Praxiscase Kommunikationsinfrastruktur Digitale Transformation im Maschinenbau

Eine zeitgemäße digitale Infrastruktur kann die Unternehmens- und Markenkommunikation weltweit auf ein neues Level heben. Dies zeigt der Maschinenbaukonzern Voith, der ein zentrales DAM- und Publishing-System für die globale digitale Kommunikationsinfrastruktur eingeführt hat.

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Die ständig wachsenden Bestände an digitalen Inhalten, wie Bildern oder Grafikdateien, und deren standortübergreifende Verwendung stellen weltweit agierende Konzerne vor eine große Herausforderung. Kommunikations- und Marketingexperten, Produktmanager, der Vertrieb aber auch Partner wie Agenturen nutzen täglich die digitalen Assets für die interne und externe Kommunikation. Die gleichzeitige Verwendung in verschiedenen Abteilungen ist mit einem hohen Abstimmungsaufwand verbunden und führt häufig zu zahlreichen Lokalversionen und Dateiduplikaten, die redundant über mehrere Systeme verteilt gespeichert werden und letztlich zu einem uneinheitlichen Markenauftritt führen. Prozesseffizienz und weltweite CD-Konformität sind wichtige Anforderungen, die oftmals Schwierigkeiten bei der Erstellung von Kommunikationsmitteln bereiten.

Um seine globalen Kommunikationsaktivitäten konsistenter und effizienter miteinander zu koordinieren, hat der Technologiekonzern Voith daher eine neue digitale Kommunikationsinfrastruktur in Form einer ganzheitlichen Portal-Lösung geschaffen. Ein wesentliches Tool ist das Digital-Asset-Management (DAM)-System, mit dem alle für die Kommunikation relevanten Daten verwaltet und distribuiert werden. Es unterstützt die Unternehmens- und Marketingkommunikation durch ein schnelleres und leichteres Auffinden der Assets über alle Standorte hinweg, eine konsistentere Außendarstellung sowie effizientere Prozesse für die lokale Anpassung von Marketingmaterialien.

„Communication Cockpit“ als Kommunikationswerkzeug

Im Rahmen eines umfassenden IT-Infrastukturprojekts führte Voith, passend zur weltweiten kommunikativen Unterstützung seines 150-Jährigen Firmenjubiläums, mit dem „Communication Cockpit“ eine globale digitale Kommunikationsinfrastruktur in Form einer zentralen Informations-, Kollaborations- und Arbeitsplattform für alle markenrelevanten Inhalte ein. Das „Communication Cockpit“ ist eine Applikation innerhalb des Intranets von Voith und ermöglicht mit komplexen, interaktiven Tools die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit unter Einhaltung des Markenbildes weltweit. Es fasst dabei nach einem Best-of-breed-Ansatz die für das Unternehmen jeweils am besten geeigneten Software-Tools zusammen.

Die Evaluation und Koordination unterschiedlicher Dienstleister und Softwarehersteller für das Projekt erforderte einen hohen Abstimmungsaufwand aller Beteiligten. Voith hat sich daher entschlossen, das Projektmanagement und die Systemintegration für das Communication Cockpit einem externen Dienstleister zu übertragen. Dieser hat in einem Evaluationsverfahren die für Voith relevanten Anbieter und Systeme für die drei notwendigen Technologiekomponenten Digital Asset Management (Canto), Web-to-Print (1io) und Web-CMS (OpenText) ausgewählt. Von 2015 bis Herbst 2016 erfolgte die Implementierung für das „Communication Cockpit“ mit Unterstützung der jeweiligen Systemanbieter.

Digital Asset Management als Schnittstelle

Für die Entwicklung des neuen Communication Cockpit musste zunächst das bisherige Metadatenmodell und die Datenverwaltungsstruktur von Voith neu organisiert werden. Canto unterstützte bei der Ausarbeitung des neuen Metadaten- und Taxomonie-Schemas. Eine Herausforderung stellte die Migration der bereits bestehenden Daten der alten Systeme und Teamlösungen in das neue Portal dar: Insgesamt mussten mehr als 10.000 Bilder sowie unzählige Adobe InDesign-Templates und -Broschüren sowie PDFs in das neue DAM-System migriert und neu verschlagwortet werden.

Die Basis des neuen Kommunikationstportals bildet das DAM-Tool Cumulus, das als zentrales System alle Assets inklusive Metadaten strukturiert und diese für alle anderen Teilsysteme bereitstellt. Auch Inhalte, die in den anderen Teilsystemen erzeugt werden, landen wieder zentral in Cumulus. Sämtliche Cumulus-Inhalte werden dabei via API abgerufen. Um den reibungslosen Bau des Portals zu ermöglichen, lieferte Canto alle notwendigen Informationen zu den Schnittstellen und Funktionen des neuen DAM-Systems für alle Dienstleister.

Einheitliches Corporate Branding weltweit

Das Web CMS OpenText dient innerhalb des Cockpit als Bedienoberfläche im Voith Corporate Design und ermöglicht, zusätzlich mit einer Redaktions- und Publishing-Umgebung zu arbeiten. Bilder, Videos und Dokumente können von den Kommunikationsmitarbeitern von Voith direkt über das CMS im DAM gesucht und auf Contentpages eingefügt werden. Die Integration im Communication Cockpit ermöglicht Brandmanagern beispielsweise, ihren Partnern neues Marketingmaterial nicht nur per einfachem Download-Link anzubieten, sondern diese auf dem Brandportal gleichzeitig in Verbindung mit redaktionellem Content zur Verfügung zu stellen.

Für die digitale Kommunikationsinfrastruktur entwickelte Canto gemeinsam mit dem Unternehmen 1io einen Adapter für den one2edit Standard-DAM-Connector. Das Web-to-Print-Tool ermöglicht es, die durch feingranulare Regeln gesteuerte Adaption von Kommunikationsmitteln im Rahmen der CD-Richtlinien von Voith effizient und sicher auszuführen. Basis dabei bildet ein Adobe InDesign-Dokument, das ohne weitere Aufbereitung in das System eingestellt und online bearbeitet werden kann. Die Mitarbeiter von Voith können so von jedem Standort aus eigene, lokal angepasste Kommunikationsmittel wie Broschüren erstellen und sicher gehen, dass durch das im Template hinterlegte Corporate Design-Regelwerk stets markenkonforme Kommunikationsmittel entstehen.

Die Veränderung von Inhalten und Layout-Bestandteilen wird dabei durch Bearbeitungsregeln und Berechtigungen über beliebig zu definierende Workflows gesteuert. Durch die zentrale Kommunikationsinfrastruktur wird eine signifikante Kosten- und Zeiteinsparung im Erstellungs- und Adaptionsprozess der weltweiten Kommunikationsmitteln bei Voith erzielt. Die globale Markenkommunikation von Voith bleibt dabei über alle Standorte hinweg konsistent.

Prozessumbrüche vermeiden und User Experience verbessern

Für alle integrierten Systeme im „Communication Cockpit“ war es zudem wichtig, so wenig Redundanzen wie möglich zu erzeugen. Die Vermeidung von Redundanzen ist nur möglich, wenn ein DAM verwendet wird, das mit Verlinkungen und Referenzierungen umgehen kann. Die umliegenden Kontextsysteme müssen so die Assets nicht als Duplikate vorhalten, sondern es besteht lediglich eine Referenz auf das DAM-System.

Der von Canto und 1io entwickelte Adapter für den one2edit Standard-DAM-Connector ermöglicht es, alle von one2edit genutzten Assets in Cumulus vorzuhalten, sodass keine Dubletten mehr im one2edit notwendig sind. Alle über one2edit erzeugten Kommunikationsmittel können in Cumulus gespeichert und so durch alle berechtigten User gefunden werden. Die nahtlose Integration fördert damit eine erhöhte Wiederverwendung der Medieninhalte von Voith.

Durch die nahtlose Integration der verschiedenen Lösungen werden zudem Prozessumbrüche vermieden, was zu einer deutlich verbesserten User Experience führt. Der Anwender des Communication Cockpit bemerkt nicht, dass das Portal aus einem multiplen System besteht, sondern erfährt durch die nahtlose Integration ein einheitliches Bedienerlebnis.

Fazit: markenkonformer und standortübergreifender Output

Seit Einführung im Herbst 2016 wird das „Communication Cockpit“ als zentraler Hub für alle Dienstleister und Niederlassungen von Voith weltweit genutzt. Während bei Voith im Jahr 2014 Cumulus von Canto noch als Bildspeicher von Mitarbeitern nur einer Abteilung genutzt wurde, hat sich das System zwei Jahre später zum Herzstück der weltweiten digitalen Kommunikationsinfrastruktur entwickelt. Mit der tiefen Integration von DAM- und Publishing-System ist es nun möglich, bei steigendem Kommunikationsbedarf markenkonformen Output standortübergreifend zu erzeugen.

Das Projekt zeigt damit höchste Effizienz, da die Plattform nun für alle Nutzer konzernweit zur Verfügung steht und verwendet wird. Die globale Markenkommunikation von Voith bleibt konsistent und Gestaltungsprozess als auch die Abstimmung der Kommunikationsmittel mit der Dachmarke werden deutlich beschleunigt. Die tiefe Integration mehrerer Teilsysteme zu einer einheitlichen Plattform erfolgt dabei ohne Prozessbrüche, sodass eine optimale User Experience für den Endanwender erreicht wird. Dieser muss nicht zwischen unterschiedlichen Tools wechseln, sondern greift weltweit auf eine zentrale, einfach gestaltete Benutzeroberfläche der Communication Plattform zu.

Diese Umstellung auf eine zentrale, hoch effiziente Kollaborationsplattform zeigt, dass die konzernweite Einführung eines Digital Asset Managements in Verbindung mit einem Publishing-System strategisch geplant und ausgeführt werden muss. Voith ist diesen Schritt gegangen und hat gezeigt, wie eine zeitgemäße digitale Infrastruktur die Unternehmens- und Marketingkommunikation weltweit stringent und effizient machen kann.

Andreas Mockenhaupt ist Director of Professional Services bei Canto.

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