Advertorial: Messe- und Eventplanung von heute Wie professionelles Besuchermanagement Daten verwertbar macht

Redakteur: Natalie Wander

Die Einladungen sind verschickt, der Stand oder die Location steht, das Programm ist wohl durchdacht und die Zielvorstellungen klar definiert. Das Event kann also starten. Oder doch nicht?

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Goodbye Excel-Listen! Besuchermanagement funktioniert schon lange nicht mehr auf Basis endloser Tabellen, sondern beruht auf ausgeklügelten, nutzerorientierten Service-Lösungen.
Goodbye Excel-Listen! Besuchermanagement funktioniert schon lange nicht mehr auf Basis endloser Tabellen, sondern beruht auf ausgeklügelten, nutzerorientierten Service-Lösungen.
(Bildquelle: Fotolia.com © vizafoto)

Messen und Events sind für B2B-Unternehmen eines der wichtigsten Marketinginstrumente, da sie sich dort mit ihren Kunden persönlich austauschen und neue Kontakte generieren. Doch reicht es, eine Veranstaltung oder einen Messeauftritt im Vorfeld zu planen, Kunden und Geschäftskontakte einzuladen und das erstellte Konzept dann einfach abzuwickeln? Wir haben mit Mirko Voges, Leiter Sales & Marketing bei STR8 und Senior Projektleiter bei ray.seven, darüber gesprochen, was es mit professionellem Besuchermanagement auf sich hat und warum Unternehmen nicht auf automatisierte und personalisierte Prozesse verzichten sollten.

Herr Voges, für den professionellen Auftritt einer Firma ist ein modernes Besuchermanagement essenziell. Wie funktioniert so ein System – vor allem im Hinblick einer fortschreitenden Automatisierung?

Um automatisierte und personalisierte Prozesse festlegen beziehungsweise planen zu können, benötigt man Informationen, die erfasst, ausgewertet und verwertet werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist eine persönliche Dankes-E-Mail: Sie versorgt Besucher auf einem Messestand oder einer Veranstaltung automatisch mit gezielten – beispielsweise mit im Gespräch zuvor definierten – Inhalten.

Beim Besuchermanagement geht es im Grunde aber nicht nur um die Betreuung der Besucher, sondern um alle Belange des Personen-, Projekt- und Materialmanagements. Den Fokus bestimmt hierbei die Art der Veranstaltung: Während auf Messen meist das Lead Management oder die Mitarbeiterverwaltung im Vordergrund stehen, konzentriert man sich auf Kongressen oder anderen B2B-Veranstaltungen stärker auf das Einladungs- oder Gästemanagement. Zudem funktioniert professionelles Management heutzutage – im Vergleich zu früher – nicht mehr auf der Grundlage von Excel-Listen. Marketer und Eventplaner müssen alle projektbezogenen Informationen zentral und zu jeder Zeit einsehen und auswerten können. Die Anzahl der aktuellen Anmeldungen für ein Event oder die gegenwärtige Anzahl an Leads auf einem Messestand sind wichtige Kennzahlen, auf deren Basis die nächsten Budgetentscheidungen getroffen oder gezielte Follow-Ups angstoßen werden.

Wie können verschiedene Systeme – beispielsweise CRM und Lead Management – nachhaltig integriert werden, sodass ein effektives Besuchermanagement gewährleistet wird?

Sehr einfach! Sind die Daten bei der Gästeregistrierung bereits online erfasst, so können diese mit einem Lead Management System (zum Beispiel mittels eines Tablets direkt vor Ort) verknüpft und integriert werden. Durch diese schnelle Übernahme in ein bestehendes CRM stehen die ermittelten Daten dem Vertrieb und dem Marketing für weitere Aktionen im Grunde sofort zur Verfügung.

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Über den Interview-Partner:

Mirko Voges ist seit Februar 2010 Leiter Sales & Marketing bei STR8 in Hannover. Zudem betreut er das Tool ray.seven als Senior Projektleiter. Zuvor war er 2006 als Assistent der Geschäftsführung im Nachwuchsleistungszentrum von Hannover 96 tätig und verantwortete von 2007 bis 2009 als Leiter Sponsoring die Veranstaltung „Hannover Firmenlauf“.

Welche Prozesse müssen vor, während und nach einer Veranstaltung berücksichtigt werden?

Ein wichtiger Punkt hierbei ist das Thema Schnittstellen. Womit ich nicht nur elektronische Schnittstellen meine. Daten, die zum Beispiel im Rahmen einer Lead Management-Lösung mit ray.seven auf einer Messe erfasst werden, sollten im Idealfall sofort und sinnvoll im CRM zur Verfügung stehen. Genauso, wie Informationen von Gästen einer Veranstaltung – ob sie zum Beispiel ein Hotelzimmer benötigen oder sich als Aussteller in einem Ausstellerportal registrieren – schnellstmöglich den richtigen Personen zur Verfügung stehen sollten. Das alles natürlich automatisiert und für sie als verantwortlichen Eventplaner zentral und jeweils aktuell einsehbar. Diese Prozesse gilt es für die Phasen eines Events zu definieren.

Wie gelingt es, Besucher in allen Phasen, also vor, während und nach der Veranstaltung, optimal zu betreuen? Welche Prozesse müssen hierbei beachtet werden?

Dies hängt komplett von den Zielen der Veranstaltung ab. Deshalb gilt zunächst: Definieren Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung. Danach sollten die Besucher in jede Phase mit eingebunden werden: Vor der Veranstaltung erhält der Gast automatisch sein e-Ticket, während des Events kann er über die Veranstaltungs-App Workshops und Vorträge buchen und bewerten oder aktuelle Informationen über die Parkplatzsituation abrufen. Im Anschluss an die Veranstaltung erhält er dann automatisch ein Mailing mit personalisierten Informationen.

Welche Stolpersteine oder Probleme können auftreten?

Auch Daten haben Gefühle. Das bedeutet, sie wollen gepflegt, geschützt und beachtet werden und dies schnell und vollständig. So stellen unvollständige Daten ein echtes Risiko dar – oder auch Daten, die nicht beachtet werden. Ein weiterer Stolperstein lauert, wenn Sie Ihr Event auf Basis falscher Zahlen planen oder wenn am Projekt beteiligte Kollegen mit ganz anderen Zahlen arbeiten, weil sie mal wieder die falsche Excel-Liste haben. Hotelzimmer und Catering sind beispielsweise bei vielen Veranstaltungen ein erheblicher Kostenfaktor, der sich aber mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit viel besser planen und gegebenenfalls sogar reduzieren lässt.

Können diese Abläufe mithilfe technischer Lösungen vereinfacht oder komprimiert werden?

Ja. Wir haben mit ray.seven Live-IT ein online basiertes System geschaffen, das individuell je nach Veranstaltungsformat auf alle Anforderungen des Kunden und des Projektes in Form einer ganzheitlichen Lösung abgestimmt wird. Ob Sie „nur“ Leads über eine Tablet Lösung auf Messen erfassen wollen, oder ob Sie für Ihre zweitägige Hausmesse mit 10.000 Besuchern neben einem Teilnehmermanagement inklusive Event-App noch eine Workshopverwaltung und ein Ausstellerportal benötigen. Live-IT-Systeme umfasst mit ray.seven all diese und weitere Punkte in einer Lösung.

Welche besonderen Veranstaltungsformate können Sie anbieten? Und wo gibt es spezielle Herausforderungen?

Unsere größte Herausforderung besteht darin, zu verstehen, wie ray.seven möglichst effizient in bestehende Prozesse und Workflows integriert werden und den optimalen Nutzen bieten kann. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Veranstaltungsformat Matchmaking, bei dem die Gäste vor, während und nach der Veranstaltung durch ray.seven eingebunden sind und ihren persönlichen Veranstaltungsablauf bestimmen. Ganz andere Anforderungen entstehen bei einer zweitägigen Fachtagung von einem unserer Kunden aus der IT Branche. Hierbei kommen eine Vielzahl an unterschiedlichen Lösungen für Eventplaner, Aussteller und Gäste zum Einsatz.

Generell haben wir es mittlerweile mit unzähligen Veranstaltungsformaten zu tun – dementsprechend treten unsere Kunden mit ganz unterschiedlichen Anforderungen und Wünschen an uns heran. Am Anfang steht häufig der Gedanke an eine riesige Aufgabe: Wie gehe ich das Thema an? Was benötige ich? Wie viel Zeit muss ich investieren? Habe ich interne Kapazitäten und so weiter.

Dabei sind viele Kunden auf der Suche nach einer Lösung, die ganz speziell auf ihr Problem ausgerichtet ist, die sich in bestehende Prozesse integrieren lässt beziehungsweise hilft, diese zu optimieren. Dies kann man auch in kleinen Schritten tun. Vor allem aber sollten die Kunden sich damit nicht befassen müssen. Bevor es also darum geht, ihnen irgendein starres System zur Verfügung zu stellen, das sie dann intern allen Beteiligten irgendwie „verkaufen“ müssen, steht ein intensives Gespräch zwischen ihnen und uns an. Wir haben im Grunde keine zwei Kunden, bei denen ein und dieselbe Lösung zum Einsatz kommt. ray.seven entwickelt sich somit auch mit den Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen stetig weiter – es ist kein System von der Stange.

Wenn diese Optimierungen schon möglich sind, welche Veränderungen wären in der Zukunft wünschenswert?

Es wäre wünschenswert, wenn Unternehmen sich weiter für dieses Thema öffnen würden. Im Rahmen ihrer Veranstaltungsplanung sollten Firmen bei dem Einsatz solcher Systeme einen ganzheitlichen Weg gehen und keine Angst davor haben. Davon profitieren schließlich nicht nur die Unternehmen selbst, sondern auch die Gäste, Kunden und Besucher.

* Mirko Voges ist einer der Referenten bei der Veranstaltung Matchmaking. Weitere Informationen finden Sie im Programm sowie in unserer Info-Box.

Ergänzendes zum Thema
Matchmaking im Überblick

( Bildquelle: marconomy )
marconomy Matchmaking ist das effiziente Veranstaltungsformat für Profis in Marketing und Kommunikation. Am Vormittag geben 18 interessante Persönlichkeiten aus der Kreativwirtschaft in Kurzpräsentationen Impulse unter anderem zu folgenden Themen:

  • Suchmaschinen Optimierung
  • Inbound Marketing
  • Präsentationstechnologien der Zukunft
  • Marken emotionalisieren
  • Agiles Marketing
  • Live Kommunikation

Nachmittags treffen sich Besucher und Referenten dann in Matchmaking Gesprächen, um sich über gemeinsame Ansätze auszutauschen. Mit welchen Referenten er sprechen möchte, entscheidet natürlich jeder Besucher selbst.

Matchmaking kompakt:

  • 18 x 8 Minuten Kurzpräsentationen
  • 12 mögliche Matchmaking Gespräche je Präsentation
  • 15 Minuten Gesprächszeit je Matchmaking Gespräch
  • Wann? 25. Februar 2014, 9:30 - 17:30 Uhr
  • Wo? VCC Vogel Convention Center, Würzburg

Informationen zu den Themen sowie den Referenten finden Sie hier.

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