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Effizienzoptimierung im Marketing Digital Asset Management: Die Lösung für effizienteres B2B-Marketing

Von Richard Michel*

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Probleme mit abgelaufenen Lizenzen und die lange Suche nach dem richtigen Bild: Hürden, die jeder Marketeer kennen dürfte – es sei denn, man arbeitet mit einem DAM. Aber was genau ist ein Digital Asset Management-Tool eigentlich und wie macht es das Marketing effizienter?

In einem DAM liegt jede Datei im Original zentral an einem Ort – so können alle Teammitglieder abteilungs- und standortübergreifend in Echtzeit auf die aktuellste Version zugreifen.
In einem DAM liegt jede Datei im Original zentral an einem Ort – so können alle Teammitglieder abteilungs- und standortübergreifend in Echtzeit auf die aktuellste Version zugreifen.
(Bild: gemeinfrei / Pexels)

Erfolgreiches B2B-Marketing braucht die richtigen Bilder, Grafiken und Texte. Je größer die unternehmensinterne Auswahl an Mediadateien, desto komplizierter wird allerdings auch deren Organisation. Hier kommt das Digital Asset Management (DAM)-Tool ins Spiel: Eine Gesamtlösung für das Organisieren, Teilen und Abstimmen sämtlicher digitaler Inhalte. Dabei kann bzw. sollte das Tool mehr als für reine Bilderverwaltungszwecke genutzt werden und wird somit zum einem echten Effizienz-Booster.

DAM – der ultimative Problemlöser im B2B-Marketing?

Viele Unternehmen haben die Vorteile von Digital Asset Management Systemen bereits erkannt und nutzten sie, um ihre Bilder und Media Dateien effizienter zu organisieren. Wer sein DAM richtig einsetzt, kann damit aber so viel mehr erreichen: Es beschleunigt ganze Workflows, erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und verhindert Probleme und Kosten – beispielsweise durch fehlende oder abgelaufene Lizenzen. Moderne DAM-Lösungen ermöglichen es Marketing-Teams, das richtige Bild unter Tausenden in Sekunden zu finden und nutzt Künstliche Intelligenz für smarte Verschlagwortung. Noch effizienter wird die Lösung dank Plugins und Schnittstellen zu wichtiger Drittsoftware – lästige Zwischenschritte gehören der Vergangenheit an. Dabei ist bei einem effizienten DAM vor allem eines wichtig: Es muss den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden und genügend Freiraum für optimierte Prozesse bieten.

So funktioniert das Digital Asset Management

Aber beginnen wir beim Anfang: In einem DAM liegt jede Datei im Original zentral an einem Ort – so können alle Teammitglieder abteilungs- und standortübergreifend in Echtzeit auf die aktuellste Version zugreifen und zusammenarbeiten. Damit gehören nicht nur chaotische Ordnerstrukturen der Vergangenheit an – auch das Marketingteam verliert keine Zeit bei Fragen nach dem richtigen Logo oder Bildmaterial – denn die Kollegen aus anderen Abteilungen können sich einfach bedienen. Verwaltet werden können unter anderem Bilder, Fotos, Videos, Grafiken, Audiodateien, Präsentationen, PDF- und Word-Dateien, Tabellen oder Animationen. Die Dateien sind mittels intelligenter Schlagworte einfach auffindbar: Anstatt Ordner oder Mail-Postfächer zu durchsuchen, reicht die Eingabe eines Suchbegriffes aus und das DAM-System findet schnell alle Media Dateien mit dem entsprechenden Tag. Moderne Digital Asset Management-Lösungen gehen sogar noch weiter und bauen ihre Bildsuche ähnlich einer Suchmaschine auf: Sie liefern passende Suchvorschläge oder bereiten direkten Zugriff auf oft genutzte Inhalte. Weil die Datei immer im Originalformat abliegt, lassen sich beim Download das gewünschte Dateiformat sowie Größe und Auflösung direkt festlegen.

Dateien einfach mit Kunden und Partnern teilen – direkt im DAM

Schluss ist ebenfalls mit dem Datenfriedhof: „Grafik_bearbeitet_v3.psd“, „Grafik_final.psd“, „Grafik_final_v2.png“ und „Grafik_final_final.png“ gehören mit einem DAM der Vergangenheit an. So sinnvoll verschiedene Versionen während der Arbeit am Dokument auch wirken mögen – letztendlich bleiben sie als Datenmüll zurück und sorgen bei dem ein oder anderen Kollegen für Verwirrung, denn welche finale Datei war jetzt wirklich final? Im DAM liegt jeweils nur die eine, finale Datei – bei Bedarf kann auf einen Versionsstapel zugegriffen werden.

Ein Digital Asset Management-Tool verknüpft Teams mit Partnern und Kunden: Es findet auch in der externen Kommunikation und Abstimmung Einsatz. So lassen sich Dateien und Bilder sicher und mit wenigen Klicks auch mit externen Partnern teilen – ganz ohne Mailanhänge oder lange Ladezeiten. Partner erhalten einen Link zu exakt den Dateien, die für sie bestimmt sind und können die Dateien dann direkt herunterladen, kommentieren oder freigeben. Umgekehrt können Unternehmen über das DAM-Tool Dateien sicher einsammeln: Hierzu wird ein Link bereitgestellt, über den Dateien direkt hochgeladen und in das DAM- System integriert werden. Im Workflow kann das so aussehen: Im Anschluss an ein Fotoshooting lädt der Fotograf seine fertigen Bilder direkt in das DAM-Tool. Die richtigen Schlagwörter und Lizenzinformationen sind automatisch hinterlegt, denn sie wurden bereits bei der Erstellung des Upload-Links bestimmt. Aus der DAM-Lösung heraus kann das Team direkt mit den Bildern weiterarbeiten.

Lizenzmanagement im Digital Asset Management vermeidet Kosten

Wer im Marketing arbeitet, kennt auch die Tücken des Lizenzmanagements. Besonders wenn Stockbilder oder Fotos externer Fotografen verwaltet werden, ist oft unklar, inwiefern die Dateien überhaupt verwendet werden dürfen. Jeder, der dennoch schon einmal ein Bild ohne oder mit abgelaufener Lizenz genutzt hat weiß: Das kann teuer werden! In DAM-Systemen sind Lizenzen oder auch Model- und Propertyverträge direkt in der Datei hinterlegt und Verträge lassen sich einfach mit den entsprechenden Medien verknüpfen. So sehen alle Nutzer auf einen Blick, ob und wofür eine Datei genutzt werden kann. Zusätzliche Sicherheit bringt die Definition von Rollen. Diese bestimmen, welche Rechte der jeweilige Nutzer hat und auf welche Dateien er zugreifen kann. So ist es beispielsweise möglich, dass Mitglieder des Vertriebs-Teams von vornherein nur Dateien angezeigt bekommen, die freigegeben sind und lizenzrechtlich genutzt werden können – die Definition der Rollen passt sich aber an die individuellen Bedürfnisse des Teams an.

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Ein modernes DAM unterstützt komplette Workflows

Auf dem Weg von Konzept bis hin zum Start einer Kampagne sind viele Abteilungen und Teams in unterschiedlichen Funktionen beteiligt. Richtig eingesetzt, erleichtert ein Digital Asset Management-Tool die Zusammenarbeit, indem es den kompletten Workflow abbildet und zusätzliche Sicherheit schafft. Im Beispiel kann das so aussehen:

Zunächst wird verfügbares Bildmaterial über einen Upload-Link beim externen Partner angefragt. Dieser lädt die Dateien in die DAM-Plattform, wo alle Teammitglieder ihrer Rolle entsprechend Zugriff auf die Dateien erhalten. Die Grafik bereitet das Bildmaterial auf und stellt es wiederum über das Tool zur Verfügung. Die Teams merken ihre Änderungswünsche und Verbesserungsvorschläge direkt im Bild via Kommentar an, was die Grafik in Echtzeit sieht. Sind verschiedene finale Versionen seitens der Grafik erstellt, kann direkt im Tool für den Favoriten abgestimmt werden. Der jeweilige Status der Datei zeigt in jedem Schritt des Workflows an, wie der Bearbeitungsstand ist. Via Plugins kann die finale Datei dann direkt in das benötigte Programm eingebunden werden – zum Beispiel in Wordpress.

Digital Asset Management muss zum Team passen

Der Mediaspace ist die zentrale Anlaufstelle des DAMs. Für eine effiziente Nutzung des Tools sind aber vor allem Integrationen und Schnittstellen notwendig. Tools wie Photoshop, Canva, hootsuite oder Wordpress lassen sich ganz einfach via API bzw. bestehende Plugins anbinden. So können Teams direkt im entsprechenden Programm auf das jeweilige DAM-System zugreifen, Dateien hinzufügen und nutzen. Designer öffnen Dateien aus dem Digital Asset Management beispielsweise direkt in Photoshop und laden neue Versionen direkt aus dem Programm wieder hoch. Den Anbindungen und Programmen sind bei einem guten Digital Asset Management keine Grenzen gesetzt. Denn im Idealfall lässt sich das Programm exakt auf die Bedürfnisse des Marketing-Teams individuell anpassen – inklusive Extrawünsche.

Nur durch diese Freiheit können DAM-Tools mit den Teams und Aufgaben mitwachsen und auch bei Veränderungen oder neuer Softwareworkflows weiterhin effizient unterstützen. Dabei zwingt das DAM-System die Organisation in kein Korsett. Auch wenn der Gedanke eines DAM z.B. eher von klassischen Ordnerstrukturen Abstand nimmt, sind viele Teams eine solche Organisation einfach gewöhnt. Die Kunst des Tools: Bestehende Organisation aufgreifen, verbessern und effizienter machen. Das klappt nur, wenn das DAM-Tool möglichst intuitiv funktioniert und den Nutzer in den Fokus stellt. Das bedeutet: Logische und einfach verständliche Schritte bei möglichst wenigen Klicks.

So sieht die Zukunft des Digital Asset Management aus

Obwohl das Digital Asset Management schon heute enormes Potenzial für mehr Effizienz im Marketing mitbringt, ist die Entwicklung keineswegs abgeschlossen. Die Zukunft des Digital Asset Management wird geprägt sein von künstlicher Intelligenz und noch einfacherer Bedienbarkeit. Viele DAM Anbieter bieten bereits die Basis-Funktionen von Gesichts-, Farb- und Objekterkennung oder eine Ähnlichkeitssuche an. Diese Features werden zukünftig noch mächtiger und genauer, da sie stetig trainiert werden und ihre Nutzer besser kennenlernen. So werden smarte DAM Tools etwa noch bessere und personalisierte Vorschläge bei der Suche anbieten oder Workflows automatisieren. Zukünftig wird auch der Einstieg in eine Software zur Bildverwaltung vereinfacht, denn die innovativen Anbieter arbeiten daran auch die chaotischsten Bestände zu ordnen und zu durchsuchen, ohne dass die Benutzer aufwändige Ordnerstrukturen oder Verschlagwortungen vorbereiten müssen.

*Richard Michel ist CEO und Gründer des Digital Asset Management pixx.io.

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