Kommunikation Mit intentionsbasierter Kommunikation zu reibungslosem Outsourcing

Anbieter zum Thema

Worldline Germany GmbH

Vogel Communications Group GmbH & Co. KG

Vogel Corporate Solutions GmbH

Liferay GmbH

Um Outsourcing-Projekte so effizient und erfolgreich wie möglich zu gestalten, bedarf es intakter Beziehungen, die auch und vor allem auf einer intentionsbasierten Kommunikation beruhen. Dieser Artikel zeigt, worauf es dabei ankommt.

Viele Unternehmen lagern heute aus Kostengründen zentrale Dienstleistungen und Prozesse aus oder denken darüber nach. Outsourcing ist aber oftmals zum Scheitern verurteilt, weil Mitarbeiter beider Seiten das gemeinsame Ziel der Aufgabe nicht verstehen oder nicht über den gleichen Wissensstand verfügen. Wie kann diese Diskrepanz überwunden werden? Dieser Artikel zeigt, wie durch intentionsbasierte Kommunikation und den Aufbau langfristiger Beziehungen ein konstruktiver Kulturwandel initiieren werden kann, der Unternehmen, Projekte und die Zusammenarbeit gerade in volatilen Märkten zu neuen Erfolgen führt.

Scheitern akzeptieren, Chancen erhöhen

Heute bestimmen vor allem Innovation und Fortschritt den Unternehmenserfolg. Dabei kommt Outsourcing-Fragen eine strategische Bedeutung zu. Vor diesem Hintergrund wird das Scheitern von Outscourcing-Projekten von Unternehmen häufig als Rückschlag empfunden. Tatsächlich sind aber viele große Entdeckungen das Ergebnis fehlgeschlagener Experimente, die nicht wie geplant verlaufen sind. Indem Organisationen das Scheitern akzeptieren und daraus lernen, erhöhen sie ihre Chancen, Ziele zu erreichen und Ambitionen zu verwirklichen. Dies erfordert jedoch einen Kulturwandel im Projektmanagement.

Vor diesem Hintergrund ist es für Organisationen elementar, konkrete Situationen zu reflektieren und zu analysieren. Das Verständnis der Problemursache, das Identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten und die Umsetzung von Veränderungen oder Best Practices führen – outgescourct oder nicht – zu reibungsloseren, effizienteren und erfolgversprechenderen Prozessen

Gegenseitiges Verständnis führt zu gemeinsamem Interesse

Elementar dabei: effiziente Kommunikation. Durch sie bauen Menschen verständigungsorientierte Beziehungen auf und aus, die auch eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen Unternehmen oder Projekt- und Teammitgliedern ermöglicht. Gerade bei Outsourcing-Projekten ist das der Schlüsselfaktor im Bestreben, Fehler zu vermeiden und Ergebnisse zu verbessern.

Remote Freelancer & Outsourcing

Warum B2B Unternehmen von einer Zusammenarbeit mit Freelancern profitieren

Gute Ergebnisse zu erzielen, erweist sich oft als sehr komplexes Ziel, insbesondere im Umfeld von Organisationen und Unternehmen, die Prozesse oder ganze Abteilungen an spezialisierte Partner auslagern wollen, oftmals als ein sehr komplexes Ziel. Wirtschaftlicher Erfolg definiert sich dabei nicht nur über Zahlen. Dahinter steht viel mehr der Prozess der Leistungserbringung, er sich in der Regel vor dem Hintergrund der Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vollzieht. Wenn beide Seiten ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Aufgaben haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese Beziehung positiv verläuft. Dies ist nur möglich, wenn die übergeordneten Ziele und Erwartungen zwischen den Partnern kommuniziert wurden, die Beteiligten sich darüber im Klaren sind und gleichzeitig über das notwendige Wissen, die Fähigkeiten und die Motivation verfügen, um gute Ergebnisse zu erzielen. Ohne dieses gemeinsame Verständnis kann die Beziehung vor eine unlösbare Aufgabe gestellt werden, die dem Erfolg im Wege steht. Dies gilt auch für Outsourcing-Projekte.

Viele Unternehmen suchen heute nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu riskieren. Um dies zu realisieren, wenden sie sich an sogenannte Shared Service Centres (SSC) und nutzen Business Process Outsourcing (BPO), denn diese Optionen bieten eine ausgelagerte Alternative zur Schaffung neuer Abteilungen und Einheiten innerhalb ihrer eigenen Strukturen. SSC und BPO sind auf Problemlösungen spezialisiert und haben sich ihren Ruf dadurch erworben, dass sie ihren Kunden Garantien bieten. Die erfolgreiche Umsetzung gelingt durch authentische Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen.

Häufig herrscht die Mentalität des „Zahlens und Forderns“

Demgegenüber dominiert in anderen Branchen auch heute noch das Prinzip des „Zahlens und Forderns“ viele Geschäftsbeziehungen. Sie funktionieren heute bestenfalls kurzfristig und auch dann nur sehr eingeschränkt. Nachhaltige Beziehungen, aus denen ein langfristiger Nutzen entsteht, erfordern dagegen Investitionen in immaterielle Werte, Mitarbeiter und Soft Skills.

Beziehungen werden nach formalen und prozeduralen Regeln aufgebaut. Sie schaffen eine Struktur, in der zum Beispiel im Rahmen von regelmäßigen Arbeits- oder Projektbesprechungen eine transparente Kommunikation die Qualität der erbrachten Leistungen sicherstellt. Diese Struktur ermöglicht es auch, Herausforderungen und Schwierigkeiten, die während eines Projektes auftreten können, konstruktiv zu diskutieren.

Intentionsbasierte Kommunikation erfordert Ziele

Grundlegend ist dabei die intentionsbasierte Kommunikation, das heißt der Austausch über gemeinsame Ziele innerhalb eines Projektes. Eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie sollte beispielsweise die Voraussetzungen für eine dauerhafte Geschäftsbeziehung identifizieren. Im Bereich des Zahlungsverkehrs beispielsweise läuft dies häufig auf drei Überlegungen hinaus: ein internes Shared Service Center, die Auslagerung an ein externes Unternehmen oder das Belassen der Dienstleistung in den Händen der lokalen Teams. Und genau an diesem Punkt sollte die Diskussion für jedes Outsourcing-Projekt beginnen, das die Entwicklung eines bestimmten Bereichs betrifft.

Die gleiche Strategie würde bei der Suche nach einem neuen Outsourcing-Unternehmen zum Einsatz kommen. Hier hilft der RFI-Prozess (Request for Information). Er legt fest, welche Informationen das externe Unternehmen liefern muss, um ein geeignetes Angebot erstellen zu können. Mehrere interaktive Phasen stellen sicher, dass die Auswahl für beide Seiten akzeptabel ist und ein optimales Projektergebnis geliefert werden kann. In dieser Phase lernen sich beide Parteien nicht nur kennen, sondern einigen sich auch auf eine Sprache, in der sie ihre Anforderungen oder Möglichkeiten kohärenter beschreiben können. Das Projekt wird auf eine solide Grundlage gestellt, da die Ziele der Beziehung von Anfang an festgelegt sind. Darauf baut Vertrauen auf.

experte Kommentar

Inhouse oder Outsourcing – die ewige Suche nach einer optimalen Mediakompetenz

Fazit

Dienstleister müssen eine Organisationskultur fördern, die auf Selbstvertrauen und Authentizität des Managements und der Mitarbeiter beruht. Wirklich partnerschaftliche Beziehungen erleichtern nicht nur die Umsetzung von Lösungen, sondern machen sie auch angenehmer. Intentionsbasierte Kommunikation zeigt ein echtes Interesse an der anderen Partei und ihren Zielen. Sie signalisiert die Bereitschaft zur Unterstützung. Wie in jeder Beziehung bilden ehrliche Emotionen und gemeinsame Motivationen die Grundlage.

*Patrycja Dębska ist Head of MS Outsourcing Management bei Worldline.

(ID:49523942)