Marketing-Management

Agenturwechsel – das gilt es zu beachten

| Redakteur: Georgina Bott

Eine strukturierte Übergabe ist beim Agenturwechsel das A und O.
Eine strukturierte Übergabe ist beim Agenturwechsel das A und O. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Eine andere Zielsetzung, schlechte Ergebnisse oder der Wunsch nach neuem Input – für einen Agenturwechsel gibt es die verschiedensten Gründe. Um die Übergabe von der einen zur anderen Agentur reibungslos zu gestalten, gibt es einiges zu beachten.

Jahrelang war eine Agentur der feste Ansprechpartner und hat sich um alle anfallenden To-dos gekümmert. Unternehmen und Agentur waren eingespielte Partner und hatten feste, etablierte Abläufe. Sich ändernde Anforderungen oder neue Projekte machen einen Agenturwechsel aber manchmal nötig. Um die Übergabe von alter zu neuer Agentur möglichst effizient und reibungslos zu gestalten, gibt es einiges zu beachten. Auch, wenn das im ersten Schritt mit Aufwand verbunden ist, lohnt es sich in diesen Übergabeprozess zu investieren. Die Zusammenarbeit mit der neuen Agentur kommt so schneller in Fahrt und wird innerhalb kurzer Zeit zum Erfolgsmodell.

Agenturwechsel professionell gestalten

Die Zusammenarbeit mit der alten Agentur soll beendet werden. Wichtig: Ein professioneller Umgang mit dem Agenturwechsel. Das gilt für beide Seiten. Das Unternehmen sollte ehrlich sein und offen kommunizieren, warum eine Fortsetzung der Zusammenarbeit nicht mehr in Frage kommt. Die Agentur sollte im Gegenzug die Chance bekommen, Stellung dazu zu nehmen und sich dann nicht einfach aus dem Staub machen, sondern für eine saubere Übergabe bereitstehen.

Welche Leistungen sind von Agenturseite definiert: Ist eine schriftliche Übergabe am Ende der Zusammenarbeit bereits zu Beginn im Vertrag festgelegt worden? Falls nicht, sollte man sich einigen wie man den Übergabeprozess gemeinsam gestalten könnte. Hier wäre Sparen wirklich der falsche Ansatz. Eine Agentur, die längere Zeit für ein Unternehmen gearbeitet hat, verfügt über wertvolles Insiderwissen und das kann der neuen Agentur den Einstieg sehr erleichtern. Im Rahmen eines Projekts kann beispielweise ein Stundenkontingent festgelegt werden, das zusätzlich bezahlt wird und ausschließlich für die Übergabe verwendet wird.

Übergabe: Ausführliches Briefing

Die Übergabe von der alten zur neuen Agentur sollte in jedem Fall eine ausführliche Bestandsaufnahme der Situation samt detailliertem Briefing beinhalten. Eine solche Dokumentation sollte einen Überblick über vergangene Maßnahmen und Strategien liefern, aber genauso aktuelle Projekte und zukünftige Planungen thematisieren. Auch Ansprechpartner, intern und extern, und Besonderheiten, die es bei der täglichen Arbeit zu beachten gilt, sollte das Briefing umfassen. Außerdem sollten alle bisher erstellten Dateien der neuen Agentur zur Verfügung gestellt werden – als Vorlage und zur Orientierung.

Generell gilt: Umso ausführlicher die alte Agentur berichtet, desto besser! Denn, wenn die alte Agentur erst einmal vom Bildschirm verschwunden ist, ist deren angesammeltes Wissen nicht mehr greifbar. Deshalb macht es auch Sinn, wenn die alte Agentur noch eine Zeit lang für Rückfragen zur Verfügung steht und offene Punkte direkt geklärt werden können. Das hängt natürlich auch vom Goodwill und dem Verhältnis zwischen den Parteien nach Beendigung der Zusammenarbeit ab. Im Idealfall können sich Unternehmen und Agentur aber auf eine solche Vorgehensweise einigen.

5 Schritte zur Zusammenarbeit mit einer Agentur

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5 Schritte zur Zusammenarbeit mit einer Agentur

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Persönliche Gespräche mit den richtigen Ansprechpartnern

Nach dem Briefing durch die alte Agentur steht der Kickoff der Zusammenarbeit an. Hier spielt das Unternehmen eine wichtige Rolle. Was benötigt man, um zielführend zu arbeiten während eines Agenturwechsels? Zuerst einmal müssen die Verantwortlichkeiten im Unternehmen geklärt sein. Wer dient als Ansprechpartner für die Agentur und gibt es eventuell mehrere Ansprechpartner für verschiedene Leistungen? Das trifft gerade bei Full-Service-Agenturen zu, die mit verschiedenen Abteilungen des Unternehmens Absprachen treffen müssen.

Ein persönliches Treffen macht hier Sinn. Es bietet sich zum Beispiel ein ausführlicher Kickoff-Workshop an, bei dem die gegenseitigen Erwartungen besprochen und diskutiert werden. Wenn man sich schon einmal gesehen und ein Gesicht vor Augen hat, ist es außerdem leichter zuzuordnen an wen man sich in welcher Angelegenheit wenden kann. Die zukünftige Zusammenarbeit geht leichter von der Hand.

Agentur und Unternehmen ziehen an einem Strang

Das erste Kennenlernen ist erfolgreich vonstatten gegangen. Jetzt heißt es, die Agentur Teil des Unternehmens werden zu lassen. Denn die Unternehmensstrategie sollte sich auch in allen Maßnahmen der Agentur widerspiegeln. Das funktioniert allerdings nur, wenn sich die Strategie, die die Agentur konzipiert, in das Gesamtkonzept des Unternehmens einfügt. Das Unternehmen sollte das Briefing der alten Agentur also um diesen Punkt ergänzen. Hierbei ist es wichtig, genau zu überlegen, welche Informationen die neue Agentur benötigt und an welcher Stelle ein Cut gemacht werden kann. Denn zu viele Details können den Workflow mit dem neuen Dienstleister unnötig belasten und den Agenturwechsel erschweren. Mit dem Motto „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“ fährt man hier gut.

Eine neue Agentur bringt sicher jede Menge frische und kreative Ideen mit. Das sollte ein Unternehmen auf jeden Fall für sich nutzen. Natürlich sollten sich alle Vorschläge im Rahmen der vorgegebenen Strategie bewegen. Allerdings braucht eine neue Agentur eine gewisse Einarbeitungszeit und diese sollte auch gewährt werden. Sonst kann es schnell zu Frust kommen, erst auf Agentur- und langfristig auch auf Unternehmensseite. Denn die Agentur kann nicht von Anfang an alle Richtlinien kennen, also etwas Geduld haben und sich über neue Ideen freuen, auch wenn die ein oder andere auch mal über das Ziel hinausschießt. Mit diesen Tipps im Kopf schafft man es einen Agenturwechsel für das Unternehmen, aber auch für die Agenturen, angenehm und effizient zu gestalten und als Team tolle Ergebnisse hervorzubringen. In diesem Sinne: Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

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Axel Roitzsch ist Mitgründer von Agenturmatching.
Axel Roitzsch ist Mitgründer von Agenturmatching. (Bild: Agenturmatching)

Über den Autor

Axel Roitzsch ist Mitgründer von Agenturmatching. Seine Idee: Dank des Smart-Matchings der Unternehmenswelt Zeitersparnis bei der Recherche und dem Screening für passende Partner schenken. Ein individueller Fit mit tausenden Agenturen - einfach und digital.

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