. Durch den konsequenten Einsatz von Standards und State-of-the-art Technologien sowie offener, Cloud-nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) können auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen einfach mit der Plattform abgedeckt werden. Und auch der häufig eintretende Vendor Lock-in infolge proprietärer Technologien oder evolutionärem Flickwerk aufgrund gewachsener Anforderungen wird verhindert. Selbst die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt erhalten. Dies wiederum gibt die Möglichkeit, die neue Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder auch gleich mit dem ganz grossen Archivprojekt zu starten.

End-to-End-Digitalisierung ermöglicht neue Geschäftsprozesse

Im Vergleich zu Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-Lösungen befinden sich CSP-Nutzer je nach Auswahl der Lösung statt auf einem behäbigen Tanker auf einem Schnellboot, das sich schnell auf neue Herausforderungen einstellen kann. Es gibt Lösungen, die integrieren externe und interne Anwendungen sowie Datenquellen, ermöglichen eine End-to-End-Digitalisierung bestehender Prozesse und stellen diese für neue Geschäftsprozesse zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Dokumente, Informationen und Daten nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, zum Beispiel im Unternehmen selbst, liegen müssen, sondern beispielsweise auch externe Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, in Geschäftsprozesse integrierbar sind. Viele DMS/ECM-Lösungen stoßen hier bislang an ihre Grenzen.

Auch beim Input-Management, beispielsweise der Verarbeitung von papiergebundenen Dokumenten wie Eingangsrechnungen, unterschriebenen Verträgen oder Konzepten und Präsentationen, machen DMS häufig nur halbe Sachen. Da werden Papierdokumente zwar rasend schnell eingescannt, unstrukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie E-Mails, Messenger-Protokolle einem Bearbeiter oder einer Fachabteilung anhand vorhandener Metadaten richtig zugeordnet. Aber es hapert bei der Verarbeitung und Erschliessung relevanter Dokumentinhalte, die einen Großteil der Information ausmachen. Automatische Volltexterkennung (Optical Character Recognition, OCR), Formatkonvertierung und die rasche Auffindbarkeit dieser Dokumente über die Stichwortsuche ist deshalb besonders wichtig.

CSP integriert Datensilos, Anwendungen und Archive in einem Ökosystem

Das Thema künstliche Intelligenz (KI, AI) und Machine Learning ist im Kontext von CSP mehr als nur ein Buzzword. Dank automatischer Inhaltsklassifikation werden Dokumente den relevanten Geschäftsprozessen zugeordnet sowie Aufbewahrungsfristen und Erfüllung der Compliance (Erkennung von identifizierenden Merkmalen, DSGVO) sichergestellt. Extraktion geschäftsrelevanter Daten (Rechnungsdaten, Ansprechpartner, Identifikationsnummern) sowie automatischer Verschlagwortung oder Unterschriftsprüfung können Prozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Zu einem solchen CSP gehören auch die integrative Zurverfügungstellung von BPM-Funktionalitäten (Business Process Management). Die Dokumente sind mit einem reinen „document-first“-Ansatz zwar vorhanden. Aber wer nichts von ihrer Existenz weiß, kann sie nicht nutzen, weil er sie bei einer offenen Keyword-Suche in einem DMS nur mit viel Glück finden kann. Und genau das ändert eine CSP und integriert vorhandene Datensilos, Anwendungen und Archive in einem übergeordneten Ökosystem. Eine CSP erschließt mit der integrierten OCR komplette Dokumente und indiziert sie für optimale Suchergebnisse.

Fazit: Revisionssichere CSP stärkt agile Prozesse und senkt Kosten

Eine CSP basierend auf Cloud-native Technologien kann die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen revolutionieren. Alles, was Unternehmen bisher als Insellösungen und Legacy-Systeme einsetzten, lässt sich zwar weiternutzen. Aber die Lösungen und Systeme werden integriert oder über die Zeit in ein zentrales Ökosystem überführt, in dem alle Tätigkeiten in konsequent zu Ende gedachten digitalisierten (End-to-End) Workflows umgesetzt sind. Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage senkt Risiken und die Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten. Die Inflexibilität von Legacy-Systemen, teure Spezialhardware und hochpreisige Systemspezialisten gehören damit der Vergangenheit an. Dem gegenüber steht eine moderne, offene, einfach erweiterbare und skalierbare Plattform, ohne Vendor lock-in. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau. Sowohl eDiscovery als auch Legal Hold Szenarien lassen sich mit dieser Plattform einfach abdecken.

*Peter Angehrn ist Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG.

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