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Kommentar Willkommen in der neuen Welt der Online-Kollaboration

| Autor / Redakteur: Dr. Jens-Uwe Meyer* / Julia Krause

Noch vor wenigen Wochen gab es das morgendliche Meeting im Büro, Fragen konnten einfach quer durch das Büro gestellt werden und jeder wusste, was der andere macht. Doch nun arbeiten viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus dem Home Office. Welche Herausforderungen es dabei zu meistern gilt, lesen Sie hier.

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Immer mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten aktuell aus dem Home Office.
Immer mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten aktuell aus dem Home Office.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Was waren das für Zeiten: Noch vor wenigen Tagen gab es das morgendliche Meeting im Büro, Absprachen wurden schnell in einer persönlichen Besprechung getroffen, Fragen konnten quer durchs Büro einfach gestellt werden. Jeder wusste, was alle anderen machen. Und auch über Neuigkeiten aus dem Unternehmen wussten wie selbstverständlich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Bescheid.

Und jetzt?

  • Ständig macht es „Ping“, wenn wieder ein Update in der WhatsApp-Gruppe gepostet wurde.
  • Dazu die mühsame Suche in den vielen Slack-Channels: Wo genau war noch mal welche Information?
  • Und auch E-Mail-Ketten mit tausend Antworten an alle haben wieder Hochkonjunktur.

Hunderttausende Unternehmen und Millionen von Mitarbeitern merken aktuell: Digitale Zusammenarbeit kann richtig anstrengend sein. Die wichtigste Aufgabe jetzt: Strukturen schaffen, um aus dem Homeoffice heraus genauso effektiv arbeiten zu können wie aus dem Büro.

Homeoffice und Büro: Zwei unterschiedliche Welten

Spätestens seitdem die Kinder zu Hause sind und unterrichtet werden müssen, leben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in zwei verschiedenen Welten: Gerade noch das Online-Meeting organisiert, dann den Kleinen bei Mathe und Deutsch geholfen, einen Vertrag durchgelesen und abgestimmt, nebenbei den umgefallenen Kakao aufgewischt.

Kollegen und Kolleginnen im Büro können zwar konzentrierter arbeiten, doch fehlen Ihnen die richtigen Ansprechpartner. Nach Murphys Gesetz (Alles was schief gehen kann, wird schief gehen) ist garantiert die Person, die für das Weiterarbeiten am eigenen Projekt wichtig ist, gerade jetzt damit beschäftigt, den Kakao aufzuwischen.

Fünf große Herausforderungen kennzeichnen die neue Welt der Online-Kollaboration:

  • 1. Den Überblick behalten: Arbeitspakete verteilen und transparent sehen, wie es vorangeht. Denn im Homeoffice geht es oft chaotisch zu – wegen des Kakaos.
  • 2. Besprechungen zeitversetzt durchführen: Homeoffice und digitale Kollaboration sind nicht immer zwingend an Zeiten gebunden. Natürlich ist ein Online-Meeting schnell durchgeführt, doch es zu organisieren und so durchzuführen, dass im Hintergrund keine Kinder schreien, das ist schwer.
  • 3. Updates posten: Wer macht heute was? Diese scheinbar im Büro einfach zu beantwortende Frage wird in der digitalen Zusammenarbeit schwer.
  • 4. Fragen stellen: Nein, es sind keine Kollegen und Kolleginnen da, die schnell mal eine Frage beantworten können. Auch hier braucht es Möglichkeiten in der digitalen Zusammenarbeit.
  • 5. Informationen gezielt und koordiniert kommunizieren: Die E-Mail-Ketten sind zwar schnell versendet, aber die wichtigsten Informationen gehen genauso schnell unter oder werden übersehen.

Wer diese fünf großen Herausforderungen löst, kann digital fast genauso zusammenarbeiten wie im Büro. Deshalb hat Kollaborationssoftware derzeit Hochkonjunktur:

  • Tools wie Slack, die Collaboration Software von Innolytics oder Microsoft Teams erleben einen vorher nicht gekannten Zulauf.

Wie schnell die Welt sich ändert: Waren es vor der Krise gerade mal dreißig Prozent der Unternehmen, die einen Sinn in Tools für die Online-Kollaboration gesehen haben, sind nun fast 100 Prozent aller Unternehmen dazu gezwungen, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen.

Nach Einschätzung des Instituts der Deutschen Wirtschaft wird die Corona-Krise einen Schub für die Digitalisierung auslösen. Unternehmen werden in den kommenden Monaten mehr und mehr in eine digitale Unternehmenslandschaft investieren, die eine effektive Zusammenarbeit unabhängig von Anwesenheit und Arbeitszeit möglich macht. Das Zeitalter der digitalen Kollaboration hat begonnen.

* Dr. Jens-Uwe Meyer ist Geschäftsführer der Innolytics GmbH.

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