Kollaboration im Unternehmen fördern Die richtigen Tools machen den Unterschied

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Vogel Corporate Solutions GmbH

Zu Zeiten von Homeoffice rückt die konstruktive Zusammenarbeit verschiedener Teams in den Vordergrund. Hinzu kommt, dass einzelne Mitarbeiter oder Teams oft einen Eigenfokus entwickeln, der durch das Silodenken der Abteilungen und wenig teamübergreifende Aktivität begünstigt wird. Um die daraus entstehenden Hürden zu überwinden braucht es das richtige Mindset, aber auch innovative Tools.

Zu Zeiten von Homeoffice rückt die konstruktive Zusammenarbeit verschiedener Teams in den Vordergrund. Hinzu kommt, dass einzelne Mitarbeiter oder Teams oft einen Eigenfokus entwickeln, der durch das Silodenken der Abteilungen und wenig teamübergreifende Aktivität begünstigt wird. Um die daraus entstehenden Hürden zu überwinden braucht es das richtige Mindset, aber auch innovative Tools.

Durch die räumliche Trennung im jeweiligen Homeoffice kann man nicht mehr einfach durchs Großraumbüro rufen oder bei den Kollegen an der Bürotür klopfen, um schnell etwas auf dem kurzen Dienstweg zu besprechen. Die Folge daraus sind leider oft nahezu endlose Meeting-Marathons, die Mitarbeiter eilen von einer Videokonferenz in die nächste, anstatt die Ruhe im Homeoffice wirklich nutzen zu können. Hier wird viel Zeit für die Planung und Absprachen untereinander verwendet, die man anders besser nutzen könnte. Fehlen dann noch geeignete Werkzeuge zum Datenaustausch, kommen zu den langen Meetings noch längere E-Mail-Ketten, in denen Dokumente hin und her geschickt werden und Mitarbeiter schnell den Überblick verlieren. Unternehmen sollten stattdessen ein intelligentes Toolset für Planung, Kommunikation und Content Collaboration implementieren. Laut einer Studie von Atlassian sind weltweit rund 58 Prozent der Arbeitnehmer der Ansicht, dass ihre Unternehmen bessere Technologien, Systeme und Tools bereitstellen müssen, um effizient remote arbeiten zu können.

Arbeitsorganisation 2.0

Zu den vielen Veränderungen, die wir aktuell erleben, gehört auch eine Ausweitung der Software-Nutzung auf Bereiche, die bisher eher „traditionell“ gehandhabt wurden - über analoges Papierbüro oder Excel-Listen. Die althergebrachte Bürosoftware, die wir alle nutzen, ersetzte Tätigkeiten, die in der vordigitalen Zeit wesentlich aufwendiger waren. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mail – Hightech des 20 Jahrhunderts – brachten ganz erheblich Produktivitätsfortschritte und Erleichterungen für die Mitarbeiter. Aufgabenplanung, Kommunikation und Kollaboration wurden dagegen bis vor Kurzem meist noch sehr analog gehandhabt. Nun haben wir die Möglichkeit, mit Technologie auch hier anzusetzen.

Einfach die alten, analogen Prozesse im virtuellen Raum abzubilden, führt zu den eingangs erwähnten Problemen und stellt keine befriedigende Lösung dar. Unternehmen wollen heute aber agil arbeiten. Vorgemacht haben es die Entwicklungsabteilungen, die mit DevOps ein Paradebeispiel für neue Wege der Arbeitsorganisation und die enge Verzahnung ehemals getrennter Abteilungen liefern.

Hier fiel oft der Satz “DevOps kann man nicht kaufen” - DevOps fokussiert vielmehr die verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen. Um dies optimal umzusetzen, muss es in einem Unternehmen grundsätzlich die Bereitschaft geben, etwas an der Arbeitskultur zu verändern. Stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern darüber hinaus allerdings bestimmte Tools zur Verfügung, die neue Formen der Zusammenarbeit ermöglichen, kann sich eine komplette Veränderung der internen Arbeitskultur selbstständig entwickeln.

Von der IT lernen

Die Erfolgsgeschichten der IT vor Augen setzen immer mehr Unternehmen auch in nicht technischen Abteilungen agile Methoden und neue Werkzeuge zur Kollaboration ein. Das Produkt Jira von Atlassian verdeutlicht dies exemplarisch: Früher war es besonders bei Entwicklern bekannt und beliebt, heute kommt es darüber hinaus auch in vielen anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz. Die Software zur Vorgangs- und Projektverfolgung unterstützt beispielsweise bei der Planung von Sprints und der Aufgabenverteilung an Teammitglieder. Direkt nutzbare Scrum und Kanban Boards sind bereits integriert. Prozesse können in Form von Workflow-Flussdiagrammen visualisiert werden, wobei die Workflows auch individuell anpassbar sind. Eine enge Integration mit andere Tools ist bei Jira auch möglich.

Das Thema Wissensmanagement ist oft ein wunder Punkt bei der teamübergreifenden Kommunikation. Weiß die eine Abteilung kaum über die Vorgänge in der anderen Bescheid, können leicht Missverständnisse entstehen. Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen sollten nicht dazu führen, effiziente Arbeit zu verhindern. Regelmäßige Kommunikation, Zusammenarbeit bei der Planung und geteiltes Wissen können dabei helfen Silos einzureißen und dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen.

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Die Cloud – ideal für Homeoffice und eine Zeit danach

Damit Dateien, Informationen und Tools nahtlos überall zur Verfügung stehen, müssen sie konsequenterweise in der Cloud bereitgestellt werden. Nur so wird eine hohe Leistungsfähigkeit der Dienste erreicht, sind regelmäßige schnelle Updates mit geringen Downtimes gewährleistet und Mitarbeiter profitieren von der schnellen Bereitstellung neuer Features. Damit sind Unternehmen fit für die Zukunft mit Remote Work.

Mitarbeiter von Unternehmen, die Daten auf proprietären Servern speichern und ihre Software on-premise hosten, müssen mittels VPN-Verbindungen auf die Unternehmensressourcen zugreifen. Das ist für die Belegschaft lästig und es kommt häufig zu Ausfällen, die IT-Abteilung kämpft derweil oft mit der Skalierbarkeit. Bei Cloud-Ressourcen ist es dagegen egal, von wo aus Mitarbeiter zugreifen. Dazu kommt, dass bei On-Premise-Software regelmäßig bei neuen Funktionen Upgrades aufgespielt werden, was zu längerer Downtime führen kann. Da zwischen den einzelnen Upgrades große Zeitabstände liegen, kommen viele neue Funktionen auf einmal, was wiederum zu Frustration bei den Mitarbeitern führen kann. Sollte es Bugs in der Software geben, dauert deren Behebung im Normalfalls bis zum nächsten Update. In der Cloud sind stattdessen die Releases kleiner, aber dafür wesentlich häufiger. So kommt es zu kleineren graduellen Änderungen im Funktionsumfang und Bugs können schneller gefixt werden.

Positive Auswirkungen hat die Cloud letztendlich natürlich auch auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter selbst: Kollegen können zeitgleich an Dokumenten arbeiten, was unnötige Bearbeitungsschleifen sowie Absprachen minimiert oder ganz obsolet werden lässt. Zudem wird so innerhalb eines Team größtmögliche Transparenz geschaffen, wenn alle Teammitglieder den Fortschritt an einem Dokument in Echtzeit verfolgen können. In der Folge steigt letztendlich auch die Transparenz im gesamten Unternehmen an – unterschiedliche Teams erhalten einen Einblick in andere Projekte, wodurch Synergien geschaffen werden können. Selbstverständlich schließt diese Transparenz aber nicht aus, dass einige Dokumente beschränkte Zugriffsrechte erteilt bekommen können.

Unternehmen werden kurz-und langfristig dafür belohnt, wenn sie Early Adopters der Cloud sind, welche ihnen nicht nur schnellere Reaktionszeiten bieten, sondern letztlich auch Vorteile gegenüber ihren Marktbegleitern schafft. Fortschrittliche Kollaborationsplattformen, bereitgestellt als Software-as-a-Service, sind der Schlüssel, um die Herausforderungen durch eine verteilte Belegschaft zu lösen und agiles Arbeiten in der Unternehmens-DNA zu verankern.

*Felix Kugler ist Manager Channel DACH & Eastern Europe bei Atlassian.

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