Digitale Events Digitale Events – wie Sie Teilnehmer aktivieren können

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Nahezu jedem fehlen die Live-Veranstaltungen, denn die zwischenmenschliche Interaktion ist nicht vollends digital ersetzbar. Aber Networking, Feedback, Fragen und Interaktion der Event-Teilnehmer sind auch bei digitalen oder hybriden Veranstaltungen möglich - wenn man weiß wie.

Fehlender Austausch bei digitalen Events – wie aktiviert man Teilnehmer?

Im März betreute die Vogel Event Solutions GmbH den HPLC Praxistag. Rund 220 Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfolgten die Webkonferenz live aus dem Büro, Home Office oder Labor – ein voller Erfolg also. Ich möchte Ihnen einige Tipps und Learnings dieses Events weitergeben. Denn obgleich digitale und hybride Veranstaltungen eine sehr gute Alternative zu den fehlenden Live-Events sind, ist ein Manko oft die mangelnde Interaktion sowie das fehlende Networking zwischen den Gästen. Aber das muss nicht sein, wenn bei der Eventplanung drei Prinzipien beachtet werden:

1. Die richtige Plattform wählen.

Bislang wurden Digital-Events – aus der Not heraus – oft mit Konferenz-Tools abgewickelt, die nicht in der Lage sind, ein Live-Event vollumfänglich zu ersetzen oder das Erlebnis vor Ort digital abzubilden. Die meisten Tools und Plattformen waren wenig innovativ und man griff oft auf Zoom oder Konsorten zurück. Das sind großartige Plattformen. Sie eignen sich aber eher für Video-Konferenzen oder Webinare. Ein Fachevent online abzubilden ist allerdings ein anderes Kaliber, welches mehr digitale Funktionen erfordert. Bei der Vogel Event Solutions setzen wir auf Eventinsight.

Diese Plattform ermöglicht den Austausch der Teilnehmer untereinander und kann damit auch das Networking abbilden. Zusätzlich bietet die Plattform Funktionen wie Umfragen, Abstimmungen und Fragen. Diese kommen bei unseren Event-Teilnehmern sehr gut an. Sie werden ausgetestet und genutzt und machen das digitale Event dadurch zu einer Kommunikationsplattform, wie viele Veranstalter und Teilnehmende sie sich wünschen. Wichtig ist natürlich, dass der Veranstalter die Teilnehmer motiviert, sich aktiv am Austausch zu beteiligen.

Mein Tipp: Schaffen Sie Räume für den Dialog sowie die Vernetzung und planen Sie genug Zeit dafür in Ihre Agenda ein. Auch Speaker sollten für die Fragen der digitalen Teilnehmer zur Verfügung stehen. Dabei können beispielsweise auch Produkte oder Präsentationen gezeigt werden, Use Cases vorgestellt und Feedback besprochen werden. Wichtig ist natürlich, dass die genutzte Plattform reibungslos funktioniert, nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar ist. Ein komplexer Aufbau wird die Interaktion Ihrer Gäste hingegen zusätzlich hemmen.

2. Vermitteln Sie potentiellen Teilnehmern worum es im Event geht

Oftmals wird der Erfolg eines Online-Events an der bloßen Anzahl der Anmeldungen oder Teilnehmer gemessen. Viel wichtiger ist aber – besonders im oft nischigen B2B-Sektor – dass Sie genau die richtige Zielgruppe zur Teilnahme an Ihrem Event motivieren. Beim von der Vogel Event Solutions organisierten HPLC Praxistag war das ebenso der Fall: Die zentrale Thematik, die HPLC Methode, ist sehr spitz und spricht demnach auch eine kleinere Zielgruppe an. Obgleich das Thema im Bereich Labor und Analytik eine allgemein bekannte Methode ist, wird diese nicht von allen im Laboralltag genutzt. Daher ist es elementar, den potentiellen Teilnehmern bereits in der Event-Vermarktung klar zu machen, worum es geht und was sie vom Event erwarten können.

Denn es wird nicht zu einer regen Teilnahme seitens des Publikums kommen, wenn dieses die Materie und Inhalte des digitalen Events nicht interessiert. Das mag banal klingen, in der Praxis – gerade bei Industrie- und Nischen-Zielgruppen – beobachten wir diesen Fehler aber häufig in der Bewerbung von Veranstaltungen. Das liegt in der Natur der Sache, denn ein digitales Event lohnt sich nun mal nur ab einer gewissen Anzahl von Teilnehmern, die es zu akquirieren gilt. Die bessere Lösung ist aber, spezifische Zielgruppenzugänge zu nutzen und das Marketing konsequent und ganzheitlich auf die richtige Zielgruppe auszurichten.

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Digitale Events verändern Unternehmen nachhaltig

Das dauert oftmals etwas länger. Zudem müssen Sie gegebenenfalls auch mehrere unterschiedliche, spezifische Marketing-Kanäle wie Anzeigen, Fachmedien und Gruppen in sozialen Netzwerken nutzen. Dadurch erreichen Sie aber am Ende genau die Event-Teilnehmer aus Ihrer präferierten Zielgruppe. Das führt folglich auch zu einer besseren digitalen Interaktion im Event selbst. Ein weiterer Pluspunkt – Sie enttäuschen so auch keine Teilnehmer, denen das Thema Ihrer digitalen Veranstaltung nicht ganz klar war. Gleichwohl sollten Sie aber auch deutlich kommunizieren, wenn die inhaltliche Gestaltung Ihres Events eine breite Masse ansprechen soll und die jeweilige Materie möglicherweise nur angeschnitten wird. Auch hier schärfen Sie die Erwartungen Ihrer Gäste und vermeiden enttäuschte Hoffnungen bei Fachzielgruppen.

3. Teilnehmer durch Moderation motivieren

Wer kennt es nicht: Man sitzt im Home Office und möchte an einem Event oder auch einem Webinar teilnehmen. Nebenher muss das Mittagessen gezaubert werden, einige Mails sollen noch gelesen und verschickt werden und der Kollege braucht dringend Hilfe bei einer wichtigen Aufgabe. Die potentielle Ablenkung von Teilnehmern bei digitalen Events ist groß. Diese Hürde haben Live-Veranstaltungen eher selten, denn dort ist das Publikum anwesend und kann sich voll und ganz auf die Agenda und die Vorträge fokussieren. Diese Crux müssen Veranstalter heute geschickt bewältigen: Animieren Sie Ihre Event-Teilnehmer zum Austausch. Motivieren Sie die Gäste, sich auch mit anderen Teilnehmern zu vernetzen und auszutauschen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen Ihre Plattform bietet und bauen Sie Pausen, Umfragen, kleinere Talkrunden sowie Fragen in Ihr Event ein. Ein charismatischer Moderator kann hier enorm hilfreich sein. Denn neben den Speakern und der reibungslosen Organisation des Events, hat die Moderation den größten Einfluss auf die Interaktion des Publikums. Diese sollte versuchen die Teilnehmer durch direkte Ansprache dazu zu animieren, den Chat zu nutzen. Die technischen Funktionen sollten aber unbedingt zu Beginn des Events erklärt werden – idealerweise bekommen die Teilnehmer vorab eine Erklärung der Funktionen und Interaktionsmöglichkeit zugeschickt, oder Sie blenden diese im digitalen Event ein.

So vermeiden Sie Unsicherheiten beim Publikum und zeigen Ihren Service-Gedanken. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Teilnehmer zu fragen, von wo Sie das Event verfolgen – so auch geschehen beim Praxistag HPLC: Es kamen rege und spannende Antworten, von welchen Orten der Welt die Gäste teilnehmen. Das kann übrigens auch ein toller Icebreaker für die Kommunikation untereinander sein. Kommt man aus dem gleichen Ort schafft das oft einen Gesprächsanlass. Zudem kann ein Gewinnspiel integriert werden. Auch das haben wir beim Praxistag HPLC realisiert und die Teilnehmer animiert zu partizipieren. Hier finden Sie ein Statement unseres Chefredakteurs der Laborpraxis, dem Veranstalter des HPLC Praxistages. Anschließend an das Event gab es eine Podiumsdiskussion – auch hier ist eine gelungene Moderation gefragt: Fragen ins Publikum sowie kritische Statements fördern zusätzlich die Interaktion. Ein weiteres Kriterium ist der Support, auf den der Teilnehmer im Event zurückgreifen kann. Der Chat sollte beispielsweise zusätzlich von einem Mitarbeiter abseits der Moderation betreut werden. So wissen die Teilnehmer, dass sie sich an jemanden wenden können, sollte es technische Probleme geben. Das verhindert, dass diese einfach das Event verlassen.

Fazit: Können digitale Events das gleiche wie ihr Live-Pendant?

Digitale und hybride Events können Live-Veranstaltungen nur ausgleichen, wenn die Teilnehmer aktiv an der Veranstaltung beteiligt sind. Denn Events leben von Kommunikation. Ja, diese ist auf digitalen Kongressen schwerer förderbar als auf Live-Veranstaltungen, aber es gibt Möglichkeiten. Wichtig ist, dass Sie Ihre Teilnehmer einschätzen können und die Inhalte der Veranstaltung auf genau diese Zielgruppe zuschneiden. Durch den gekonnten Einsatz der technischen Möglichkeiten können Sie die Interaktion zusätzlich fördern.

*Alexandra Braun ist Head of Event und Messe Operation bei der Vogel Event Solutions GmbH

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